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【保存版】ワーケーションの企画・運営マニュアル

まさし

こんにちは! LIG広島オフィスのまさしです。

みなさんは「ワーケーション」に参加したことはありますか? もしくは企画したり、受け入れをしたり、何かしらワーケーションに関わられたことはありますでしょうか。

僕はワーケーションの企画・運営側で、年に1回ほどのペースで、7年前くらいからワーケーションに携わってきました。今日はワーケーションについて、これまで実施してきた経験と「こうしたら良かった」という点をご紹介させていただきます。

これからワーケーションを実施される地域や、参加される方にとって、より良いワーケーションの機会にするヒントとなれば幸いです。それでは、いってみましょう~
 

これまでに実施してきたワーケーションの紹介

これまで「どこでもオフィス」というネーミングで、ワーケーション企画を行ってきました。

実はこの企画は「ワーケーション事業をやろう」と言って始まったのではなく「PCがあれば働く場所はどこでも良くない? それなら色んな所へ旅をしながら仕事しようよ」という自分たちの都合のいい発想から始まりました(笑)

ですが、これが今考えれば良かったなと思っております。今でも自分たちをペルソナの一つと捉え、客観的にジャッジしながら組み立てることができるからです。企画のうえで「参加者にとって、それって嬉しいんだっけ」という問いに対しては、参加者目線を持ちながら考えています。

仕事と旅の両立を図れるワーケーションを参加者目線でつくってきたから、今も続けられているのかなと思います。それでは、これまで実施したワーケーションを振り返っていきます。
 
 

2016年 どこでもオフィスin甑島

実施日程:2016年4月11日 〜 4月15日
実施目的:鹿児島の地方創生の最先端を見にいくワーケーション

2017年 どこでもオフィスin壱岐島

実施日程:2017年1月25日 〜 1月30日
実施目的:美味しい食材と観光スポット巡りを楽しむワーケーション

2017年 どこでもオフィスin別府~豊後大野

実施日程:2017年9月20日 〜 25日
実施目的:大分県の主要どころを堪能するワーケーション

2018年 どこでもオフィスin野尻湖

実施日程:2018年1月24日 〜 27日
実施目的:弊社の拠点(長野県野尻湖)で、最高の過ごし方を参加者に体験してもらうワーケーション
 

2018年 どこでもオフィス in 江田島

実施日程:2018年10月22日 〜 25日
実施目的:広島を知ろう! をテーマにしたワーケーション

2019年 どこでもオフィスin江田島(2回目)

実施日程:2019年10月01日 ~ 05日
実施目的:反響が良かったので、2018年をブラッシュアップしたワーケーション

2020年学びのワーケーションin広島大学(コロナで中止)

実施日程:2021年11月28日 ~ 7日
実施目的:大学の「学び」をテーマにしたワーケーションのはずが、コロナで中止。

2021年 学びのワーケーションin広島大学

実施日程:2021年11月28日 〜 7日
実施目的:大学の「学び」をテーマにしたワーケーション。ついに実現!
 
振り返るといろいろやってますね(笑)

最初は自分たちのための企画だったので手作り感満載で、行き当りばったりなことも多々ありましたが、どれも楽しい思い出です。さて、思い出は置いといて、実際に開催するにあたっての必要なタスクを見てみましょう。
 

ワーケーション実施までのタスク

これまでワーケーションの企画~実施を行なってきて、準備から実施後までの共通するタスクを時系列でまとめさせていただきました。前提として、僕の場合これまで「場所ありき」で企画をつくってきており、すべて企画を考える前に場所が決定していました。
 
全体的にフェーズをわけるとすると、phase1)準備、phase2)集客、phase3)実施、そして実施後のアクションという括りでわけられます。分解してみると、フェーズごとには以下のようなタスクがあります。
 

  • phase1)準備:ワーケーションの企画をする
  • ・実施場所を決める
    ・運営に関わるヒトの調整
    ・ワーケーションのコンセプトを決める
    ・タイムスケジュールに落とし込む 
    ・必要な施設や交通手段の調査

  • phase2)集客:企画したワーケーションへの参加者を募る
  • ・募集要項をまとめる
    ・概要資料に落とし込む
    ・リリースを出す
    ・事務局体制をつくる
    ・開催日までのフォローアップをする

  • phase3)実施:ワーケーションを実施する
  • ・オリエンテーションの実施
    ・懇親会を開く
    ・リモートワーク
    ・レクリエーション
    ・滞在中の発信

ざっと洗い出してみても、やることがいっぱいありますね~。それぞれのタスクの詳細を見ていきましょう。
 

phase1)準備:ワーケーションの企画をする

 

実施場所を決める

僕らの場合、場所が先に決まることがほとんどでしたので、場所決めのプロセスはあまり経験がないです。

もし場所がどこでもいい、という条件でワーケーションを組み立てるなら「どこへ行くか」の発想よりも「何をするか」を先に考えることをおすすめします。体験ベースで考えるほうがアイデアが広がるからです。

また、場所選びの際には交通アクセスと周辺情報の確認を徹底しましょう。言うまでもなく、交通手段が便利なほど集客も準備も楽になります。逆に複雑で特殊なほど準備が容易ではないものの、その場所でしか味わえない体験を見つけやすかったりもします。
 

ポイント
・場所の縛りがないなら「何をするか」を先に決める
・場所の決定前に、交通アクセスと周辺情報を確認する

運営に関わるヒトの調整

一緒に運営するメンバーの調整をします。

ワーケーションの募集人数や手続きの多さ、日程の長さなどで、運営メンバーの人数は変わりますが、僕らの場合、10〜20人規模のワーケーションを5日間実施するのに、社内3名、地域から1〜2名くらいの運営メンバーを構成し実施をしてきました。

もちろん、社内や身内だけで行くワーケーションの企画なら、1〜2名でこと足りるでしょう。メンバー選びは、現地に行く人と遠隔でサポートをしてくれる人を混ぜるとバランスがいいでしょう。また、事務手続きや調べごとが得意な人と、発信が得意な人を混ぜるのも良いです。

ポイント
・最少人数で、社内と地域とでMIXして運営メンバーを構成する
・いろんなメンバーで構成する(例:現地に行く人と遠隔でサポートする人。事務手続きが得意な人と発信が得意な人)

ワーケーションのコンセプトを決める

運営メンバーが固まったら、まずはコンセプトを決めます。メンバーに場所や交通手段の情報などをオリエンして、メンバーでブレストをするのがいいでしょう。

ブレストのネタとしては、「その地域で何ができそうか(コト)」「参加して誰が喜ぶか (ターゲット)」「ワーケーションを通して何を得てもらうか(価値)」

だいたいこんなことをネタにアイデアを広げ、一つのコンセプトにまとめていきます。まとめる際、「コト」はできるだけ数を出すようにし、「ターゲット」と「価値」については、みんなで意見をすり合わせて意識を揃えると良いでしょう。

ポイント
・「コト」「ターゲット」「価値」については最低限意見を出し合う
・「コト」のアイデアをできるだけ広げる
・「ターゲット」「価値」はメンバーで意識を揃える

タイムスケジュールに落とし込む

コンセプトが決まったら、ブレストで出てきた「何ができそうか(コト)」をターゲットと価値に照らして、優先順位をつけて現実ラインで実施できそうなコトだけスケジュールに落としていきます。

このときにとても大事なのが、十分な仕事時間の確保です。実は「体験を詰め込まれて、ぜんぜん仕事できなかった」という参加者の意見をよく耳にします。ワーケーションは単純な旅行ではないので、大前提としてワークスペースの環境と仕事時間の確保は絶対条件です。

感覚値ではありますが、僕は仕事とコトの割合はだいたい 3:7 〜 1:9くらいで時間を組んでいます。仕事を調整してきた人はガッツリ堪能(3割)でき、忙しい人でも少しは(1割)地域を堪能できる、というようにスタイルを選べるようしましょう。

ポイント
・仕事時間の確保は絶対!
・仕事とコトの割合は、3:7 〜 1:9くらいを意識

必要な施設や交通手段の調査

無理ないスケジュールを導き出したら、宿泊先の候補や、宿泊先からコト(イベント)の会場までの交通手段の設計をしましょう。宿泊先は地域のメンバーから情報収集し、ターゲットと照らし合わせて決定します。

よく課題となるのは現地の交通手段です。地方であるほど、スケジュールに組み込んでいるコトの体験場所までの交通手段がなかったり、時間がかかったりします。

時間に遅れた人が自力で行けそうか、ということなど事前に起こりうるケースを検討しておくとベストです。予定通りに進まないと思って準備することをおすすめします。

またレンタサイクル、レンタカーなど、参加者が自由に行動できる手段の情報もまとめておきましょう。だいたいの調査ができたら、一人あたりのワーケーション参加にかかる費用が出せると思います。

ポイント
・予定通りには進まないと思って、様々なケースを想定する
・参加者が自由に行動できる手段をまとめる
・一人あたりの参加費用を計算する

phase2)集客:企画したワーケーションへの参加者を募る

募集要項をまとめる

外部から参加を募るワーケーションにするなら、まず募集要項をまとめましょう。滞在する場所(宿やワークスペース)のキャパで、上限人数も決まるはずです。

参加条件も設けたほうがいいです。誰でも参加OKにしてしまうと、参加者どうしの価値観や相性が合わなくなってしまう可能性あります。ある程度、価値観や仕事が近い人たちが集まるような条件にすることをオススメします。

ポイント
・誰でも参加OKにせずに、参加条件を設けたほうがいい。
・価値観や仕事が近い人たちが集まるような条件にすべし。

概要資料に落とし込む

ワーケーションの参加者は通常のウィークデーに参加をします。そのため、組織に属している人であれば会社に承認を得なければなりません。参加者が社内承認を取る際にも、概要資料が必要となってきます。

また集客や広報をするにも、概要資料は必要となります。これまで挙げたタスクを完了されていれば、概要資料の情報は揃っています。概要資料には、以下の情報を盛り込みましょう。

  1. コンセプト
  2. スケジュール
  3. 参加条件 
  4. 滞在場所の紹介
  5. 体験するコトの紹介
  6. 申込フロー
ポイント
組織の人が社内承認を取るためにも資料は必須
・1~6の情報は必ず入れる

 

リリースを出す

外部から集客を募る場合、広報活動が必要です。広報媒体にリリースを出すなども一つの手ですが、ターゲットが明確であればfacebookなどのコミュニティを探って案内を出すのも有効です。

また親和性の高そうなメディアなどに情報提供するなどもやれることの一つです。概要資料を作成し、滞在先の魅力的な写真素材と共に発信すれば、集客効果UPです。

もし直接声をかけれる人がいるとすれば、数人は知り合いを誘うのも手です。人数合わせというより、知り合いが参加者にいるだけで、運営側の精神的負担がだいぶ減ります。
 

ポイント
・ターゲットがいそうなfacebookコミュニティなどを探り案内を出す
・現地の魅力的な写真素材と一緒に発信する
・知り合い数人に直接声をかけて、参加してもらうのもアリ

 

 

事務局体制をつくる

Googleフォームなど、複数人で募集状況を管理できるツールで応募受付をしましょう。また、募集が開始されると応募者への一次連絡やフォローアップが必要になるので、その前に募集受付を複数人で行える事務局体制をつくっておくのがベストです。

募集人数が多いほどに捌くのが大変になるので、一次連絡を行う際のメール雛形や、お問い合わせが来た時のフローなどは、あらかじめ作っておきましょう。
 

ポイント
・複数人で募集状況を管理できるツールを採用
・募集開始前に、体制やルールを作っておくべし

 

開催日までのフォローアップ

参加締切が過ぎて、参加者が確定したら、開催日までのフォローアップをしましょう。

まずはサンクスメールから。というのも「自分は本当に参加できるのか?」という質問が意外にも多いです。開催前の参加者どうしのコミュニケーションにも使えるので、Slackなどのコミュニティ立ち上げも是非やってみてください。

参加者が運営事務局に質問がしやすかったり、参加者に一斉連絡ができる利点もあります。
 

ポイント
・サンクスメールを送る
・Slackなどでコミュニティ立ち上げを行う

 

phase3)実施:ワーケーションを実施する

 

オリエンテーションの実施

ワーケーションが開始されたら、まずはオリエンテーションを行いましょう。運営メンバー挨拶、参加者自己紹介、参加動機、タイムスケジュールの紹介などを実施すると良いかと思います。

初日はみんな固くて暗いので、アイスブレイクの時間も兼ねてカジュアルに実施するのが良いかと。参加者自己紹介や動機の発表など、参加者みんなに喋ってもらうのがオススメです。
 

ポイント
・アイスブレイクの時間も兼ねて実施
・参加者みんなに喋ってもらう

 

 

懇親会を開く

滞在期間によりますが、懇親会はできれば2回は行いましょう。

おすすめは、初日の夜に期間中一緒に過ごす参加者どうしのことを知っていただく機会として1回。そして期間の最後に、同じ経験をした仲間として更に親睦を深める締めの1回の計2回。

これで参加者どうしの関係もグッと深くなります。会場は正直どこでもいいのですが、地域のものが食べられるよう配慮をすると、喜んでいただけます。
 

ポイント
・懇親会はできれば2回開催する
・地域のものが食べられるお店にすると参加者の満足度UP

 

 

リモートワーク

大前提として、ワーケーションには、みんな仕事をしに来ています。そのため快適なワークスペースと、仕事時間を用意する必要があります。

これまでのワーケーション参加者から「こんなのないですか?」という要望や意見が多かったのは、テレビ会議をするスペースや長時間座っても疲れにくい椅子、外部ディスプレイモニターです。

ワークスペースに関しましては、非日常的な環境よりも自分たちのオフィスと近い環境が求められます
 

ポイント
・みんな仕事をしに来ているので仕事環境と仕事時間の確保
・自分たちのオフィスと近い環境が求められる

 

 

レクリエーション

コト(レクリエーション)に対して、仕事が忙しくて参加できない人もいれば、「せっかく来たんだから」と非常に参加率の高い人もいます。参加必須にせずに忙しさに応じて参加できるようにしてあげましょう。

また「これだけは絶対に参加してほしい」というコンセプトに直結するようなレクリエーションに関しては、参加しやすい時間帯などを考慮してスケジュールに落とし、参加条件に入れるなどで参加を促しましょう。
 

ポイント
・忙しさに応じて参加できるようする
・絶対参加のレクリエーションは、参加条件に入れる

 

 

滞在中の発信

滞在中、参加者にはできるだけSNSで発信してもらえるようにしましょう。ただし、「業務時間中は自由に発信できないよ」という方もいらっしゃるので、配慮を忘れないように。

SNSで発信する際のハッシュタグなどを事前に決めておき、発信をしてもらったらリプライやリツイート、シェアなどを運営側で行なって広げていきましょう。外向けの発信のためでもありますが、純粋にワーケーションに対する反応を探るにもSNSの発信を見るのは有効です。
 

ポイント
・平日の日中は発信できない人もいることを忘れずに
・SNSで投稿されたらリアクションをとって広げる

 

 

まとめ

いかがでしたか?

たくさん書きましたが、まずは既存のものに参加してみるか、身内参加型のワーケーションを企画するのが良いと思います。何か参考になるものがあれば、取り入れてみてください♪♪