【新人デザイナー必見】制作スケジュールを守るために実践したい3つの管理テクニック

Webサイト制作のスケジュールを引くときに知っておきたい3点はこちらの記事から

Webデザイナー歴6年のマチルダです。振り返ってみれば、本当に失敗の連続でしたが、1年目のときに一番苦戦したのは「締め切りを守ること」。

業務を行う上で基本とも言えることですが、身につくまではかなり苦戦し、ときには徹夜になることもしばしばありました。そこで今回は新人デザイナーの方の参考になればと思い、自分の失敗談を踏まえながら、実際に私が行っていたスケジュール管理術をご紹介したいと思います＾＾

締め切りを守るために実践したスケジュール管理術

1. 作業スコープを事前に確認する

「作業スコープ」とは、制作するものの量や範囲のこと。
働き始めた頃は、自分がどれくらいのクオリティーのものを、どれくらいの時間で作成できるのかがまったくわからず、想定していた作業時間の2倍くらいは時間を費やしていました。そんな折に、バナー制作を担当していた際、ディレクターさんとの勘違いでバナー制作の点数を誤ってしまい、急遽先輩に手伝っていただくという苦い経験をしました。そんな思いをしないためにも、作業スコープを必ず確認しましょう！

実践したこと

1. とにかくメモに書き出す

手書きや自分が使いやすいツールを使って、口頭やメールで伝えられた作業スコープを書き出しました。
特にバナー制作の際はサイズ違いで複数制作することも多いので、抜け漏れをなくすためにも実践していました。

2. 書き出したものを共有する

自分で整理・リスト化が完了したら、ディレクターさんの席まで行って声に出して読み上げて確認していました。一見、確認する時間自体がもったいないように思われますが、ミスをして失う時間の方がもったいないのでオススメです。

3. 先手を打って確認する

おかげさまで業務にも慣れてきたので、最近では自分から先手を打って作業スコープを確認しています。例えば、LP（ランディングページ）の制作依頼があった際は、それに付随するバナー制作はないかを自分から聞くことで、自分のタスクも管理しやすくなり、案件もスムーズに進行できるようになりました。

2. クライアントと社内のスケジュールを確認する

クライアントさんへの提出締切りはもちろんですが、忘れてはいけないのが社内チェックの時間です。
先輩デザイナーやアートディレクターへのチェック、ディレクターへのチェックなどのスケジュールを確認した上で、社内チェックにどれくらいの時間が必要になるのかを把握します。その上で何時までにデザインを上げないといけないのか逆算するのがオススメです。

実践したこと

1. 先輩デザイナーのチェック時間を確保

まずはデザインチェックをしてくれる先輩のスケジュールを確認。先輩も自分の案件や外出などの予定があるので、「チェックしてもらえなくて締切りが遅れました……」とならないように事前にデザインチェックをしてほしい日を伝えていました。

2. 修正する時間も想定しておく

チェックの後には必ず修正が発生するので、修正時間も加味したスケジュールを細かく引いていました。また、制作着手前にコンセプトやイメージをあらかじめ相談するなどのコミュニケーションを取ることで、デザインチェックがスムーズになりました。

3. 制作スケジュールを立てる

さて、作業スコープとスケジュールが見えたら、制作スケジュールを立てましょう。

実践したこと

1. 制作にかかる「想定工数」を出す

まずはじめ、制作にどれくらいの時間がかかりそうか「想定工数」を出してみます。はじめのうちは「想定工数」と実際に作業した時間「実働工数」がズレてしまうことが多いですが、経験を積むうちに差が縮まってきます＾＾b

▼スケジュールがずれたらこまめに修正 （想定工数と実働工数の差が見たい方は、それぞれカレンダーを分けても◎）

2. 工数管理用のカレンダーを設定する

外出予定や会議の予定を共有している場合は、それとは別に「工数管理用カレンダー」を作成して管理を分けるのもオススメです。詳細設定で「閲覧権限」も変更できたりするので、新人さんのスケジュール管理などにも活用できます。
自分は3年くらいgoogleカレンダーを使用しています。自分の使いやすいツールを探してみてくださいね。

【おまけ】スケジュールでがんじがらめになったら……

今までスケジュール管理についてお話ししてきましたが、自分が立てたスケジュールがプレッシャーになり、焦ってしまい制作に集中できない謎のジレンマに陥ることもありました。そんなときの自分なりの改善法です。何か参考になることがありましたら幸いです＾＾b

1. 手書きラフを描く

スケジュールを立てて、思った以上に時間がない……！と焦ると、いきなりPCに向かってしまいがちです。でも手で描くことで頭もクリアになってくるので、焦っているときこそ手書きラフがオススメです。何をつくるのかイメージをしっかり決めてから作業に取り掛かると◎

2. 周りに相談する

一人で集中して作業する時間も大切ですが、ときには思い切って周囲に相談してみると、思わぬ活路を見出すことがあります。
ただ、あまりに聞きすぎると自分を見失うので加減は必要ですが。（経験談）

3. 邪念を捨てる

デザイナーになりたての頃、デザインに迷走してしまい、締め切りギリギリに「失敗したらどうしよう」「遅れたら怒られちゃう」とあれこれ考えて焦っていたときがありました。
そんなとき先輩から「デザインを良くすること以外は余計なことだから、余計なこと考えないで集中した方がいいよ」と言われ、衝撃を受けました。失敗したらどうしようなどと気にせず、邪念を捨て、デザインに集中したら確かに間に合ったんです。この言葉は今でも自分に言い聞かせながら制作しています。

まとめ

いかがでしょうか？

デザイナー駆け出しの頃は昼夜問わず根性で乗り切ることも多かったのですが、より良いクリエイティブを目指すには、作業に集中する時間を確保する必要があります。スケジュール管理は大切だなとしみじみ思っております。今までご紹介した方法はあくまで一例ですので、自分が無理なく続けられる方法を探してみてください＾＾

最後までお付き合いありがとうございました！
それでは、また！

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