Web事業部実績紹介
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2015.02.17
LIG PR

会社の引越し準備!オフィス・事務所の移転時の注意点と物件探しのコツ

そめひこ

こんにちは! メディアマネージャーのそめひこです。

LIGはいまのオフィスに移転してきて1年半ほど経ちますが、嬉しいことに直近半年でたくさん人が増えたので、デスクがいっぱいいっぱいで席が足りません。
代表の岩上とゴウ、事業部長の僕はいつも社内ノマドワーカーでウロウロしています。席のあるインターン生が羨ましいですね。

今回はオフィス移転後にそういった事態が起きないための「オフィス移転時の注意点や物件探しのコツ」をオフィス物件探しのエキスパートである「オフィスマッチ」さんの情報提供により、まとめてみました。
オフィスや事務所の移転を考えている方、経営責任者・総務担当の方は、参考にしてみてください。

オフィス移転を検討する際に最初に行うこと

まずは、オフィス移転を検討しはじめたら確認しておきたいことを見てみましょう。
以下の3つは、押さえておくべきだそうです!

  • 「なぜ移転するか」理由を明確にする
  • 「新オフィスに求めるものと、その優先順位」を決定する
  • 「プロジェクトチーム」を立ち上げる

「なぜ移転するか」理由を明確にする

「なぜ移転するか」という理由を具体的に落とし込む必要があります。
オフィス移転を検討しはじめたということは、現在のオフィスではいけない理由があるからです。そこをしっかり明確にしなければ、物件探しの際に新オフィスに何を求めていたかがブレてしまいます。
何を解決するためのオフィス移転なのか、しっかりと「軸」をつくっておきましょう。

  • 人が増えて、デスクが足りなくなった
  • 現在のオフィスだとコストがかかりすぎるため

「新オフィスに求めるものと、その優先順位」を決定する

現在のオフィスではいけない理由が分かると、新オフィスに求めているものが具体的に見えます。
もちろん全ての条件をクリアできるような物件が一番好ましいですが、いくつもの条件をクリアするためには、「物件を探す」という人と時間のコストがかかります。
余分なコストをかけないためにも、ここは決して譲れないという最優先事項や重要事項などをあらかじめ決めておきましょう。

優先順位をきちんとつけておくことで、物件探しも効率良く行えますし、「こんなはずじゃなかった・・・」という事態を防ぐことができます。

【最重要事項】

  • 70人ほど入れて、人が増えたときに対応(増床)可能
  • 立地は上野

【重要事項】

  • キッチンとオープンスペースがある
  • 駅近が好ましい(来客が多い)

【優先事項】

  • マンガやゲームを置けるスペースがあること

「プロジェクトチーム」を立ち上げる

新オフィスへ移転することで、経営や生産性などがより良くなるという効果が期待できます。

そこで、オフィス移転にあたって、チームを立ち上げることがオススメだそうです。
人や時間のコストはかかりますが、よりよい新オフィスの環境作りの投資だと考えれば、そこにリソースを割く価値がありますね。そのチームでプロジェクトの1つとして動くことで、スピードや効率がグンと上がるそうです。

5〜6名のオフィス移転チームを編成する

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オフィス移転に必要な準備期間

オフィス移転が決定したら、すぐに始めるべき準備がたくさんあります。物件探しを始める前に、準備にかかる期間を細かく見ていきましょう。

解約予告期間

現在のオフィス契約の解除を、ビルのオーナーや管理会社に予告しなければいけません。それを「解約予告」と言います。
一般的には6ヶ月前に解約希望日を提出する必要がありますが、3ヶ月〜6ヶ月前とさまざまなこともあるので、まずはその期間を確認する必要があるそうです。
また、移転理由が契約の満了であっても、ビルによっては自動更新の場合が多いので、やはり確認する必要があります。

仮に、契約の期間内に解約するとなると、解約予告として必要だった期間の賃料などを支払う必要があり、その期間は旧オフィスと新オフィスの賃料を支払うという結果になるそうです。契約の内容によっては違約金が発生することもあるので、移転を検討し始めたら、まずは解約予告期間を確認しましょう。

上野共同ビル 解約期間:6ヶ月前

移転の準備期間

引越しに必要な準備期間は移転先のオフィスの規模にもよりますが、大体半年〜8ヶ月ほどです。

まずは解約予告期間を踏まえた上で、引越し希望日を確定させましょう。
引越し希望日が確定すると逆算でやるべきことのスケジュールを組むことができ、内装業者や什器メーカー、引越し業者ともスムーズに打ち合わせすることができます。

逆に、引越し希望日を確定させないままスケジュールを組んでしまうと、内装施行がオフィス移転に間に合わないなどのトラブルを招きかねません。

6ヶ月前 物件の確定
5ヶ月前 社内レイアウトの設計完了
4ヶ月前 取引企業の選定・発注などが終わっているのがベター
3〜2ヶ月前 内装工事施行や什器などの搬入の完了
1ヶ月前〜移転後 内装などが完了しており、事務処理なども終了している

旧オフィスの原状回復

オフィス移転というのは、移転が完了するまでではなく旧オフィスの原状回復工事が終了するまでです!

原状回復というのは、入居する前の状態に戻すことで、しなくてはならないものです。しかし、どの程度までの回復が求められるかはビルによるので、そちらの確認をしておきましょう。
そして、オフィス移転後すぐに工事にとりかかれるよう、移転前から原状回復工事のための業者の選定・見積もり・打ち合わせなどをしておく必要があるそうです。

準備期間のスケジュール例

これまでのことを元に、やるべきことをまとめたスケジュールを作成してみました。参考までに!

6ヶ月前にやること

  • 引越しチームの立ち上げ
  • 解約予告
  • レイアウト設計
  • 物件探し・確定
  • 原状回復工事の見積もり

5ヶ月前

  • 移転スケジュール立案
  • レイアウト確定
  • 什器などの選定

4ヶ月前

  • 取引企業の選定・発注
  • 移転スケジュール決定
  • 原状回復工事の打ち合わせ

3〜2ヶ月前

  • 内装工事施行
  • 什器などの搬入
  • 引越し業者との打ち合わせ

1ヶ月前

  • 関係官庁への届け出
  • 通信系の設備工事
  • 工事完了検査
  • 事務処理

事務処理については以前LIGブログでも紹介しているので、こちらの記事「会社移転で新オフィスに移動する前にやるべき11の事務処理」を参考にしてみてください。

移転後

  • 原状回復工事
  • 鍵の返還
  • 敷金・保証金を返還してもらう

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物件探しのコツ

それでは、移転の準備について分かったところで、物件探しのコツについて教えてもらったことを共有したいと思います。
確認しておきたいのは以下のところ。1つずつ見ていきましょう。

  1. 設備のチェック
  2. コストの確認
  3. レイアウトの作成
  4. よくある悩み

1. 設備のチェック

あらかじめビルにある設備をきちんと確認しておくが大事です。その程度によって、内装工事で新設してしまうか違う物件を探すかを決めることもあるそうです。
チェックしておきたい設備は、以下にチェックリストにしてまとめておきました。

□ トイレ、給湯室、エレベーターなどの充実度
□ 電気容量、ガス、水道
□ 電話回線数、光通信などの通信設備について
□ OA対応の有無
□ 空調や照明の種類や推奨連続使用時間
□ メンテナンス、清掃など管理の頻度・方法
□ 駐車場の有無、スペース、使いやすさ
□ 防犯、防災システムについて

内覧するとき、最低限これらはチェックしながら物件を探したいもの。もちろん、新オフィスに求める条件をふまえた上で、です。

□ 他テナントに競合会社が入っているか、いないか

などもチェックしておくのが良いそう。
引越しチームが仮に良いとしても、会社の役員がそうとは考えていないかもしれないからです。

2. コスト

コストはなにかと抑えるに越したものはないですよね。こちらもチェックリストで確認しておきましょう!

□ 賃料(周辺地域の相場を踏まえた上での、賃料の適正額)
□ 敷金保証金(相場も含む)
□ ビルの投資計画や共益費の使い道
□ 退去時における原状回復コストの規定

相場をあらかじめ調べた上で内覧に訪れた方が良いとのことです。下調べの下調べを怠ってしまっては、物件探しのときに損をしかねません。

3. レイアウト

オフィス移転の物件探しにあたって、欠かせないのがレイアウト設計。レイアウトが決まると必要な面積の広さが分かり、物件探しの参考になります。
例をご紹介していただいたので、レイアウトを考えるときの参考にどうぞ。

島型

島型

一般的な島型のレイアウト。
ゾーンが明確に分かれており、誰がいるかいないかなどが分かりやすいことが特徴。また、仕事をするにあたってゾーニングできていると、チームの仕事をより効率よく進めることができます。

ブース型

個人ブース

一人一人のブースがある、個人集中型のレイアウト。
仕事の単位がチームではなく個人の場合に多いそう。一人一人の収納スペースが大きいことも特徴。

チーム・コミュニケーション型

チーム・コミュニケーション型

人とのコミュニケーションが、直接チームでの仕事に影響するときに良いレイアウト。医療機関などでは多いそうです。人数の増減に多少の融通が効くところも特徴的です。

よくある悩み

オフィス探しにあたって、よくある悩みを知っておくと対処しやすいですよね。

  1. 時間が足りない
  2. チームで動くとは言っても、半年という期間の中でやることが山積み。移転にあたって新しくやりたいことも増えてきたり、上司などからの希望があったりすると、やはり時間は足りなくなりがちです。
    余裕のある準備期間を見積もり、やるべきことはリストにしてチーム全体で共有しておくのがよいそうです。

  3. 後悔しないために何件ほど見ればいいのか分からない
  4. 新オフィスに求める条件が全てあてはまる物件が見つかったからと言って、早急に決めないようにするべきだそうです。
    5〜10件ほど見て、しっかりと吟味して決めましょう。

  5. いい物件が見つからない
  6. ビルのオーナーの意向や空きが出てすぐの物件など、優良な物件は公開していないこともあるそう。
    そういった中で重要になってくるのが不動産業者選びで、理想にとことん付き合ってくれる業者さんを選定しましょう。

【アットフリーク様】バナー画像2

まとめ

いかがでしたでしょうか。
オフィス移転といってもただの引越しではないので、いろいろなことの調整が必要だったり取引業者が多かったりで、大変なことが分かりました。

今回情報を提供してくださったアットフリークさんが運営しているオフィスマッチは、物件を紹介してくれるサービスをされていて、よくある悩みも以下のように解決できるんです!

  1. 時間が足りない
  2. 地域や予算など希望条件を記入したら、オフィスマッチが厳選した不動産会社さんから物件の紹介がくるのを待つだけ!

  3. 後悔しないために何件ほど見ればいいのか分からない
  4. 好条件の賃貸オフィスを、比較・検討できるようにいくつもの物件を提案してくれます。

  5. いい物件が見つからない
  6. 実は優良な非公開物件も紹介してくれるので、「いい物件」の宝庫!
    今回の記事がなんのためだったのか分からなくなりますね(笑)
    でも、ぜひ記事を参考にしながら、良いオフィス探しを始めてみてください。

  7. 引越し費用が3割引き
  8. オフィス移転につきものなのが引越し費用ですが、いまならオフィスマッチが3割を負担してくれるそうです。引越し会社さんがスター引越しセンターさんだそうで、業界的にただでさえ安いのにもっと安くなるそう! とってもお得!

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