オウンドメディア成功の秘訣は「ロジカル×エモーショナル」。必要な戦略と事例を大公開!【PLAN-B×LIG共催セミナー】
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2015.06.10

ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)

村上

代表者印を押す場所は右寄せしない

もしかすると学校などで、右寄せと習っているかもしれませんが、この部分は基本的に会社住所、社名の頭を揃えて、代表取締役名を1文字分字下げします。

「代表者印の押し方」の良い例を解説した画像

そうすると、印鑑を代表者名の後ろに少しかかるように綺麗に押せるのです。

左側で社名の形を整えている様子

  • 左側で形を整えてから、インデントで右側まで移動しましょう



稟議書は表形式で作成する

稟議書(りんぎしょ)は会社経費で物品を購入する必要がある際に提出する書類で、上司→社長→経理というふうに決裁を取りながら書類を流していきます。

稟議書の基本的なフォーマットの例

ですので印鑑が押しやすいように、上のような表の形で提出するのが一般的なのですが、たまにインターネット上にあるテンプレートで表形式ではなく、「案内状」形式になっているものがありますので、気をつけてください。

FAX送信状は自社名を一番下にする

アメリカでは自社名を頭に出して「○○からの連絡ですよ」というのがわかる合理的な形式なのですが、日本ではお取引先様が上に来ないと失礼にあたりますので、自社名が上に来ているテンプレートを日本の企業向けに使うのは危険です。

自社名が先にきている「ダメなFAX送信状」の例

  • 日本内での送付状はお取引先を上に、自社名はなるべく下に

まとめ

文書は会社の顔。
小さなところかもしれませんが、そういった小さな所で評価されているかもしれません。ちょっとしたポイントアップに役立てれば幸いです。

以上、村上でした。ではまた〜。

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