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- 検収
- 請求
前回は契約・発注・納品のときに重要になる、契約書の種類とその効力について解説をしました。
今回は前回触れることができなかった、発注について細かく解説してみようかと思います。
発注書の流れについて
なぜ発注だけ細かくするかというと、発注時の認識合わせがのちのち重要になるからです。
通常だと発注書をもらってから作業しますよね。でも納期や難易度の都合上、1日でも早く着手しなければならないときも現実にはあります。
しかし契約が成立していないと、クライアントも発注書を送ることができません。
ここでもう一つ問題となるのが契約書の取り交わしにかかる時間です。
契約書の取り交わしには時間がかかる
契約書の内容によりますが、往々にして法務チェックや確認事項、交渉が発生します。これにはそこそこの時間を要します。
最悪なのは契約書や発注書が締結できていない状況で作業を進め、ある程度進んだ段階で案件が消失。つまりは「失注」してしまうケースです。
契約が済んでいれば作業分の費用を交渉できると思いますが、何もない状態だと交渉すら難しいです。こうなってしまっては、お互い不幸になってしまいます。
不幸を防ぐには？
そうならないために、エビデンスの残るカタチで発注の意思をもらっておきましょう。メールなど証拠がカタチで残っていれば、全く問題ないです。
上記であれば、大きな問題にはならないですが、以下のような場合だと非常にやっかいです。
打ち合わせの場で、
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クライアント「このシステムはどのくらい（金額）でできますか？」
ディレクター「この場合だと、○○万円でいけると思います。」
クライアント「わかりました。それであれば御社でお願いします」
ディレクター「承知致しました、ありがとうございます」
と、トントン拍子で話が進んだのに、よくよく見積もってみたら、打合せで伝えた金額を大幅に超えてしまった、というケースです。
口頭でも契約が成立する
ここで注意しなければならないのが、口頭契約の成立です。
契約は口頭でも成立することが認められており、このケースですと両者で発注と受注の意志が示されているので、契約成立となります。
こうなってしまったあと、金額を変更することは非常に困難です。
こんな事態を防ぐためにも、
- ディレクター「一度持ち帰って、正式なお見積書をご提出します」
と一言伝えましょう。
安易な回答で最悪な結果を導いてしまうより、はるかに健全です。
打ち合わせ一つで契約が成立してしまうので、一言一言注意して望むようにしましょう！
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