上手な話し方とは?話がわかりやすい人とわかりにくい人の違い8か条

あだちゆうや


上手な話し方とは?話がわかりやすい人とわかりにくい人の違い8か条
(編集部注*2014年5月27日に公開された記事を再編集したものです。)

こんにちは。5月から自転車通勤を始めたライターのあだちです。
とても気持ちいいですよ! ところで、皆さんは「話がわかりやすい」と言われたことはありますか?

会議然り、報告然り、「話がわかりやすい」ということには、さまざまなメリットがあります。
一方、「ものすごく話のわかりにくい人」がいるのも事実です。何を言っているのかわからなかったり、何度聞き返しても要領が得られなかったりと、コミュニケーションの難しさを痛感してしまうようなときもあります。

この二者の差は一体どのようなところにあるのでしょう。そこで今回は、かつて私がコンサルティング会社で働いているときに教わった、「話のわかりやすい人と、わかりにくい人の違い」を8つにまとめてご紹介したいと思います。


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「話がわかりやすい人」と「わかりにくい人」の違い8か条

1. 「結論」から話すか、「過程」から話すか

例 「今日の打ち合わせの結果どうだった?」と聞かれたとき

話のわかりやすい人は「うまくいきました」「イマイチでした」と結論から話します。
話のわかりにくい人は、「最初に○○の議題がありまして、XXさんが○○と報告しました。そして……」と、過程を1つ1つ述べます。

小説や映画など、「過程」を楽しむ場合は問題ないのですが、これは「わかりやすい話」ではありませんね。話は結論からはじめましょう。

2. 「具体的」に話すか、「抽象的」に話すか

例 「仕事の優先度はどのようにつける?」と質問されたとき

話のわかりやすい人は「まず、タスクを書き出します。それら1つ1つに納期と、重要度を1から3の三段階に分けて書き付けます。納期までの日数と、重要度を掛け算して、数値の高い方から並べます。それを優先度とします。」などのように、具体的に回答します。
話のわかりにくい人は、「早くやらなくちゃいけない仕事や、大事な仕事の優先度を高めます。」と回答します。

これは「早くやらなくちゃいけない」「大事な」の中身が判然とせず、話が抽象的でよくわかりません。話は具体的にしましょう。

3. 「聞かれたこと」を話すか、「自分が話したいこと」を話すか

例 「今日はどのお客さんに行った?」と聞かれたとき

話のわかりやすい人は「A社、B社、C社を回りました。」とだけ、簡潔に答えます。
話のわかりにくい人は「A社はすごい話が盛り上がりまして、良かったです。B社は担当者が不在で、連絡先を教えてもらって、やっと捕まえました…」と、聞かれていない部分についての話が長いです。

会話としては悪くないのですが、話のわかりやすさは今ひとつです。話は「聞かれたこと」を簡潔に答えましょう。相手が知りたいことがはっきりしている自信があれば、それを+αとして付け加えるのもいいでしょう。

4.「相手の反応を見て言葉を変える」か、「一律の表現を使う」か

専門用語を使いたいとき

話のわかりやすい人は、専門用語を出して聞き手の顔が曇ったら、次から専門用語ではない言葉を使います。逆に、相手がその用語を理解しているようであれば、積極的に使ってみます。このように、リアルタイムに言葉を変化させます。
話のわかりにくい人は、相手によらず、一律の言葉、一律の表現を使います。

話すというのは当然ひとつのコミュニケーションですから、言葉以外の要素も加味したいところです。話は聞き手の反応を見て、言葉を変えながらしましょう。

5. 「全体から入る」か、「詳細から入る」か

例 「将棋」を知らない人に将棋のやり方を伝えるとき

話のわかりやすい人はまず「2人でやるゲーム」「コマを動かして、相手の王様を取れば勝ち」という最も大きなルールを相手に伝えます。次いで、「駒の種類」「最初の駒の並べ方」「駒の動かし方」「駒のとり方」「取った駒の使い方」といった具合に、全体から詳細へと順番に説明を行います。
話のわかりにくい人は、いきなり「駒の動かし方」や「成(なり)のルール」から説明したり、あるいは「反則」についての説明を入れてしまったりと、詳細から、構造を意識しないで話します。

理解に役立つイメージの共有は、やはり全体像から説明されることで可能になります。話は全体から入るようにしましょう。

6.「相手の理解のスピードにあわせる」か、「自分のペースで」か

例 「インターネットとは何か?」を、小学生くらいの子どもに説明するとき

話のわかりやすい人は「コンピューターってわかる?」からはじめます。子供が「お家にあるパソコン」とか、「学校で見たキーボードのついている機械」、「スマートフォン」などを想像したら、次に「じゃあ、コンピューター同士って、つながってるよね?」と、メールなどの事例を挙げて伝えます。それが相手にわかったら、最後に「そういうコンピューター同士のつながったものを“インターネット”って呼ぶんだよ」と伝えます。
話のわかりにくい人は「コンピューターがつながったものをインターネットって呼ぶ」と、相手の理解の速度を考えません。相手は複数のことを同時に理解しなければならないので、話についていくだけで大変です。

途中で相手の理解を確かめるために、「ここまでは大丈夫?」などと聞くのも大切な共有ですね。話は相手の理解スピードに合わせてしましょう。

7. 「こそあど言葉」を避けるか、「こそあど言葉」を多用するか

例 申請書を部長に渡してほしいとき

話のわかりやすい人は手抜きをせず「申請書を部長に渡しておいて」と言うでしょう。
話の分かりにくい人は「これをあの人に渡しておいて」と言います。状況をかなり共有できていない限り、「これ」「あの」が何だかわかりません。

「こそあど言葉」とは、「これ」「それ」「あれ」「どれ」に代表されるような指示代名詞の総称で、便利ではありますが、話はなるべく「こそあど言葉」を避けてするのがいいでしょう。

8. 「脱線」するか、しないか

例 システムトラブルが起きた際に、役割分担についての話をするとき

話のわかりやすい人は「ある話題」がきちんと終わってから「次の話題」に移ります。
話のわかりにくい人は「役割分担」を相談している最中に突然、「あ、次のユーザーテストはいつでしたっけ?」と、本来「役割分担」をした上でするべき話題を持ち出すことがあります。

話が脱線すると、そもそも何の話をしていたかについて立ち返ることが必要になり、時間もロスします。1つの会話を終わらせてから、次の会話をはじめるようにしましょう。

まとめ

以上になりますが、いかがでしたか?
「で、何の話だっけ?」と言われるような人は「わかりにくい話し手」です。日常会話はあまりわかりやすくする必要がないので問題ありませんが、仕事において説得、営業、説明などが求められているときにこれでは困ります。

「話がわかりにくい」と言われないよう、会話の途中で意識してみていただくと、相手の印象がかなり変わるのではないでしょうか。それでは、また!

 

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外部ライター 東京

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