あなたの職場「ホウレンソウ」に時間かけすぎ?コミュニケーションを効率化させる具体的な方法

はっしー


あなたの職場「ホウレンソウ」に時間かけすぎ?コミュニケーションを効率化させる具体的な方法

こんにちは、ニュージーランドで働くプログラマのはっしーです。

みなさんの現場では、残業が常態化していませんか? その原因を考えてみたとき、進捗報告や全体会議など、いわゆる「ホウレンソウ」に時間を取られすぎていることはないでしょうか。

今回は、ホウレンソウを効率化し、残業削減につなげる具体的な方法についてお話します!

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ホウレンソウこそ手を抜くべき

最初にはっきり伝えておきたいのが、ホウレンソウは仕事の本質ではありません。どれだけ上手にやったところで仕事は片付きませんし、お金にもなりません。むしろ徹底的に手を抜き、効率化し、浮いた時間を生産活動に回すべきです。

ぼくの働くニュージーランド(以下、NZ)の職場では、コミュニケーションを効率的に行う仕組みがいくつも取り入れられており、結果的にホウレンソウの手間を省くことができています。すべてマネするのは難しくても、ひとつでも導入できるアイディアがあると思いますので、ぜひ参考にしてみてください。

進捗報告の手間はほぼゼロにできる!

仕事上、進捗報告を求められる場面って多くありますよね。しかしIT業界では、成果物もそれに対する履歴もデータとして蓄積されていくので、究極的にはそれさえ見れば進捗がわかるはず。仕事のやり方を見直せば、進捗報告の手間をほぼゼロにすることだってできるんです。

最も取り入れてほしいのは、プロジェクト管理ツールです。業務内容をタスクに分け、それぞれの状態(未着手、着手中、完了)や担当者、作業のログが一覧できれば、わざわざ資料を用意せずとも進捗をリアルタイムに追いかけられますね。

ぼくの職場では「JIRA」を採用しています。有償ですが、タスクの検索やワークフローのカスタマイズなど機能が豊富、かつUIも使いやすいです。

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出展:https://www.atlassian.com/software/jira

有償のツールはハードルが高い場合は、完全無料で使える「Trello」がオススメです。

「ツールなんてすぐには導入できないよ!」という方は、手始めに、進捗会議のかわりにスタンダップミーティングを取り入れてみてはいかがでしょうか。これは、毎朝チーム全員で集まり、前日の作業内容と当日の予定を報告しあうものです。報告はひとり1分程度を目安に行うので、10分もあればメンバー全員の作業状況を把握できます。なにか問題点があれば共有し、別途時間を取って対応しましょう。

とにもかくにも、進捗を報告するためだけに資料を作成したり、長々と会議をしたりするのは無駄中の無駄と認識してください。

チャットツールを活用して質問と全体連絡を効率化しよう

誰かに質問をする場合は、口頭ではなくチャットのほうが優れています。特にITエンジニアは集中力が勝負の仕事。直接話しかけて仕事が中断しては、生産性も下がります。またチャットなら質問した内容のログが残るので、あとで読み直すこともできますよね。ソースコードやスクリーンショットなど、口頭では伝えられない内容も送信できますし、いいことづくめです。

ぼくの職場で採用しているのは、チャットアプリの「Slack」です。トピックごとにチャネルを分けることができ、質問すべき相手を探しやすいのが利点。誰にでも気軽に質問を投げられるので、全社員が仲間として助け合ってるような感覚ですね。

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Slack はチーム全体への連絡にも活用しています。読んでほしい資料は Google ドライブ上に置いてリンクを共有さえすれば、あとは皆が勝手に参照して、不明な点があれば質問を飛ばしてくれます。いちいち打ち合わせする必要はありません。

また、個人同士の対話には「Google ハングアウト」も使用しています。Google のアカウントさえあれば使えるので、Slack よりも導入がかんたんです。画像以外のファイルが添付できないといった難点はあるものの、職場にチャットアプリを導入する最初の一歩としてはとっつきやすいと思います。

こうしたツール群のおかげで、ぼくの仕事場では、席が隣であってもチャットで会話することが多いです。最初は慣れませんでしたが、お互い好きなタイミングで返信できるし、最近ではチャットのほうが気楽になってきました。

まとめ

日本では、コミュニケーションを効率化する仕組みの導入がまだまだ遅れていると感じます。残業を減らし生産性を上げるためには、ホウレンソウなど業務に直接関係ない部分を省力化し、本業に最大限時間を割くことが大切ですよ!

次回は、この春から新たにエンジニアになる方に送る、IT業界で楽しく働くコツについてお話しします。それではまた!

<次回>
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https://liginc.co.jp/350530
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