こんにちは、LIGブログ編集者の朽木です。食いしん坊な方にはよくわかると思うのですが、大人数で料理を取り分ける系の飲み会だと、こっそり自分だけ多く食べることができてコスパがいいですよね。
って思ってたら先日現行犯的にバレて飲み会中に吊るし上げられました。自分に正直に生きるというのはなかなか難しいです。
さて、僕は新入社員なので飲み会の幹事を任されることも多くなりましたが、これにはかなりの調整能力が要求されるため、いつも苦労しています。
予約から解散までのスケジューリングに、当日の進行管理、余興などの企画、予算管理とハプニングへの対応などなど、ある意味ではビジネスにも通じるスキルなので「デキる幹事は出世が早い」と言われるのだと思います。
では、どうすれば上記のような能力が身に付いたり、あるように見えるのでしょうか。
今回は、飲み会情報のエキスパート、ぐるなび様のご協力を得て、仕事がデキる人が飲み会幹事で実践していることをまとめてみました。
ぜひ、みなさんが飲み会の幹事をするときのメモ代わりに使ってみてください。
仕事がデキると思わせる飲み会の幹事術15選
予約編
じつは日程調整から予約までが幹事の最大の腕の見せどころ。以下のポイントに注意しながら、つつがなく当日を迎えましょう。
1. 主役や偉い人の好みを把握しよう
幹事に必要なのは徹底的なリサーチ。主役や偉い人を中心に、好みの食べ物やお酒がメニューに含まれているかを検討しておくと、幹事としての評価につながります。そもそもの目的に立ち返り、もてなすべき人をしっかりもてなしましょう。
また、卵や小麦など、食物アレルギーがある人が参加者にいるかどうかもここで把握しておくといいです。普段のランチからヒアリングを怠らず、また大きな飲み会であれば幹事ノートを作るなどして、それを引き継ぎ・共有してあげましょう。
2. 幹事だけの判断でお店を決めない
お店選びは飲み会の成功を左右します。全員が食べたいと思える料理、過ごしやすいと思える雰囲気が理想ですが、現実には無理。幹事が決定するのではなく、アンケートで多数派の意見を把握しましょう。
料理ジャンル、コースか食べ放題かなどについて項目を設定し、まずは数の論理で大きく全体の方向性を確認します。その上で、少数派の意見を考慮し、最大公約数的なお店を選ぶと、参加者から文句が出にくくなります。
ぐるなびの幹事お役立ちツール「調整丸」なら、お店に「投票」する機能があるので、幹事がいくつか候補店をピックアップして、あとは参加者に投票してもらうと、スマートに希望を集約できます。
3. 女性が多ければ座敷よりテーブルを選ぼう
みんなが気持ちのよい飲み会実現するためには、女子ウケを意識しておくのが絶対です。例えば男性には気がつきにくいところですが、靴を脱ぐ必要があるなら最初から知っておきたい、という女性心理があります。
女性比率が高い飲み会であれば、最初からテーブルがあるお店を候補に入れておくのもひとつの手です。女子ウケという意味では、デザートも単なるアイスクリームではなく、ちょっと手の込んだものを準備するお店の方が喜ばれるでしょう。
4. メーリングリストやLINEグループでの日程調整は控えよう
メーリングリストやLINEのグループで日程調整をした結果、他の人の参加不参加の情報がいちいち全員に通知されてウザい、という経験はありませんか。このような悪感情は返信率の低下にもつながり、望ましくありません。
また、幹事としては後からその履歴を追う必要があるので管理しにくい、という事情もあります。こういうときに、メーリングリストやLINEグループでの日程調整はあまりおすすめできません。専用の日程調整ツールを使いましょう。
ぐるなびの幹事お役立ちツール「調整丸」なら、イベントを作成し、仲間からの入力を待つだけで、簡単に集約ができてしまいます。
5. 最低2回はリマインドしよう
幹事にとって、直前のドタキャンは、金銭的なことが発生する頭の痛い問題です。お店を予約するときには、必ず人数変更が可能な締め切り日を確認しておき、それを初回の連絡のときに周知します。
飲み会が2週間以上前に決まった場合は、その時点で出席と返事してはいても、あとで都合が悪くなった人がいるかも知れません。人数変更の締め切り日にあわせてもう一度リマインドすることで、ドタキャンによるトラブルを防止しましょう。
本番編
当日を迎えた時点で、幹事の仕事はもう半分が終わったようなもの。飲み会本番は以下のようなポイントに留意しましょう。
6. お会計は先に集金し、お店についたらすぐ支払おう
参加者の酔いが回るほど、会費を集めるのが大変になることは目に見えているので、会費は最初に集めておくのが鉄則です。
このとき、参加者の確認リストに会費の徴収のチェックボックスを用意しておくと、誰が払ったかわからなくなることがなくなり、余計な手間がかかりません。また、あらかじめ料金を支払っておくと、解散の際も参加者をスムーズに誘導できます。
7. 挨拶でスベっても言い訳しない
幹事の挨拶には場を温められるものを。具体的には、乾杯のシーンで「それでは・・・解散！」と会を終わらそうとする、自分の生い立ちから話そうとする、グラス以外のものを持つ、などツッコミ待ちの挨拶が取り入れやすいでしょう。
突っ込まれてすぐのタイミングで、あらためて「乾杯」を宣言すれば、おそらく笑ってもらえます。むしろ大事なのは「スベっても言い訳しない」こと。努力は汲んでもらえるはずなので、堂々としていましょう。
8. サプライズは絶対に用意しておこう
手品や景品付きのビンゴ大会などは、余興の候補として鉄板ですが、とくにオススメなのが記念品のプレゼントや、突然全員でハッピーバースデーを歌うなど、主役にちょっとしたサプライズを用意すること。
とにかく会を盛り上げるのも幹事の役割ですから、あらかじめ賑やかすことが好きな同僚や友人にサクラを頼んでおきましょう。他にも、主役にとって大事な人を会場に連れてくる、なんてサプライズも素敵です。
9. 非喫煙者、お酒が飲めない人に配慮しよう
非喫煙者が飲み会中ずっと喫煙者の横に座るのはかなりのストレスです。喫煙、非喫煙の区別がないお店でも、なるべくその2者をわけた席順にするのがお互いのため。あらかじめ喫煙者の誰かにまとまって座るようにお願いしておきましょう。
また、お酒が飲めない人には、せめておいしい料理や、いるだけで楽しいと思える雰囲気づくりで割負け感を解消するようにしてください。
10. 二次会へのアテンドで幹事のウデを見せよう
一次会が終われば幹事の仕事は終了、と思っていませんか。参加者にすっかりお酒が回り、統率しにくい一次会と二次会の誘導こそ、幹事による最後の大仕事です。
主役や偉い人の希望を踏まえて、一次会が終わる前に二次会に参加する人数を集約、候補店に電話し、一次会のお店を出る前に二次会のお店を押さえることができると、参加者にストレスがなく、幹事の株も上がります。
その他
その他、気をつけておきたいことを最後にまとめておきます。
11. 酔いつぶれた人の介抱をしよう
酔いつぶれた人の介抱は幹事の仕事です。とくに女性の介抱や付き添いを男性に任せることにはやや問題があるので、責任のある立場の幹事が直接介抱するか、適切な人（女性なら女性とか）をアサインしましょう。
12. 忘れ物がないか最後にチェックしよう
忘れ物の処理は意外と面倒です。とくに貴重品だと騒ぎが大きくなってしまうので、飲み会が終わっても、最後の最後まで気を抜かず、忘れ物がないかチェックしてください。
13. 集合写真はあえて翌朝に共有しよう
SNS全盛のこの時代ですから、飲み会の集合写真はすぐに共有してあげるといいでしょう。でも、酔った勢いでFacebookのタグ付けなどをすると後で揉めることもあるので、冷静になった翌朝に共有するのがおすすめです。
もちろん、公共良俗に反する写真はアップせず、そもそも写真を共有していいかどうかは参加者に確認をとる必要があります。
14. 飲み会の翌日はいつもよりも早く出社しよう
飲み会の翌日はむしろいつもよりも早く出社し、参加者に「昨日はありがとうございました」と伝えましょう。特に上司は多めにお金を支払ってくれている場合もあるので、しっかりとお礼をすると地味に評価が上がります。
飲んだ翌日こそ自己管理能力が試されます。
15. 笑顔でいよう
さて、ここまでたくさんのポイントをご紹介してきましたが、そもそも幹事の活躍の場は飲み会です。たしかにやることはたくさんあり、気配りも必要ですが、あたふたしていたり、気難しい顔をしていたりしたら、いい雰囲気を作ることはできません。
「率先して楽しむ」ことが大きな幹事の仕事なのです。
スマホ対応開始でますます便利な日程調整ツール「調整丸」のご紹介
予約編でも説明しましたが、幹事さんが一番苦労するのが日程調整と予約。そこで楽してちゃっかり株上げできる幹事のお役立ちツール「調整丸」のご紹介です。
【調整丸】幹事必見！大人数での日程調整やお店選びを超カンタンに!!
特徴
調整丸は飲み会やパーティーの日程調整やお店選びがカンタンにできる幹事のお役立ちツールです。
- PC・スマホどちらからでも簡単にアンケート作成可能！ぐるなびと連携することで日程とお店の両方をいっぺんに決めてしまいましょう。
- 作成したアンケートは、LINE、Facebook、メールなどで共有！参加者はPC・スマホの両方から簡単に回答できます。
- あとは回答を待つだけ！回答を元に日程調整！決まった日程はLINEなどでお知らせしよう。
ついにスマートフォン対応開始！
6/16よりPC版・スマホ版の両方でイベントを作成することができるようになりました。
お昼休み中でも気軽にスマホから、あるいは飲み会帰りの電車の中で次の飲み会の日程調整など、ますます便利になった調整丸をチェックしてみてください。
まとめ
いかがでしたか？やることが盛りだくさんな幹事は敬遠されがちですが、上手にこなすことができれば、ビジネススキルも向上し、社内の信頼も集まることがわかりました。
今回ご紹介したポイントを参考にして、飲み会を成功させましょう！それでは、また！
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