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2015.03.12

チームの危機を回避するために、ヘルプをアラートに変えて上司を上手く使う方法

そめひこ

皆さんこんにちは、そめひこです。

社会人になって6年目、確信を持てるレベルでわかったことがあります。それは、「上司は上手く使ったほうがいい」ということです。

もちろん「この書類コピーしてください」などといった雑用に使うということではなく、「数字が足りない」「プロジェクトが炎上する」というチームの危機的状況を回避するために使った方がいいという意味です。

僕は中間管理職の位置に置いてもらって、使う側にも使われる側にもなりました。そこで気付いたのが、上司を使うのが上手い人と下手な人に分かれるポイントがあるということと、上司を上手く使えば自身が成長するということです。

上手い下手を決めるポイントとは?

まずはじめに、上司を使うのが上手い人と下手な人に分けるポイントを挙げると、「上司への報告に『ヘルプ』と『アラート』のどちらを使っているのか」になります。

  • ヘルプ:炎上した、数字が足りないので助けてください
  • アラート:炎上するかもしれない、数字が足りなくなるかもしれないのでもしかしたら助けてもらうかもしれません

ヘルプの場合

上司を使うのが下手な人は、ヘルプの報告をすることが多いです。
これはヘルプになるまで気付いてあげられなかった上司の責任でもありますが、ヘルプを求めるような状態になったときには助けられる選択肢の幅が狭く、良くない結果に転ぶケースが多いです。
その結果「できることは……謝罪しかない!」という状況に陥る場合もあります。

アラートの場合

逆にアラートをあげていれば、なんとかできる可能性が広がり、打つ手の選択肢が増えます。また、ヘルプを求めるしかない状況になったときの心理的負担を考えると、事前に解決できる選択肢を増やしておいた方が良いです。

よくあるのが、「大丈夫です」「なんとかなりそうです」といった上司を安心させる言葉で事前に報告をしておきながら、結果としてヘルプを求める形で報告しなくてはならないケース。このケースは、チームも上司も報告者も全員が後々苦労をすることになるので、避けたいところです。

早めにアラートをあげるためにすべきこと

では、ヘルプではなくアラートに変えるためにはどうすればいいのか。
ヘルプとアラートの違いは、事後報告か事前報告かという点です。つまり、事前に情報をキャッチできる体制とアラート基準を作れば良いのです。

事前に情報をキャッチできるようにする

例えばですが、収支計算表を作成するにあたって「当月のみを作成するか、または半年先まで作成するのか」で、事前の情報をキャッチできるかどうかが決まります
当月のみであればその先の数字を見ることができませんが、半年先までであれば「来月やばそうだな」「再来月、壊滅しそうだな」といったことがわかります。
Webサイトや記事コンテンツでも、その進行状況をきちんと管理、把握しておける体制があれば、ある程度事前情報の取得ができます。

また、炎上ケースでいうと、部下がいる場合であれば「クライアント・パートナーとのコミュニケーションが悪くなったと感じたら報告をするように」と、炎上する前に起きる現象をリスト化して伝え、事前に報告を受けられる体制を整えます。

これらのことで、事前に情報をキャッチすることができます。

アラート基準を作る

上記で書いたように、事前情報を取得できるようにしたら、後はそれに基づいてアラートをあげる基準を作るだけです。事後になるとヘルプになってしまうので、必ず事前にアラートとしてあげるようにしましょう。

例えば「再来月の収支が目標値の30%以下の場合はアラートをあげる」や、「クライアントとのコミュニケーションで雲行きが怪しくなってきたらアラートをあげる」など、アラートの基準をいくつか決めておけば、そのタイミングですぐにアラートをあげることができます。

どういうアラート基準にすればいいかは、上司と話し合って決めるのがベストかもしれません。

上司はリスクヘッジに使え

なぜ、上司を使うのが上手い人と下手な人を「ヘルプか、アラートか」で分けたかというと、アラートをあげている人の方が良い結果になることが多かったからです。
その方が打つ手の幅は広がるので当然ですよね。
また、それだけでなく上司にアラートをあげている人は、その人自身が成長しているということも挙げられます。

アラートをあげられるということは、マズイ状況になりそうなことを事前に理解できているということ。つまり、自分で何とかすることができる時間を得たということです。

そう考えると、上司にアラートをあげるということは以下のような利点があるのではないでしょか。

  • 上司にアンテナを張らせて、対応してもらえる幅を広げる
  • 解決策を複数得ることができ、それらを結果に直結させるができる
  • 自力でなんとか解決しようとしたときのリスクヘッジとなる

使えるものはどんなものでも使って、ミッションを達成する

つらつらと書いてまいりましたが、「上司をもっと使えばいいと思いますよ」と言ったときに「え、それはちょっと……」といった反応をされたことがありました。
でも、与えられたミッションを達成できるのなら使えるものは使った方がいいし、自分自身が成長するなら尚更です。なぜなら、上司もそれらを望んでいるからです。

上司をいかに使うかはそれぞれだと思いますが、上司への報告がアラートではなくヘルプになっている方は、ぜひ参考にしてみてくださいませ!

おわりに

この記事を書いてみて思ったことがあります。
僕自身が部下に上手に使ってもらうためにはどうしたらいいのかを、考えられていなかったなということです。いい関係を作るために、まだまだやらなきゃいけないことがたくさんありそうです。

それでは。

 

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