案件終了後のクローズドMTGが実は商機?コミュニケーションを改善する3つのポイント

よっしー


案件終了後のクローズドMTGが実は商機?コミュニケーションを改善する3つのポイント

こんにちは! メディアディレクターのよっしーです。
ディレクター経験ゼロの私が、LIG’s DIRECTION School初級編3日目に参加。今回も前回に引き続きレポートにてご紹介いたします!

▼前回までのレポートはこちら

さて、今回は「スタッフとのコミュニケーションからディレクションを設計する」をテーマにした講義でした。
プロジェクトのボトルネックは「伝える部分」で起きることが多く、しっかりコミュニケーションを構築することがプロジェクト成功の第一歩。いかにしてコミュニケーションを構築するかがディレクターの力量です。その「コミュニケーション」を講義とワークショップを行い学んできました。

講師は、ILY.株式会社取締役、株式会社GlobalFun代表取締役、株式会社ファーストタッチ顧問の岩井 和希さんです。

【写真】岩井様 今回の講師:岩井 和希 氏
ベンチャーにて事業開発やマーケ/広報/企画部門リーダーを兼任。複数の法人設立に参画し、現在はアプリやWebのディレクションの他、マーケのコンサルティングも行うマルチなディレクター兼プロデューサー。

はじめに:『LIG’s DIRECTION School 2016』とは

そもそも『LIG’s DIRECTION school 2016』とは、LIGと日本ディレクション協会が共同で開校したスクール。
なかなか体系的に学びにくい「ディレクション」を、豊富な現場経験を持つプロの講師から直接教えてもらえる内容になっています。

授業は初級もしくは上級コースがあり、それぞれ全6回、1年間かけてディレクションノウハウを習得します。なお、単体受講も可能なので参加できる回だけの参加もOK!

>>スクール詳細はこちら<<

コミュニケーションを改善し、ディレクションを最適化する重要な3つのポイント

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仕事上のミスコミュニケーションによるトラブル、みなさんも経験があるのではないでしょうか? 私自身、情報共有や仕事の依頼に最適な手段やタイミングって実は理解できているようで理解できておらず、「メンバーを巻き込むって難しいな〜」と日々感じています。

もし、コミュニケーションを改善することで仕事のパフォーマンスを今までの2倍にも3倍にもできるなら、見直さないわけにはいかないですよね! そこで今回、講義の中で特に大事だと思ったことを3つご紹介します。

1. 決めるべきことの目的(ゴール)を決めよう

釈迦に説法かと思いますが、コミュニケーションにおいて「目的」を明確にして臨むことが重要です。コミュニケーションを始める前に「何を伝えたいのか」「どうしたいのか」を頭に置く、もしくは紙に書くということを習慣化しましょう。

ディレクションのスキルに必要な提案の手法として「エレベーター・トーク」というものがあります。これは、エレベータに乗っている短い時間で投資家に自分のアイデアを売り込んで契約に持っていった話から由来した手法。結局、達成したい目的が明確でないと、相手に端的に内容を伝え動いてもらうことは困難です。そのため、簡潔に物事を伝える意識が非常に大切なんですね。

特にプロジェクト進行においては、報告MTG、決定MTG、アイデアMTGなど目的に応じた会議がいくつもあるかと思います。そこで「いま参加している会議の目的は何なのか」ということ理解している必要があります。講師をしてくださった岩井さんは、「それを理解しないまま進めてしまうと課題の抜け漏れ、無駄な会議で時間を浪費してしまうなど、ディレクターにとって致命的になるようなことを引き起こしかねません」とおっしゃっていました。

2. プロジェクト終了後の「クローズドMTG」をやろう

会議の種類はプロジェクトのフェーズごとに複数存在します。特にWeb開発のディレクションの話になりますが、各プロジェクトが終了またはフェーズが終了したタイミングでみんなで集まって反省会をやる「クローズドMTG」を行いましょう。課題や改善点が明確になり、クライアントを含めて行えば、追加発注・継続契約につながる可能性も高まります。

クローズドMTGの振り返りには「KPT法(Keep/Problem/Try)」というフレームワークが、便利で初心者でもわかりやすくオススメなのだそう。

ホワイトボードや模造紙を三分割し、メンバー全員で今回のプロジェクトについて「良かったこと、続けていきたいこと(Keep)」「悪かったこと、改善すべきこと(Problem)」を時間を区切って(5〜10分)、付箋で一斉に書き出します。その後、KeepとProbremの意見をまとめてから「次に取るべきアクション(Try)」を出していきます。
「例えば、ホワイトボードを使って、クライアントを混ぜてやるとワイワイできて楽しいですよ」と岩井さんはおっしゃっていました。Web開発に関わらずとも活用したい手法ですね。

KPT法(Keep/Problem/Try):https://jobkul.com/magazine/column/kpt.html

3. テキスト化、イメージ化して正確な情報共有のための「ドキュメント」活用法

情報共有のコミュニケーションには会議以外に、ビデオチャットやテキストチャット、メール、そしてドキュメントなど、様々な手段があります。 それぞれのメリットやデメリットを理解して適切なタイミングで用いることで、情報共有がスムーズになり、そしてパフォーマンス向上にも繋がります。

特に「ドキュメント」(Word、Excel、PowerPointなど)は、チャットなどのコミュニケーションツールが一般的になる昨今においても、その情報の永続性と、より成果物の完成イメージに近い状態のデータを共有できる点で有用です。そのためドキュメントの活用は円滑なコミュニケーションにおいて肝になります。

Web開発において基本的には、ミッション〜仕様書作成まで資料が用意されている必要があります。しかし、すべてをディレクターがつくることはできませんし、クライアントがつくるのを待っていてはプロジェクトは進みません。その場合は「ディレクターが、全体の進行をハンドリングしながら、叩きの資料をつくり、クライアントや開発メンバーなど専門家と分業して一緒に進める」ことが大事になるとのこと。作成した資料は、今後の資産になるので必ずデータを残しておきましょう。

岩井さんは「すべてのドキュメントをディレクターがつくるのは無駄! ただし、丸投げは禁止! 叩きをつくるために、その資料の意味や存在目的を理解しようとすると知識も深められるので努力することに価値があります」と言います。こういった経験の積み重ねの結果、ディレクションの知識量・情報量を深めることができるのですね。

最後に、イベントで使用したスライドをシェアいたします!

 

ワークショップの様子を少しだけご紹介!

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今回のワークショップでは、「廃業寸前の老舗家具メーカーが起死回生として新商品の枕をつくり、そのwebサイト開設の話が来た」という前提で「サイト名を決める」というお題が出されました。キックオフMTGからクローズドMTGまで3回会議を行います。早速講義で学んだことを実践して、アジェンダのフォーマットを作成するチームも。

 
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第2会議では、サイト名決定のため枕の機能の検討とマーケティング施策を考えます。「会議の進め方は各チームのファシリテーターにお任せします!」と岩井さん。メンバー全員がディレクターという環境でファシリテーターは進行に苦戦しているようでした。

 
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第3会議、案件終了後のクローズドMTGでは、提案したサイトのタイトル提案が成功したという設定でこれまでの会議について、KPT法を使い振り返ります。あるチームでは「会議が順調に進みすぎてネガティブな意見が出なかった」という意見も! 批判的な意見は、新たな視点を取り入れるためにも、抜け漏れにも気づけるので大切なのだそう。

 
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スクールは終始、ディレクション協会のみなさんや講師の方など、経験豊富なディレクターがワークショップのサポートに入ってくれるので安心でした。会議の時折、笑い声が聞こえるなど、終始和やかな雰囲気で進められました!

おわりに

top スクール終了後の懇親会の一枚

「ディレクターのスキルは、 ビジネス基礎スキルの積み上げです。 ディレクションをスムーズに進められる人は、どんな仕事でもだいたいできます。食いっぱぐれない」そうおっしゃるのは講師の岩井さん。

「コミュニケーション」というテーマは前回の初級2日目と同じではありましたが、また違った視点で意思疎通を考えることができました。参加するたびに感じるのは、ビジネススキルを卓越してこそディレクションという仕事が成り立つものだということ。

非常に充実した時間を過ごすことができました! 次回も楽しみにしています!

【告知】LIG’s DIRECTION school 2016はまだまだ続きます!

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今回わたしが参加したのは、『LIG’s DIRECTION school 2016』初級編3日目でしたが、各回の内容は連続していないため、単発での受講も可能です。

直近では6月19日(日)に上級コース3回目を開講します!
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それでは、また!

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