Web事業部実績紹介
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2015.06.10

ビジネス文書をWordで作る際の書き方(文字サイズ・稟議書・FAX送信状)

村上

皆さんこんにちは、九州ライターの村上です。
本当になぜ6月は祝日がないの……そんな絶望を小脇に抱えつつ、本日はWordで作るビジネス文書のポイントをご紹介します。

  • 文字のサイズは11〜12ptで作ると読みやすい
  • 見出し・タイトルはゴシック体、文章は明朝体
  • 実は意味ない?ゴシック体に太字
  • MSフォントとMSPフォントの使いドコロ
  • 代表者印を押す場所は右寄せしない
  • 稟議書は表形式で作成する
  • FAX送信状は自社名を一番下にする

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※この記事は、2013年6月10日に公開された記事を再編集したものです。

文字のサイズは11〜12ptで作ると読みやすい

Wordの文字サイズの初期値は10.5ptですよね。
なぜ10.5ptかというと、昔使われていたタイプライターの文字サイズが10.5ptだったからです。

タイプライターの写真

昔はインクが滲んで、11ptくらいの大きさになっていたらしいのですが、現在は滲んで大きくなることはないので、10.5ptだと文字が小さく感じると思います。

日本は高齢社会ですので、上司に提出する場合の読みやすさを踏まえて11pt〜12ptくらいに設定することをおすすめします。12ptくらいまでだと、行の高さも変わらずに作成できます。

文字サイズ「10.5pt」で作成した文書と「12pt」で作成した文書を比較した画像

見出し・タイトルはゴシック体、文章は明朝体

Excelで文書を作ってすべてゴシック体になってしまったり、逆に送られてきた文書が全てゴシック体であったりした経験があるかと思います。

ゴシック体のみで作成した文書とゴシック体と明朝体で作成した文書を比較した画像

フォントに変化がないと文書にメリハリが出ず、パッと見ただけでは何の文書なのかというのが伝わりにくくなってしまいます。

  • 一番に伝えたい部分をゴシック体に、その他は明朝体にする

実は意味ない?ゴシック体に太字

印刷に出したりPDF化したりするとわかりやすいのですが、ゴシック体は明朝体より太く印刷されます。以下のようにもともと太く見えるので、太字にする必要はあまりないかもしれません。

「MS ゴシック」と「MS 明朝」を比較した画像

  • 印刷物に対してゴシック体に太字をするのはあまり効果的ではない模様

MSフォントとMSPフォントの使いドコロ

MSやHGなどは等幅といって、すべて同じ間隔をとるフォントです。
MSPやHGPはプロポーショナルフォントで、文字それぞれの幅を正しく表示するフォントです。

「MSフォント」と「MSPフォント」を比較した画像

  • ビジネス文書には、MSフォントで文字幅をそろえる
  • ポスター、DMなどデザイン的なものはPフォントで文字間隔を整える

このように使い分けてください。
※ちなみにHGSなどのSは、半角文字のみPと同じ幅になります。

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