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2015.01.21

【Smartsheetの使い方】プロジェクトのスケジュールを見やすく管理しよう!

はるか

こんにちは、ディレクターのはるかです。
以前、スケジュール作成のツールとして「Gantter」「iTasksX」をご紹介しました。
今回は、Smartsheetを使ってみたので、こちらも紹介していきたいと思います。

※Gantterは無料、iTasksXは有料版ではないと保存・印刷ができません。また、Smartsheetは30日間無料のようです。

それでは、どうぞ。

Smartsheetの使い方

1. サイトへ

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http://jp.smartsheet.com/

まずは、登録手続きを行います。

2. メールが届いたら、スケジュール作成開始!

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なお、新機能として日本語が選択できるようになりました。iTaskXの英語が辛かった私には朗報です。

では、タイトルをいれてスケジュール作成を開始します。

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3. まずは稼動日の設定

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設定ボタンから、ガントチャート設定の編集を行います。

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非稼動日はこのように入力すると反映されます。

また週の開始曜日がデフォルトで日曜日になっていますので、同じくガントチャート設定の編集から、タイムライン表示を選択し、週の開始曜日を月曜日に変更すると良いかと思います。

4. タスクの記入

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ここでタスクの記入をしてみました。iTaskXのときと同様、かなりざっくりいれてます。

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ちなみにインデントはこちら(赤枠)からつけることが可能です。

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次に開始日と終了日を入力してみました。

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Barの色は右クリックで変更が可能です。クライアント側との色を変えてみました。

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ちなみに、このように表示を切り替えることも可能です。クライアントによって変えても良いかもしれません。

5. 先行タスクを登録します

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先行タスクの編集から、タスク名などを選択して登録していきます。

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今回はこんな感じになりました。

6. 印刷します

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印刷ボタンから、印刷のセットアップを行います。Smartsheetは範囲指定ができたり、ヘッダーにメモを追加できたりして便利です。

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PDFファイルにしてみたらこんな感じになりました。

まとめ

Gantter・iTaskXと比較をしてみるとSmartsheetは日本語表記がわかりやすく、サクサク作成できるような印象があります。
また、保存を長時間しないでいると、保存をするように促すアラートをしてくれるので、とても助かります。

あとは、iTaskXではできなかったシートの共有ができます!

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このような感じで権限などを選択することが可能です。クライアントとのスケジュール共有にも良いかもしれませんね。

しかし、Smartsheetからのメールが少々届くようになるので、それが気になる方にはあまりオススメできないかも。

今回はプロジェクトシートの作成方法についてでした。
他にも、タスクリストや顧客対応記録の共有シートなども作成できるようなので、気になった方は是非お試しください〜。

それでは。

 

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