2022.01.20
186
ビジネスの場において初対面の人と顔を合わせたとき、一番最初におこなう大切なことが名刺交換です。ビジネスパーソンにとって名刺は「顔」のようなものであり、名刺交換は相手に自分を知ってもらうための第一歩になります。
それほど大切なビジネスマナーである「名刺交換」ですが、正しいやり方を正確には知らない人も多いのではないでしょうか。今回は、名刺交換の正しいやり方・注意すべきマナーについて、順序立てて紹介していきます。
目次
名刺の役割
名刺の役割は主に「自己紹介」と「話のきっかけ作り」です。名刺には名前や連絡先、会社名などのプロフィール情報が記載されており、それを相手に伝える役割があります。また、趣味や出身地を記載することで、相手と打ち解けるための話のきっかけ作りにも一役買ってくれます。
名刺には会社名や部署名、名前などが記載されていることから、その人の分身と例えられることが多いです。知らないうちにマナーを破ったり、相手の名刺を雑に扱うと印象は悪くなります。そうならないために、名刺交換のマナーを解説していきます。名刺交換の際は名刺を相手の分身だと思って丁寧に扱いましょう。
基本的な手順
名刺交換の基本的な手順は以下の通りです。
- 名刺交換の基本的な手順
-
- 名刺を名刺入れから出す
- 相手に名刺を差し出す
- 相手の名刺を受け取る
- 名刺はしまわず並べる
ただ、名刺交換にも気をつけておくべきマナーがあります。次からはそのマナーについて解説していきます。
各手順における押さえるべきマナー
名刺を準備するときのマナー
- 準備するときのマナー
-
- 名刺入れを手元に用意しておき、すぐに名刺を取り出せるようする
- 名刺交換はテーブル越しで行わない
名刺交換をスムーズに行うためには、事前準備が大切です。挨拶する相手を前にもたついてしまうと、心証も良くありません。名刺入れを手元に用意しておきましょう。
また、名刺交換はテーブル越しでは行わず、必ず立って行うので、テーブルを回り込むなどして相手の側へ移動してください。
名刺を差し出すときのマナー
- 名刺を差し出すときのマナー
-
- 社名と名前を名乗る
- 名刺を胸の高さで持ち両手で渡す
- 名刺交換の順番に気をつける
目下のほうから先に「A社のBと申します」と社名と名前を名乗り、軽くお辞儀をしてから名刺交換をはじめましょう。名刺は胸の高さで持ち、両手で手渡すようにします。名刺の向きは、文字が相手から見て読みやすい向きにしてください。
また、名前はフルネームを言うのがより丁寧とされます。読みにくい名前であればゆっくりと名乗りましょう。名刺交換のときは、つい手元のほうに目線を落としてしまいがちなので、自然な笑顔で相手の目を見ながら名刺を差し出すようにしよう、という意識が必要です。
その状況や人数構成に応じた正しい順番でおこなうことが重要になります。
1対1で名刺交換をする場合
- 1対1の名刺交換の順番
- 目下の人から目上の人に対して先に名刺を差し出す
ビジネスにおける目上・目下とは、社会的地位や年齢などにかかわらず、以下のようになります。
- お金を出す側（発注側）が目上
- お金を貰う側（受注側）が目下
つまり何らかの営業活動をするうえでは、名刺は常に自分から先に差し出すことになります。営業以外の場面では、地位が高い人より低い人、訪問先より訪問者のほうが目下になると覚えておきましょう。
複数で名刺交換をする場合
目上の人から順に名刺交換をはじめることになります。例えば、
自社 ：あなた、課長、部長
訪問先：担当者、担当者の上司
という5人が名刺交換をする場合は、まず訪問先が目上となり、自社の中での目上・目下の順は役職で決まるため、順番としては、
- 自社の部長と担当者の上司
- 自社の部長と担当者
- 自社の課長と担当者の上司
- 自社の課長と担当者
- あなたと担当者の上司
- あなたと担当者
が正しいです。実際の動き方としては、担当者の上司の前に自社の3人が並び、その上司との名刺交換を終えたら順に担当者の人と名刺交換をする、という流れになるでしょう。
名刺を受け取るときのマナー
- 名刺を受け取るときのマナー
-
- 名刺を右手で差出し、左手で受け取る
- 「頂戴いたします」と言いながら受け取る
- 会話を交わすときも、基本的に名刺は胸より上の高さでキープ
名刺を受け取るときも、黙って受け取ってはいけません。「頂戴いたします」と言いながら、必ず両手で受け取ってください。相手の前で名刺を見るときも、自分の胸より高い位置で見るようにしましょう。
そして、「○○様ですね」と相手の名前を名刺を見ながら復唱し、確認しましょう。読み方がわからなければ、このタイミングで聞いておく分には失礼にはあたりません。
受け取った名刺をすぐに名刺入れにしまったりテーブルに置いたりすると、あまり印象が良くありません。受け取ったら、まずはその場で軽く名刺を見るようにしましょう。また、名刺交換後の話の最中に、相手の名刺を不必要に触ってはいけません
名刺を受け取ったあとのマナー
- 名刺を受け取ったあとのマナー
-
- 1対1の場合は自分の左斜め前に相手の名刺を名刺入れの上に載せる
- 多人数の場合はテーブルの上にすべて並べる
1対1で名刺交換をした際は、テーブル、名刺入れ、名刺の順に重ねておきましょう。多人数と交換した際は、名刺入れの上には置かず、正面にいる相手の位置に合わせて名刺を横に並べましょう。
また、資料をテーブル一面に広げなければならないときは「汚すといけないのでしまわせていただきます」と一言断ってから名刺入れに入れるのがベターです。
イレギュラー時の対応
名刺を同時に交換する場合
名刺交換の際に起こりがちなのが、「自分が先に名刺を受け取ると、相手を目下とみていることになってしまう」という考えから、なかなかお互いが名刺を受け取らないという状況になってしまうことです。
それを避けるため、最近では名刺を同時に交換するほうが主流となってきました。その場合の手順は以下のようになります。
- 名刺を同時に交換する方法
-
- 胸の前で、名刺入れを枕にして、両手で名刺を持ちます。
- 自分の名刺を右手で差し出し、相手の名刺入れにのせてください。同時に、左手で相手の名刺を、自分の名刺入れの上にのせて受け取ってください。お互い右手で差し出し、左手で名刺入れの上で受けとる形です。
- 相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を相手の名刺に添えてください。これで相手の名刺を両手で受け取る形になります。そしてそのまま自分の胸の前に引き寄せてください。
相手に先に名刺を差し出された場合
目上の人から先に差し出された場合は「申し遅れました」と言ってすぐに自分の名刺を差し出すようにしてください。そのとき、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で差し出しましょう。
そして目上の人が受け取った後に、目下の人が受け取るようにしてください。目上の人より先に名刺を受け取るのは失礼にあたります。
相手が名刺を差し出すのに手間取っている場合
相手が名刺を差し出す準備ができていない場合は、相手の準備が整うまでは、こちらも名刺を差し出さずに待機しておくようにしましょう。相手を焦らさないための配慮になります。
名刺を忘れてしまった場合
万が一名刺を忘れた場合は、「申し訳ございません、いま名刺を切らしておりまして」とお詫びをし、相手の名刺を受け取る際には口頭で社名と名前を告げます。そして次回に会うときは、必ず自分から名刺を渡すよう心がけましょう。
もちろん、このようなことのないよう、名刺と名刺入れを常に持っておくことが大切です。出張の際などは特に注意してください。
やっていはいけないNG例
受け取るときに、相手の会社のロゴや氏名などに自分の指がかかる
名刺を受け取る際には、相手の社名、ロゴ、名前に指を置かないように受け取らなければいけません。
話したことをその場で受け取った名刺に書き込む
相手の人柄や、商談で話した内容などを名刺にメモしたくなるかもしれませんが、名刺に書き込むことはNGです。商談後など、相手のいない場所で書き込むのはOKですので、相手がいる場所では他のものにメモをしましょう。
受け取った名刺を手でもてあそぶ
当たり前ですが、受け取った名刺を折り曲げたりすることは失礼にあたります。名刺をもらった後は名刺入れの上において、むやみに触らないようにしましょう。
まとめ
いろいろと細かい決まり事が多くて面倒だな、と思う人もいるかもしれません。しかし、ビジネスパーソンにとっての名刺はやはり「顔」です。
まず大切なのは、相手の名刺を、相手自身と同じように丁寧に取り扱おうとする気持ちです。そして順番などについては、目上の人を最優先し、身内よりも外の人を上として扱う、というところを意識することです。
名刺交換に限らず、ビジネスマナーとして定着している習慣の背景にあるのは、相手のことを敬う気持ちです。相手を敬いビジネスマナーを守ることで、好感をもたれるビジネスパーソンを目指しましょう。
▼ビジネスマナー関連シリーズ記事
- 知らないと恥ずかしい！社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】
- その書き方、失礼かも？今さら聞けないビジネスメールのマナーまとめ13選
- 気づいたら自分が上座になってました。ビジネスマナーで間違えるとアウトな席次12選
- それヤバくないっすか？ビジネスで間違えやすい敬語の実例50選【模範解答付き】