いいとこすぎて移住しちゃいました / LAMP壱岐
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2015.07.21

今さら聞けない!来客対応&お茶出しのビジネスマナーをおさらいしよう

LIGブログ編集部

こんにちは、LIGブログ編集部です。

7月も半ばを過ぎ、新入社員の方は、ようやく会社にも慣れてきた頃ではないでしょうか? 入社時に取り組んでいたビジネスマナー研修も、本格的な業務が始まって記憶が薄れてしまいがちな時期でもあります。
今さら先輩社員に聞けない……と不安を感じている方のために、来客対応とお茶出しの基本をまとめました。

来客対応の基本について

まずは来客対応の基本からです。

1. 基本的な受付の仕方。合言葉は「あ・な・た」

大切な3つのポイントを「あ・な・た」で覚えましょう。

あいさつ

会社の入り口でお客様と会ったとき、はじめに声をかける言葉は「こんにちは」または「いらっしゃいませ」です。
元気よくあいさつをしましょう。

名前を聞く

あいさつをした後は、お客様の会社名と名前を聞きます。
このとき、担当者の名前を聞くことも忘れずにしましょう。

担当者に取り次ぐ

お客様に「少々お待ちください」と伝え、担当者に「会社名とお客様の名前」を言って取り次ぎます。
お客様が何名きているのか、会議室はどこでおさえているのかを、担当者に伝えると丁寧でしょう。

2. 担当者が不在だったら……

担当者に取り次ごうと思ったら、担当者が外出先から帰っていない……というハプニングもあるかもしれません。その場合は、まず担当者へ連絡をし、来客の報告と「いつまでに帰ってくるのか」を確認します。

担当者と連絡がつき、帰社時間も確認できた際は、お客様に「大変申し訳ございません。◯◯がただいま外出しておりまして、戻り時間が◯時なのですがいかがいたしましょう?」とお客様に判断を委ねましょう。
担当者と連絡がつかない上、周囲の人に聞いても戻りの時間がわからない場合は、お客様に謝罪し、「戻り次第、電話を差し上げるよう申し伝えます」と言うと丁寧です。

いずれにせよ、お客様をさらに不快な思いをさせないために、心の込もった対応を行いましょう。

3. 応接室へ誘導する

受付後に、先輩社員から「応接室に通しておいて」と言われることがあるかもしれません。お客様を誘導する際の注意事項をシーン別に確認してみましょう。

エレベーターで

「開」ボタンを押す必要がある際は、エレベーターに先に乗り、お客様を迎えます。降りる際は、お客様の後に降りましょう。
「開」ボタンを押す必要がない場合は、お客様を先に乗せます。

階段で

ポイントは、お客様を見下ろす位置にならないことです。上がる際は、お客様の後ろにつき、下りは先導して降ります。

廊下で

お客様の前を歩くのではなく、「斜め前」を歩くようにしましょう。歩く速度はお客様のスピードに合わせ、段差がある場所を通る際は、一言呼びかけをします。

応接室で

ドアによって案内の仕方は異なりますが、ここでは基本の2つをご紹介します。

ドアのタイプ 誘導の仕方
押し開き 先に入室し、「どうぞ中へ」と言って招き入れる
手前開き 先にお客様を通してから入る
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