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【フリーランス10名以上と取引がある企業必見】効率化&ガバナンス強化できる「pasture」がマジで神!

しどう

みなさんこんにちは! 営業事務のしどうです。

私は営業事務として、営業担当者が抱える事務作業のサポートなどをしています。そのなかでも大事な業務の一つが、LIGの記事制作にご協力いただいているパートナーさん(フリーランスのライターやカメラマン)への発注・請求管理です。

基本的にパートナーさんとは業務委託契約を結んでいるんですが、関連する法律が多いため業務が煩雑だし、発注書や請求書のやり取りも面倒で、正直苦痛……。しかも、月末の忙しいタイミングに発注・請求漏れが発覚すると、ムキーッてなります(笑)。

最近は副業やフリーランスを活用する企業も増えているので、同じような悩みを抱えている担当者も多いんじゃないでしょうか?

でも、とあるツールをLIG が導入してからパートナーさんの管理業務がグッと楽になったんです! それがこちらのフリーランスマネジメントツールpasture(パスチャー)です!

pastureとは?】
企業がフリーランスとの間で行う契約から発注、支払いまでを一元管理できるクラウドサービス。発注書や請求書の発行、メッセージの送信、社内の承認作業などがこれ一つでできて、事務作業の負担を軽減してくれる。エン・ジャパン株式会社が提供。

なんとpastureなら、パートナーさんへの発注から請求書の受け取りまで、あらゆる業務がワンストップでできちゃうんです!

一元管理することで発注や請求漏れが防げるうえに、しかも法令に合わせた請求書などのフォーマットが用意されているので、法令遵守もバッチリ。マジで神です。

▲pastureの3つの提供価値

そこで今回はリアルにLIGでバリバリ使っている「pasture」について、導入の背景やその機能についてお伝えしたいと思います。

フリーランスの方々との取引を多く抱えている企業のご担当者様、ぜひ熟読してください!

pastureについてもっと詳しく知る

 

そもそもどうして「pasture」を導入したのか?

 
まずはこれまでパートナーさんのマネジメントでどんな課題を抱えていたのか、その背景をご説明します。

属人化したパートナーさんの管理を一つのツールにまとめたい

LIGでは基本的にパートナーさんとの連絡や請求書などのやり取りは、制作ディレクター、編集者(エディター)など各案件の担当者がそれぞれ行っていました。そのため管理が属人化してしまっていたんです。結果、こんなトラブルが起きてしまいました。
 

起こっていたトラブル
  • 担当者がどのパートナーとどのような仕事しているのか、管理部門が細かく把握できていない
  • 請求書の修正などの依頼も担当者を介して行っていたので、余分なコミュニケーションコストがかかってた
  • 発注・請求漏れが発生していた

担当者によっては、LIGブログやクライアントのメディアなど、いくつもの記事制作案件を同時並行で進めているため、パートナーさんとのやり取りも多く、大きな負担になっていたんですよね。

しかも案件管理がしきれず発注や請求漏れも発生。担当者が情報を抱え込んでしまっているので管理部門も事態に気づくのが遅れ、担当者や私が慌てて対応することも少なくありませんでした。

しかもありがたいことにLIGへのご依頼は増えていて、担当者の業務もパンク状態。パートナーさんとのやり取りについて「一元管理による属人化からの脱却&状況の可視化」が急務だったんです。

IPOのために厳格な法令遵守が必要

LIGでは新規上場(IPO)を目指しています。IPOを実現するためにはコーポレートガバナンス・内部統制における上場審査水準を確実にクリアしなければいけません。発注・請求管理については、次の3つの法令の遵守が必須です。
 

3つの法令遵守
  1. 下請法(下請代金支払遅延等防止法)
  2. 電子帳簿保存法(改正)
  3. インボイス制度(※)

※2023年10月開始予定(2022年3月31日時点)

今まではパートナーさんとの発注・請求書は、私が確認するのはもちろん、法務部門でも厳格にチェックを行ってたのですが、これがまあリソースも時間がかかる。しかも、知らないうちに法令が変わって違反になってしまうケースもあるんですよね。法令遵守は絶対なんですが、これらに手間ひまをかけてしまうと、他の業務が回らなくなってしまいます。

だから法令遵守は徹底しつつ、効率化を図ることが必要でした。

 
スバリpastureは、この「パートナーさんとの情報、やり取りの一元化」「法令遵守」という課題をほぼ自動でクリアしてくれるツールだったので、導入に至ったわけなのです! 

pastureの活用事例を
もっと知る!

「pasture」のここがスゴイ!

 
さてではどんな風に一元管理や法令遵守が実現できるのか、使っていてどんなところが便利なのか、リアルな感想をお伝えします!

発注から請求まで「pasture」だけで完結!

pastureを使う最大のメリットは、発注から請求までがワンストップで済むことです! 具体的には次のようなことができちゃうんです。
 

pastureでワンストップ!
  • プロジェクトの組成
  • タスクへのアサイン
  • タスクの進捗管理
  • 請求書の発行・管理
  • フリーランスの方の評価

 
pasture導入前にLIGが行っていたフリーランスとの発注・請求業務は、下記の流れでした。
 

発注・請求業務の流れ
【発注業務】

  1. 担当者がその月のパートナーさんへの発注状況をスプレッドシートに記載
  2. スプレッドシートを見て営業事務(私)が発注書を作成
  3. 法務部が電子契約サービスを使って各パートナーさんに送付
  4. 電話やメール、各パートナーさんに合わせたチャットツールで進捗確認、納品

【請求業務】

  1. パートナーさんが気づいたタイミングで請求書を作成
  2. 担当者が請求書を受領し営業事務(私)へ共有
  3. 私と法務でフォーマットがバラバラの請求書をチェック
  4. (記載にミスがあった場合)担当者に該当箇所を共有、担当者が修正を依頼
  5. 正しい請求書を回収し、支払処理へ

……これが時間も手間もかかるんです。しかも担当者がスプレッドシートの更新を忘れていて、発注書の送付漏れでトラブルになることもしばしば。

でも、pastureを使えば、案件管理も発注書や請求書の作成・送付もすべてのタスクがpasture上でワンストップで完結! 導入前・後を図にするとこんな感じです。

こうしてみると……

pasture、凄すぎませんか!!??

pastureを使えば、誰にいつ発注書を送ったのかの確認や発注書の合意形成もワンクリックでできちゃいます。請求書も今までは担当者を介して回収していたのですが、これらすべてpasture上で完結。対応漏れが発生しない管理体制を実現できました!

また、コミュニケーションも楽々。編集担当者を介することなく、pasture上から請求発行されていない発注を一括選択で確認、そのまま催促のコメントができる機能もあるので、コミュニケーションがとてもスムーズ。パートナーさんによっていちいちコミュニケーションツールを変えながら対応する必要はありません。

ちなみに発注書作成はこんな感じで必要項目を入力すれば、発注書が自動で作成されます。これをpasture上でパートナーさんに送ればOK!

▲【発注書作成画面】タイトルや納期、支払期限などの必須項目を埋めるだけ!
 

タスクの進捗も「作業中」「提出済み」「検収済み」など文字と色でステータスが分けられているので、一目瞭然。対応漏れもなくなりました!

▲タスクの進捗も一覧で確認! めっちゃ見やすい……!
 

実際、LIGでは毎月150〜170名ぐらいのパートナーさんとの取引対応をしているのですが、pastureを導入したことで、それまで毎月7営業日かかっていた発注・請求業務がなんと「3営業日」に短縮されました!

もうありがたいとしか言いようがありませんね。

請求書の修正もサクッと対応!

私がpastureを使い始めてすっごく助かっているのが「請求書の修正が手元でできる」ことです。

というのも、パートナーさんが自分で作成した請求書は「発注月が違う」「源泉所得税の計算が漏れてる」といったミスが発生していることが少なくありません。今までそういった場合には、案件の担当者に内容を伝えて、担当者から「ここを修正してください」とパートナーさんに連絡してもらっていましたが、これって無駄な伝言ゲームですよね?

しかも、何がどう間違っているのか担当者がパートナーさんにうまく説明できず、何回も修正し提出し直してもらうケースもあって、担当者にも私にもパートナーさんにも、結構な手間とストレスがかかっていました。

ところがpastureなら、こちら側(私)で請求書の修正ができるんです。しかも担当者を介さず、pasture上で営業事務とパートナーさんが直接やり取りできるので、「ここを修正したので、問題なければ承認してください!」と連絡し、修正変更の承認をパートナーさんからもらえばそれで完結します。

▲編集をクリックして簡単に修正!修正の連絡もチャット上でスムーズ!
 

月末にバタバタと修正を依頼しなくてもよくなったので、めちゃくちゃ楽になりました!

ちなみに請求書はCSVでダウンロードできるので、それを使って支払い処理も可能です。

▲ダウンロードもワンクリック!
 

コンプライアンスの面でも安心

これは導入の背景でも記載しましたが、3つの法令を遵守するためにpastureは必須ツールです……!

これまでは請求書も一枚一枚、支払い期日が記載されているかなど、法令に沿った内容になっているか丁寧にチェックしていました。月末はものすごい数の請求書が届くので、夕方になると目が疲れてショボショボになるんです……(泣)。

でも、pastureを導入してからは、原則としてpastureに搭載されているフォーマットに統一したんですが、これが神!!!
 

▲フォーマットで請求書を作成してもらうことで抜け漏れを防止!

pastureは、法令遵守した各書面のテンプレートを発行できて、だからその請求書が法令に沿った内容になっているか、いちいちチェックしなくてもいいんです。しかも、仮に法令が改正されてもシステム側でテンプレートを自動アップデートしてくれるんです! もうほんとに助かっています。

上場を目指すうえで、監査法人からの「フリーランスとの取引が正しく行われているか」を説明する際も、pastureを使えばCSVデータ・pastureの画面を見せることで対応できるので負担を大きく減らすことができますね♪

3つの法令遵守の詳しい内容については下記pastureのHPで解説しているのでぜひチェックしてみてくださいね!


 

【下請法】公正な取引や下請法を考える

【電子帳簿保存法】電子帳簿保存法に対応。取引先への発注・請求業務の電子化ならpasture!

【インボイス制度】インボイス制度(方式)とは?2023年から変わることと事業者が対応するポイントを解説!

pastureの資料をダウンロード

【現場の声】LIG担当者、パートナーさんから見てpastureってどう?

 
ここまで営業事務目線のpastureの魅力をお伝えしました。では現場の負担はどの程度軽減されたのでしょうか? ちょっと聞いてみました。

LIG担当者

ico 人物紹介:やぎデジタルマーケティング部 PRチームリーダー。普段からディレクターとして多くのパートナーさんと関わる。
しどうLIGブログの記事広告制作でパートナーさんと関わることが多いやぎさんです! さっそくですが、pastureを導入してから何か変化はありましたか?
やぎめちゃくちゃ楽になりました! 特に効果が大きかったのは、発注書の送付や請求書の回収を自分でやらなくてもよくなったことですね。パートナーさんとの書類のやり取りって、正直すごいめんどくさかった(笑)。
しどう(笑)。しかも請求書の修正してもらう際も、どこがどんなふうに間違っているのか説明するのは大変でしたよね。
やぎ本当にそうです(泣)。でも今はpastureを使ってしどうさんがメインでやってくれるので、一気に負担が軽くなりました。その分、メイン業務に集中できるようになったんです。他のメンバーからも同じような声が上がっていますよ。
しどうおぉ〜。それは嬉しいですね〜。
やぎそれに下請法を遵守したフォーマットになったことで、新規で取引を始めたフリーランスの方や企業からの信用度もアップした気がします。
しどうそう、そこ大事なんです! 法令遵守ができているかどうかは企業の信用にも直結しますからね。ちなみにやぎさん的にはどの機能がお気に入りですか?
やぎ「評価」でタグをつけられるのが便利ですね。LIGではパートナーさんに職種名や業務委託契約の有無でタグをつけているので、タグで検索してプロジェクトに合ったパートナーさんを見つけることができます。
しどうほかにはどんな機能が役に立っていますか?
やぎパートナーさんの評価コメント機能ですね。今まで一緒に仕事をしたことがない方でも、ほかのメンバーからの評価を見てアサインすることもありますね。今まではパートナーさんの情報って各担当者の頭の中にあったので、いちいちメンバーに「この人どう?」って聞いていたんです。これがほぼなくなりました。

▲評価コメント機能

しどう確かに、パートナーさんに関する情報は属人化していて、共有する仕組みはなかったですね。評価コメント機能を使うことで、チームや部署を超えてシェアできるようになったんですね。
やぎ社員の入れ替わりもあるので、情報がツール内に蓄積されていくのってすごい大事なんですよね。pastureがあれば、それらをナレッジを集約して管理できます。
しどうなるほど。参考になりました、ありがとうございます!

 

パートナーさん

ico 人物紹介:Nさん フリーランスのライター。多くのLIGブログの記事を執筆していただいている。
しどうNさんとLIGは3年以上のお付き合いですね。ぶっちゃけた話、いきなり「今後はpastureでやり取りします!」って宣言されてめんどくさいと思いませんでしたか(笑)。
Nさんえーっと正直なところ、ご案内があった瞬間は少しだけ(笑)。いろんなクライアントさんとお仕事をしているんですが、みなさん連絡や請求に使うツールが違うんですよ。だから「え、またツール増えるの? 使いづらかったらイヤだなぁ……」と思っていました。
しどうなるほど、フリーランスのみなさんにはそんな悩みがあるんですね! それで実際使ってみてどうですか?
Nさんすっごく使いやすいです! 以前は請求書をプリントアウトしてPDF化して送付していたんですが、pastureは内容を確認したら画面上で電子印を押して、そのままLIGさんに送れるんです。請求業務にかける作業時間は10分の1くらいになった気がします。
しどうめちゃくちゃ削減できたんですね! 実は導入時にパートナーさんから反発があるんじゃないかって、ちょっと不安だったんですよね。
Nさん最初は戸惑いましたが、今は導入していただいて本当によかったと思っています。恥ずかしながら過去には請求書の記載ミスや請求漏れもあったんです……。
しどう法律もどんどん変わってきていてフリーランスの方からみても煩雑ですよね……。
Nさんはい。でもpastureなら請求書の内容はすでに入力されているので間違いはないし、案件ごとの進捗がタスク管理画面で一覧で見られるので「提出したからステータス変えなきゃ」「あの案件の振り込みは来月か」と状況がすぐに把握できます。全部のクライアントがpastureにしてくれたらいいのに、って本気で思います(笑)。
しどうすごい高評価! でもみなさんにとっても業務効率化や管理の適正化につながっていると知って、導入を決めた判断は間違っていなかったと安心できました!これからもよろしくお願いします!

pastureを導入している企業はコチラ

pastureを使えば企業もフリーランスもWin-Win


業務効率化も法令遵守もできるうえに、フリーランスにとっても利用メリットの大きいpasture。LIGにとっては、もはやなくてはならないツールです。

同じようにフリーランスの方とお仕事をする機会が多いメディア運営者のほか、業務委託先との請求書などのやり取りが煩雑でお困りの企業には、ぜひともおすすめしたいですね。

それでは最後にポイントをおさらいしておきましょう!

pastureはココがいいよ!
  • フリーランスや外注先企業とのやり取り・管理がワンストップでできる
  • 発注や請求のやり取り、書類作成がカンタン
  • タスクの進捗が一目でわかり、対応漏れが防げる
  • コミュニケーションコストが大幅に削減できる
  • 法令遵守されたフォーマットが使えて便利
  • フリーランスのスキルや担当者からの評価がリスト化され、社内で情報共有できる

めっちゃ便利なツールなので、気になった企業の方は、まずはお問い合わせしてみてくださいね。

pastureについてデモ視聴してみる!