2019.12.05
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こんにちは、LIGブログ編集部です。こちらは、「社会人としてのビジネスマナーの基本をもう一度見直したい」と思っている人に向けての全5回のシリーズ記事です。
さて、ビジネスシーンにおいて、今や最も主要な連絡ツールの1つといえるのが「メール」です。
いつでもどこでも用件の送受信・確認ができるなど利点が多い反面、顔の見えないコミュニケーションだけに、相手に思わぬ誤解をあたえてしまうリスクも伴います。
特に若手社員は“プライベートでもメールは書き慣れているから大丈夫”という油断からか、本人に自覚のないまま失礼な内容を送ってしまっていることも珍しくありません。
ビジネスメールの注意点については、合わせて敬語でビジネスメールを書こう！気をつけるべき４つのステップもご覧ください。
本来はビジネスを円滑に進めるために用いられているはずのメールでのやり取りが、逆に効率性を落としてしまったという経験は誰にでもあるのではないでしょうか。ビジネスメールが当たり前のように使われている現在だからこそ、マナーをしっかりと守り、仕事を円滑に進められるようなメールのやり取りを心掛けないといけません。
そこで本日は、毎日たくさんのメールを書きつつも、きちんとした書き方について学んだことがなかったというビジネスパーソンに向け、メールに関する基本的なビジネスマナーを紹介したいと思います。
まずは連絡手段はメールが最適なのか検討する
メールは確かに便利ですが、いつも最適な手段というわけではありません。たとえば、今すぐ相手に確認を取りたい場合やお詫びをしたい場合などは、対面や電話のほうがいいはずです。さまざまな場面を考慮しながら、ビジネスにおいて常に最適なコミュニケーションを選択できるようにしましょう。
急ぎの用件には使わない
メールは相手が不在でも一方的に送ることができます。しかし、送信したものを相手がすぐに読んでくれるとは限りません。緊急の用件のときには、電話を使うのが基本です。
重要な件では電話確認も入れる
送信経路で何らかのトラブルがあり、メールが不達になってしまう場合もあります。内容が重要なときは電話で「これからメールをお送りします」「今メールを送りました」と一報を入れるのがよいでしょう。
複雑な件はメールと電話を併用する
長文のメールは読みにくく、ニュアンスも伝わりにくくなってしまいます。複雑な用件の場合は、メールと電話を併用するなどの工夫をしましょう。
ビジネスメールでは「読む相手のこと」を一番に考える
メールの送信先となる相手は、忙しい中で時間を割き、あなたのメールを読んでくれているのです。その文面を読みやすいものにすることは、最低限のマナーといえるでしょう。以下、メールを読みやすくするための工夫について紹介していきます。
件名だけで内容を伝えられるよう工夫しよう
メールの件名は、本文全体の要約となるような意識でつけるようにしましょう。「お疲れさまです」など何の工夫もない件名のメールでは、その他大勢のメールに埋もれてしまい、忙しい相手には読まれることなく終わってしまうかもしれません。
件名を見れば本文を読まなくても大丈夫というぐらいにまとめられるのが理想ですが、例えば
- 【ご確認】営業ミーティングの出欠連絡をお願いします（営業部_鈴木）
- 【ご連絡】8月13日（水）の打ち合わせ場所の変更につきまして(株式会社○○_田中)
のように、件名だけである程度用件が推測できるようになっていれば、開封もされやすくなるでしょう。
また、冒頭に【】で注意を促すひと言を入れたり、差出人の社名・氏名を記入しておくのも効果的です。相手がその差出人をすぐに特定できるだけでなく、後から検索もしやすくなります。
書式を読みやすいものに整えよう
メールは簡潔に、かつ必要なことをきちんと相手に伝えることが大切です。相手への敬意も欠かせません。以下の最低限の書式は整えておくようにしましょう。
差出人（自分の表示名）
社名、氏名、メールアドレスはきちんと表示されるように設定しておきましょう。
宛先欄
受信したメールにそのまま返信する場合に発生しがちなケースですが、宛先欄に表示された相手の名称に敬称をつけず送ることのないよう注意しましょう。
また、取引先よりも先に自社の人をおくことのないようにしてください
本文
以下は、メール本文において一般的に推奨されているルールです。自身のメールがきちんと書けているか、チェックしてみてください。
- 本文は、相手の社名・部署名・肩書き・氏名・敬称から始める。1行目に社名、2行目に部署名、3行目に肩書き・氏名・敬称を書く
- 企業名は正式な名称で記載する。略名や(株)などの使用は避ける
- 書き出しでの頭語や時候の挨拶は不要。「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始めるようにする
- 長い前置きは避け、簡潔に名乗る
- 一行あたりの文字は25〜35文字程度を目安にする
- 5行程度の意味のまとまりで一段落とする。段落間は1行空け、読みやすくする
- 用件は、5W2H（いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで）を意識しながら、簡潔にまとめる
- 用件に理由や背景が必要であれば、前後で簡潔に伝えるようにする
- 日時など、箇条書きにできる項目は（そのほうが読みやすければ）箇条書きにする
- 結びは「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくる
- メールの最後に署名をつける。署名には、会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れる
重要度機能は原則使わないようにしよう
メールの「重要度」機能は、特に社外の人に対しては原則使わないようにしましょう。「一方的で自己中心的な印象を受ける」という人も多いようなので、社内であっても上司への使用などは推奨しません。
自分にとって重要な件であっても、相手にとって重要とは限りません。やはり「相手の立場に立って送信することが大切」だと心得ましょう。
補足：読みやすいメールが必要な理由
あなたは自分の上司のメールボックスを見たことがありますか？
もちろん業種などにもよりますが、いわゆる管理職と呼ばれる人たちのメールボックスは、社内各方面からの承認依頼・取引先からの確認やクレーム・部下からの報連相・偉い人からのリマインドなど、あらゆるメールで溢れかえっています。
役職が上になればなるほどその傾向は増す一方で、全てのメールにきちんと目を通していては、それだけで一日が終わってしまうという人も決して少なくありません。
とはいえ、送る側も確認しなければいけない事項があるからこそメールをしているのであり、無視をされては仕事がストップしてしまうことにもなりかねません。
だからこそ、メールはわかりやすく、次のアクションが起こしやすいような書き方で送ることが、ビジネスを円滑に進めるためのポイントになるのです。
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