はじめまして、LIGの事務と経理の人、しどうです。
事務所が移転して早2ヶ月。。会社の引っ越しは一朝一夕にはできません。
各所に「住所・電話番号・FAX番号」が変わることを伝える。だけなのですが、各所ごとにやるべきこと、大変度が違います。
事務の人は一体何をすればいいのか？マニュアルなし、WEB上にも情報なし…そこで今回、わちゃわちゃしたややこしい法務手続きを除いた「事務の人の事務の人による事務の人の為の手続き」をまとめました。
- 個人事業主だから全部自分でしなければならないが面倒臭い
- 何をすればいいのか皆目検討がつかずやる気の出る気配もない
- マニュアルがないと動けないタイプの人間である
という方、これさえ読めば事務所移転はなんとかなります。
*定款の変更などについて知りたい方は検索すると沢山出てくるのでそちらをご覧頂く事を強くお勧め致します。
目次
- 取引先…手紙などで通知
- 読者…HPやブログ上で通知
- 各種保険…書面や電話で住所変更
- インターネット…解約手続き、また移転先にて新規契約
- 住宅…書面や電話で住所変更
- 設備機器…リース契約しているものなど、今後どうするか
- 銀行…窓口にて住所変更を依頼
- 郵便物…転送届を出す
- 消耗品購入先…WEB上にて変更
- 携帯電話…docomo、Softbank、au、e-mobileへ連絡
社内手続きは会社によっても大きく異なると思うので、社外向けの手続きのみご説明致します。
1.取引先に通知
| 手段 | 移転しましたのお手紙を送る。 |
| 所要時間 | 2～3週間 |
名刺からデータを起こす場合非常に時間がかかるので注意しましょう。ハガキのデザインなども考える必要があります。引っ越した当日か、なるべく早くに届くようにしておきましょう。
2.読者に知らせる
| 手段 | HPやブログ、メルマガ等で通知しましょう |
| 所要時間 | 1～2週間 |
これはLIG特有かも知れませんが、自社メディアをお持ちの場合はそこで告知しましょう。
下記はLIGで書いた移転記事です。
オフィス移転のお知らせ。～いざ上野～
3.各種保険の登録住所変更
| 手段 | 電話連絡orネットで住所変更を依頼 |
| 所要時間 | 約1ヶ月 |
事前準備
- 各種保険を保険の種類・保険会社ごとにファイリング
- 連絡するべき保険会社とそれぞれの証券番号・被保険者をリストアップ
手続きの流れ
- 口頭での本人確認
- 加入保険の確認
- 住所変更の依頼
- 変更書類が届く
- 記入・捺印して送る
本人確認で聞かれること
- 証券番号
- 会社名
- 会社住所
- 電話番号
- 被保険者名（場合によっては被保険者の生年月日など）
- 担当者部署
- 担当者名
住所変更依頼後の流れ
住所変更の通知が移転後の住所に届き、現在の保険証券と共に保存。
*新住所で新たな保険証券は発行されません。
注意点
書類でのやりとりがあるため、時間がかかります。早めに連絡を。住所変更の日付を指定することができるので、「実際の引越は○○日になるので、その日以降の変更をお願いします。」と伝えましょう。
4.インターネットの解約、契約手続き
| 手段 | 電話連絡 |
| 所要時間 | 2週間ほど |
コールセンターに電話すると、かなり専門用語な感じの対応をされますので、ネット関係はさっぱりだという事務の方はそれなりに詳しい方に出て頂く方がいいと思います。私はさっぱり分からなかったので速攻パスしました。
5.会社名義で借りている住宅の手続き
| 手段 | 電話連絡 |
| 所要時間 | 2週間ほど |
事前準備
会社名義で借りている住宅のピックアップ ↓ マンション名・号室・入居者、管理会社、火災保険会社をリストアップ
手続きの流れ
- 代理店に連絡
- 火災保険に連絡（保険の流れと同様）
- 変更書類が届く
- 記入・捺印して送る
本人確認で聞かれること
- 借り主会社名
- 会社住所
- 電話番号
- 入居者名
- 入居マンション名
- 号室
注意点
書類でのやりとりがあるため、時間がかかります。早めに連絡を。
6.設備、リース契約などの手続き
| 手段 | 電話連絡 |
| 所要時間 | 1～2週間 |
各種会社へ連絡。ギリギリまで使用するものなどは要調整！
7.銀行の登録住所変更
| 手段 | 銀行窓口にて手続き |
| 所要時間 | 1日 |
住所変更後の登記簿謄本の原本、印鑑、通帳を持って窓口へ。
注意点
登記簿謄本での確認が必要なので、移転後に
8.郵便物の転送届け
| 手段 | ネットで変更 |
| 所要時間 | 20分 |
http://welcometown.post.japanpost.jp/etn/
注意点
日付指定は一週間後からになるので、一週間前には変更届を
9.消耗品購入先の住所変更
| 手段 | ネットで変更 |
| 所要時間 | 1時間 |
通販サイトはマイページなどから住所登録の変更を
10.会社名義の携帯電話の手続き
| 手段 | 電話連絡 |
| 所要時間 | 1～2時間 |
事前準備
各社申込時の書類、なければ最新の請求書
本人確認で聞かれること
- 携帯電話の電話番号
- 会社名
- 会社住所
- 電話番号
- 担当者名
- 請求先番号（毎月届く請求書に書いてます。）
注意点
暗証番号が分からない場合はネットからの手続きはできません。電話があれば厳重な本人確認の上変更が可能です。
11.引越し後のご挨拶
同じフロアの方には、きちんとご挨拶を致しましょう。
まとめ
会社によっても違いは沢山あると思いますので、少しでも参考にして頂けると幸いです。
保険関係は本当にややこしいです！！！普段のファイリングがものをいいます。こんなに沢山の紙に触れたのは初めてです。片付けの神様を味方につけたい。
事務の人初心者のしどうでした。
