こんにちは、LIGの人事部長のまこりーぬです。
弊社、コロナ禍を経て一部フルリモート勤務の社員がいたり、育児や介護のために時短勤務の社員がいたりと、勤務形態がホントにバラバラなんです。
働きやすい職場になる一方、その皺寄せは、バックオフィスに集中しています。しかも、インボイスやら定額減税やら税金まわりの複雑化が進んで、事務処理はますます負荷増大……。
でも、大丈夫！ 弊社は、バックオフィスの課題を解決するプロダクトを3本立てで導入しています！ その名も「freee」！ きっと聞いたことがありますよね？
【freeeとは？】
会計、人事、稟議などの業務とデータをつなげ、自動化と可視化を進める統合型経営プラットフォームの開発・提供を行う会社。帳簿や決算作成・請求業務を円滑にし人的/管理コストを削減する「freee会計」を中心に、給与計算や労務管理、入社手続きに勤怠管理まで一元管理できる「freee人事労務」、属人化しがちなフリーランスとの契約・発注・支払いを一元管理できる「freee業務委託管理」などを展開。「スモールビジネスを、世界の主役に。」のスローガンに偽りなし！
というわけで、本記事ではLIGが導入している「freee会計」「freee人事労務」「freee業務委託管理」という三種の神器が、弊社の課題をどのように解決したのか、実例を踏まえて紹介していきます。
目次
LIGの課題と「freee」を導入した背景
我々の業務は、システムやアプリ開発、Webサイト制作にマーケティング支援、Webクリエイタースクールの運営などなど、プロジェクトが多岐にわたるため、収支管理も支払い管理も煩雑になりがち。しかも、クライアントや外部パートナーとのやり取りは特定の人物しか把握していなかったりと、あらゆる面で属人化しがちにもかかわらず、勤務形態が多様すぎて担当がつかまらないことも多々。
さらに、結婚や出産といったライフステージに変化のある世代がコア層で、身上変更も頻繁にあります。支払い関連は経理部、契約は法務部が担い、プロジェクトのお膳立ては業務推進が担当しますが、現場の動きまでは把握できません！ 抱える案件が増えるにつれ管理漏れが起きていました。
・パートナー管理が属人化しがち
・会計業務の手数が多すぎる上、不明点が見つかっても原因解明に時間がかかる
・勤務形態が多様で、給与計算が複雑かつ身上変更も頻繁
しかし、freeeのプロダクトを導入してからというもの、各種手続きや月締めの地獄の作業から解放された社員は数知れず……！
ということで、ここからはLIGが実際にどうやって課題を解決したのか、その全貌について紹介したいと思います！
【事例１】パートナー管理の属人化をfreee業務委託管理で解消！
まずは、はじめに導入した「freee業務委託管理」から解説していきましょう。
ちなみに、「freee業務委託管理」の前身となるツールが「pasture」です。こちらの記事「【フリーランス10名以上と取引がある企業必見】効率化＆ガバナンス強化できる「pasture」がマジで神！」でも紹介しているので興味がある方は読んでみてください！
わたしたちの仕事は、デザイナーやエンジニア、カメラマンにライターといった社外パートナーさんにお手伝いいただくことが多く、発注から請求書のやりとりまでを特定の担当者（LIG社員）が担っていました。つまり、外部の誰がどの案件に関わっているのか、把握しているのはその担当者だけ、という状況だったんですね。
請求書を依頼したり期日までに届かなければ催促したり、受け取っても間違いがあれば修正のお願いをしたりと、担当者のコミュニケーションコストは多大。しかも、案件管理が追いつかなくなると、発注漏れ・請求漏れが発生することもあり、情報を共有できていない管理部門が困ってしまう事態も少なくありませんでした。
なおかつ、パートナーから届く請求書のフォーマットもバラバラで処理業務はめちゃくちゃ煩雑。その上、2024年11月からはフリーランス法が施行。取引時に取引条件の明示や就業環境の整備、支払期日の管理など、フリーランスとの取引がある企業は対応が必要となります。
これらの諸問題を解決してくれたのが「freee業務委託管理」でした。
社外パートナーさんに登録してもらいさえすれば、あとはプロジェクトが始動するたび、「freee業務委託管理」上で発注書を作成するだけ。発注から納品の確認、請求書の提出依頼と受領、支払いまでが一元管理できるので、管理業務工数が激減しました。アカウントを発行すれば誰でもアクセスが可能なため、「やばい！あの案件の詳細って担当者しか把握できていない！」という緊急事態も起こりません。
▲「freee業務委託管理」導入前・後のフローの違いを図にしたもの
▲タスク詳細画面の下部にあるアクティビティログでは、パートナーはもちろん、担当者も交えてコメントのやりとりも可能
そんなわけで、属人化しまくっていたパートナー管理は、「freee業務委託管理」の導入によりすっかり風通しがよくなりました。パートナーが請求書の発行ボタンを押し忘れているな、と思ったら、以前は担当者経由の催促が必要でしたが、直接経理からリマインドもできちゃいます。
請求書回収に関しては､請求書の記入ミスが頻発して、その都度、パートナーへ修正のお願いをしていましたが、担当者は法令に詳しいわけではないのでどこが間違っているのか的確な指示ができないこともあり……。本当によかった！
社外パートナーさんからの評判も上々です。請求書の内容があらかじめ入力された状態なので、画面上で確認してクリックするだけ。
▲発注内容が請求書作成画面に最初から入力されているため､数クリックで正しい請求書を作成可能
おまけに、法令が改正されると対応機能を自動アップデートしてくれるのも大きなポイントです。おかげで、「下請法」「フリーランス法」「電子帳簿保存法」「インボイス制度」といった新たな法令も遵守できてます。
お互いに手間が減って、抜けや漏れもなく、スムーズにやり取りできるようになりました。
【事例２】経理の確認作業が激減！freee会計で属人化も解決！
……と、外部パートナーとたくさん取引しているLIGならではの課題が解決されたところで、一般企業も「あるある！」と共感必至の、バックオフィスの主要業務、会計・経理関連の課題について触れたいと思います。
そもそも、会計業務って手数が多すぎませんか？ 入金や支払いの期日に翻弄され、明細に記載されている取引情報を転記して、入金管理のために仕訳と消込の作業もおこなって。
手作業で進めると必ずミスは起きますし、そのリカバリでまた仕事が増えたりして。
しかも、先ほども触れた通り、弊社では複数のプロジェクトが並行して進んでいます。担当者だけが手持ちのプロジェクトの全容を把握している状況に陥りがちなんですよね。そんなわけで、経理業務を進めるうちに、とんでもない数字がポンッと現れたりすると、それがなんの数字なのかがわからず、関係各所への確認が必要になり、作業がストップしてしまいます。
「これ、なんの支払い？」
「 誰が承認したの？」
「 えっ、担当者が出張中で連絡取れない？」
なんて具合に……。
そこでですよ、「freee業務委託管理」が解決してくれた属人化課題とも被る部分だけに、「freee会計」ならきっと得意に違いないと踏んで導入してみたところ、これが大当たり！
「freee会計」は月次決算までいかに手作業を減らせるか、という部分に特化しています。全国ほぼすべての銀行やクレジットカードサービスなどと連携しているので、明細に記載されている取引情報の入力はもちろんのこと、仕訳も消込も自動。入金や支払いの期日を設定しておけば、スケジュール表まで自動で作成してくれるんです。おかげさまで膨大な入力業務が激減しました。
▲取引情報の入力画面（画像はfreeeデモ画面より）
こうした自動化に加えて役に立っているのが、ドリルダウン機能です（ドリルダウンとは、データの集計レベルをひとつずつ掘り下げて集計項目をさらに詳細にする操作のこと）。
「freee会計」では、カスタムレポート機能といって、freeeへの取引登録時に入力したさまざまな情報（日付、勘定科目、各種タグなど）から、クロス集計したい2軸を選択することで、カンタンに独自のレポートを作成できる機能があります。さまざまな数値を一覧で確認できるので、“とんでもない数字”が見つけやすくなるんです！
これにドリルダウン 機能を使えば、“とんでもない数字”をワンクリックするだけで、内訳や元となる取引の詳細を確認できちゃう！ 担当者に問い合わせる前に解決できるケースが多く、とても助かっています。
▲集計表にとんでもない数字を発見！ クリックすると……（画像はfreeeデモ画面より）
▲新しいタブ画面が開き、その金額の内訳を確認することが可能（画像はfreeeデモ画面より）
しかも、SlackやLINEなどのチャットツールとも連携できます。経費精算や支払い依頼、各種申請、承認をSlack経由で行うと、「freee会計」にも反映・入力されるという手厚さ！ この機能、実はまだLIGでは導入していないので、今すぐにでも連携してほしい……。
▲freee会計の経営データの画面（画像はfreeeデモ画面より）
さらに、月次決算の早期化、属人化脱却だけでも充分だというのに、このプロダクトの強みは“経営データが可視化されること”、だったんです！ プロジェクトごとの売り上げ、売り上げ代金の入金予定、部門別の損益や資金繰りの予測が、会計ソフトへ一度入力するだけで一覧で確認できるので、わざわざ集計して資料を作らなくても、リアルタイムで見たい情報にアクセスできます。これは思わぬ収穫……！
それに、先に導入していた「freee業務委託管理」との合わせ技も見逃せません。「freee業務委託管理」の管理により受領した請求書や取引先の情報は、そのまま「freee会計」に連携できるんです。請求書情報の手作業での転記は不要だし、入力ミスの不安も解消されて、請求処理はさらにスムーズになりました。
「freee会計」の導入により、業務にあたるバックオフィスの負荷は明らかに軽減されました！ ついでに「担当じゃなきゃわかんない」なんていう誰も幸せにならない問題も解決できてホクホク。弊社のfreeeへの信頼はどんどん深まってます！
【事例３】多様すぎる勤務形態も余裕で捌く！ freee人事労務の導入で、給与計算はもちろん、年に一度の年末調整が体感「秒」になりました
「freee人事労務」については、LIGにとってもはやなくてはならないプロダクトと言っていいでしょう！
我が社は勤務形態が本当に多様。なかには地方に移住した社員もおり、個人ごとの労務管理がめちゃくちゃややこしいことになっています。また、結婚や出産に伴う転居や扶養親族状況の変化、産休・育休の取得や時短勤務と、身上変更にまつわる諸手続きも頻繁だったりします。
お察しの通り、こうした複雑な労務管理も「freee人事労務」の得意とするところでした。
▲従業員情報の登録画面
LIGでは従業員のすべてが「freee人事労務」のアカウントを持っており、勤怠に始まり身上変更や給与明細に至るまですべてペーパーレス。かつてのように、給与ソフトに手打ちする作業は不要なので、バックオフィスは手間とミスから解放されたというわけです。慎重に管理したいマイナンバーをはじめとする個人情報も紙で保管する必要がないので、紛失リスクすらありません。
LIGで働いている人たちって、多様な勤務形態が認められているからこそ、いい仕事ができていると感じます。「freee人事労務」がある限り、今の働きやすい環境はキープできそう！
また、「freee業務委託」同様に、新規法令の対応も迅速！ とくに、減税額を計算して給与明細に記載しなければいけないなど、かなり負荷がかかるとして物議を醸した「定額減税制度」への対応は、どこよりも早かったです！ ワンクリックで減税額を計算・各種書類へ反映する機能が実装されたときは、会計業務に関わる我が社の社員もほっと胸をなでおろしました。
ちなみに、「freee人事労務」は年間タスクにも強く、年末調整や算定基礎といった年に一度の大仕事でさえ、アンケート形式で回答をもらうだけ。これまでの作業量と比較したら、もはや秒！ 師走が繁忙期ではなくなったことも付け加えておきます。
freeeを導入したら、バックオフィスの膨大な業務が軽減された
おかげさまで、バックオフィスの膨大な業務がスリム化され、気がかりだった働きやすさが大幅に改善されました。
また、freeeの大きな強みは、直感的に操作できるシンプルなUI・UX。一度導入してしまえば、簿記だとか法令まわりに少しくらい疎くても、問題なく一連の作業を進められるんです。なので、新しい担当が入っても滞りなく事務手続きが進行します。
ちなみに、freeeのプロダクトは年間500以上ものアップデートが行われているそう。徹底的に手作業をなくすため、日々研鑽を重ねているんですね……！ 頭が下がります！
「freee会計」「freee人事労務」「freee業務委託管理」といったfreeeのプロダクトは、こんな課題に悩む会社におすすめです。
・バックオフィスの工数を減らしたい
・人的資本を現場に集約したい
・経営全体を可視化したい
従来の会計ソフトのような単機能サービスとはまったく異なり、導入することでほかの課題までも意図せず解決できてしまう優秀プロダクトです。ぜひ一度、お問い合わせ＆相談してみてくださいね！
【おまけ】まだまだfreeeの良さを伝えきれていないので、セミナーに登壇します！
今回、バックオフィスでの課題解決を紹介してきましたが、バックオフィス業務の実態や課題、freeeを使っての感想など、今回の記事では伝えきれなかったことがまだまだあります。
ということで、freee×LIGによるトーク形式でのセミナーを開催しちゃいます！ オンライン開催・参加費無料となりますので、バックオフィス業務の改善に少しでもご興味のある方！ お気軽にご参加ください！
