こんにちは。LIGで営業をしているカスタマーセールスの甘田です。
いきなりですが、僕の悩みを聞いてください。
会議室の予約が、取れませぇん！
僕の場合、クライアントとの打ち合わせはほぼオンラインなんですが、自席じゃ気が散るし、相手にも失礼だと常々思っているんです。ところが、打ち合わせに向けてちょっとコンパクトな会議室を押さえようとしても、空きがなかったりします。
決して会議室の数が少ないわけではありません。なんなら、弊社には会社の規模感からするとちょっと多すぎるくらいの会議室があります。
というのも、LIGビルには「いいオフィス上野 by LIG」なるコワーキングスペースが併設されていまして、会議室は外部の利用者と共用という形をとっているんですね。なので、さまざまな利用人数を想定した会議室が、全部で13室もあります。ね、多いほうでしょ？
それでも、使いたいときに会議室の予約が取れません。オンライン会議ならまだしも、急な来客に対応できないのは由々しき事態です。
そんなわけで、常日頃から会議室が空いてないことにヤキモキさせられっぱなしの僕は、快適に会議室を予約できる環境づくりの第一歩として、「会議室予約の困りごと」を聞いてまわることにしました。
社員A：ああ、会議室の予約？ 直前に取ろうとすると希望の時間帯は大体埋まってるよね。打ち合わせのコアタイムって偏りがちだし、仕方ないってもはや諦めてる。しかも予約の空きを探すのってしんどくない？ スケジュールに余裕がないケースだとホント困る。
甘田：ふんふん。
社員B：予約で埋まってたはずの日に会議室のフロアをぐるっとまわったら、空室がチラホラあったんです。予定より早くMTGが終わってたり、仮押さえのままだったりで、実際は空いてるのに使えないってこと、けっこうありますよ。みんながちゃんと予約キャンセルしてくれたらいいのに……。いちいち注意してカド立てたくないし、見て見ぬふりしてます。
甘田：うーん、やはり。
社員C：会議室は基本、予約が取れない前提で動くしかないんですよね。予約を取るコツ？ 打ち合わせの予定が決まるよりだいぶ前に、複数予約を取っておけば意外といけますよ。先方には会議室を押さえた日程を伝えて、相手の都合に合わせて選んでもらうだけなんで、めっちゃラクです。
社員D：僕は、特定の曜日の特定の時間帯を打ち合わせ枠にしてます。なんで、この枠は常に使いやすい会議室をいくつかキープしてるから、取りっぱぐれたことはないッスね。
甘田：ほ、ほう……（犯人はオマエらか）。
……うっすら原因が見えてきた気がします。会議室の予約が取りにくい理由って、想像以上にさまざまな問題が入り組んでいるのかも……。そこで、リサーチ会社による調査結果も参照することにしました。
会議室の利用状況に関するアンケート
1.会議室の予約や利用にどんな課題を感じますか？
予約が取れない 46.8％
予約に手間がかかる 38.7％
すぐ使える会議室を探すのが大変 30.6％
ダブルブッキングが多い 20.2％
予約された会議室などを誰も使っていない（空予約） 19.4％
前の人の会議が長引いて自分の社内会議や商談が遅れる（延長） 16.1％
2.2023年現在、どれぐらいの頻度で「予約された会議室等を誰も使っていない」状況に遭遇しますか？
平均週1〜2回 37.5％
平均週3〜4回 4.2％
3.2023年現在、どれぐらいの頻度で「前の人の会議が長引いて自分の会議や商談が遅れる」状況に遭遇しますか？
平均週1〜2回 10％
平均週3〜4回 0％
整理してみると、使いたいときに会議室の予約が取れない要因はこの3つ。
- 空予約が多い
- 予定時間を過ぎているにもかかわらず、前の会議が終わっていない
- 早く会議が終わっても予約が解放されない
このあたりが改善されると、「会議室が足りない」「予約が取れない」といった課題も同時に解決できそう。
というわけで、会議室予約の荒れ果てた治安を見直すべく、会議室予約管理システム「予約ルームズ」を体験導入してみました。
- 予約ルームズとは
- 会議室・集中ブース・Web会議用スペースなど、オフィスのあらゆるスペースの効率的な予約管理を実現するクラウドシステム。時間お知らせ機能や会議終了のアラート機能など、会議室の管理を円滑に行うためのさまざまな機能を持つ。
こちらのサービスは、アプリをインストールしたスマホやタブレットを用意するだけで、使用中の会議室や、今すぐ利用可能な会議室を、Web上で可視化してくれるんだとか。「会議室の無駄遣い防止」「利用マナーの向上」に特化しているとの触れ込みなので、弊社にはまさにうってつけ！ これは期待できそうです！
早速、予約ルームズを使ってみる
ではいよいよ試していきましょう。まずは、Google WorkspaceまたはMicrosoft 365、サイボウズ Garoonのいずれかと会議室情報を連携します。次に、会議室に予約ルームズアプリをダウンロードした端末か、QRコードを設置するだけ。
さて、これで準備が整いました。はっきり言って、楽勝です！ それでは予約ルームズを実際に使ってみたいと思います！
早速、予約を取ってみましょう。
〈PC版 予約ルームズ管理画面〉
〈SP版 予約ルームズ管理画面〉
※掲載している管理画面につきましては、実際の会議室名、会議内容をお見せできないため、テストデータにて再現しています。
1日単位で全会議室の利用状況が一覧表示されるので、打ち合わせ予定日を選び、参加人数に見合う会議室の空きを探します。空白のコマが予約可能な時間帯なので、パッと見つけて、サクッと予約できちゃいます。予約と連動して、連携先のカレンダーに予定を自動作成してくれるのも大助かりです。
弊社で従来利用している会議室の予約システムだと、特定のコマを狙って会議室の空き状況をいちいち調べる必要があったので、一覧表示は本当にラク。先方から「×月○日△時希望」なんてピンポイントで提案されても、すぐに空き状況が確認できるし、仮に予約が取れなかったとしても「同日なら□時から、別日ならココとココもいけます」と代替日程をすぐに提案できますね。
まあ、そりゃ会議室予約システムなので、この程度は想定内。できて当然でしょう。
さて、ここからが予約ルームズの本領。実際に僕が使ってみて感じた魅力的な機能を紹介いたします！
その1.空いている会議室が丸わかり
〈PC版 予約ルームズ管理画面〉
〈SP版 予約ルームズ管理画面〉
※掲載している管理画面につきましては、実際の会議室名、会議内容をお見せできないため、テストデータにて再現しています。
“今すぐ”利用できる会議室を探したい場合、絞り込み機能を使えば、最短で予約可能な会議室を割り出すことができます。つまり、突然の来客予定にも対応しやすくなるってわけです。
リアルタイムで「会議中」「空室」「予約済み」「退出済み」といったステータスが色分けされて表示されるので、たとえ中途半端な時間帯であっても「空室」や「退室済み」を狙って会議室予約の見込みを立てられます。
さらに、利用したい会議室へ直接出向き、利用中（または15分以内に予約がある状態）でなければ「今すぐ入室」することも可能。その場で利用時間を選択しておけば、退室予定時間を周知できます。
来客を無駄に待たせることなく、会議室へスムーズかつスマートに誘導できるのは非常にありがたい！
その2.空予約を自動でキャンセル
予定の時間に会議室へ入室したら、端末またはQRコードから入室手続きを行うのですが、予約された会議室で一定時間入室手続きが行われなかった場合に、なんと自動で予約がキャンセルされます。
こうして空予約を徹底的にブッ潰してくれるので、自ずと使える会議室は増え、予約を取りにくい状況は改善されていきます。
その3.「時間お知らせモード」で無駄に打ち合わせを長引かせない
入室手続きを済ませると、端末は終了時刻に向けてカウントダウンを始めます。そして、終了10分前、5分前、終了のタイミングでアラート音を鳴らしてくれるのです。
無論、アラート音に強制力はありませんが、打ち合わせの空気を変える効果なら充分にあります。なんとなくダラダラしたムードの打ち合わせも、アラート音ひとつで一気に締まったりするんですよね。何より、予定通り打ち合わせが終了すれば、次の会議室予約へ迷惑を掛けずに済みます。
さらにおすすめなのが、予約ルームズを運営する株式会社RECEPTIONISTの受付システム、「RECEPTIONIST」との連携。これ、次に利用する来訪者が受付を完了したタイミングで、会議室の端末に通知が来る機能があるんです。この通知の威力はかなり強力で、「次に使うやつらが来るまではいいだろ」なんて打ち合わせが「おいおい、次のお客さん来ちゃったよ！ 急いで終わらせようぜ」に変わります。
もちろん、後に予約がなければ即時延長の手続きも端末からその場で行えるので、有意義な打ち合わせはとことんやればいいと思います！
予約ルームズの率直な使用感を聞いてみた
予約ルームズの試験導入を経て、常々悩んでいた「予約が取れない」という状況は激減しました。僕としては個人的に困っていたことのほとんどが解決したので満足なんですが、セールス以外の職種だとまた違う可能性も。
そこでLIG社員も巻き込んでトライアルを敢行！ 社員がどう感じたのか、使用感をヒアリングしてみました。
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高遠 和也（づや） エンジニア 1983年生まれ、SIerとしてJava、C#等の開発案件にエンジニアとして従事 その後LIGに入社し、バックエンド/フロントエンドエンジニアとして多種多様な案件に従事。 |
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インターフェースのデザインが優秀ですよね。青は空室、赤は使用中と、文字を読まなくても直感的に状況がわかるし、赤ひとつ取ってもニュアンスのある色使いで、フォントの物腰も柔らかい。必要最低限の情報が過不足なくまとまってます。会議室の外部・内部のどちらに置いても小洒落感がありますよね。
それから、サイネージ機能も利用してみたいですね。ディスプレイを会議フロアに設置して、リアルタイムの使用状況を表示できるんです。どの会議室でやるのか忘れることも多いので（笑）、できれば特大のディスプレイを使いたいですよね。それに、びっちり会議室の予定が埋まった一覧が表示されていたら、活気のある会社って感じでゲストからの印象も大きく変わりそう。
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永田 直己（なおき） 財務・経理部兼総務部 新卒で東証一部上場企業のメーカーで経理業務を経験し、その後LIGへ入社。経理業務をメインに現在は総務・情報システムなど幅広く管理業務に従事。 |
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これ、会議室の利用履歴を3年まで遡ってデータ化する機能があるんですよ。この貴重なデータを使えば、会議室の利用状況を分析・改善できそうです。例えば、『収容人数の多い広めの会議室が実際は少人数の打ち合わせに使われていた』、『狭すぎてほとんど使われない会議室があった』、といった会議室の弱点を突き止められますよね。
限られたスペースにどんなサイズの会議室がいくつあれば足りるのか、見直すきっかけになりそうです。
また最近、予約ルームズが「空予約分析機能」を実装したらしいんです。これを使えば空予約が多い会議室だけじゃなくて、主催者や会議名まで確認することができるみたいで。 今後は、もっとスマートに問題点を炙り出せそうです。
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望月 祐（もっちー） 広報 編集プロダクションにて、エディターとしてのキャリアをスタート。2020年7月にLIGに入社し、さまざまな企業のオウンドメディア支援に携わる。2022年7月より広報チーム所属。 |
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お恥ずかしい話、これまでは僕も周りの社員も会議室の整頓を気にかけたことがなかったんですが、キレイに片付けてから退室しなきゃなって意識が強まりました。飲み物の水滴でも残っていようものなら除菌シートで拭き取りますし、椅子なんかもピシッと揃えてみたりして。これまではそんなに気にしてなかったんですけど、端末に次の利用者情報が表示されるんで、あとに使う人の顔が浮かぶんですよね。
また、端末に表示される残り時間をまめに確認するようになったので、打ち合わせの時間配分が劇的に改善されましたね。隙間時間に会議室を使いたい人も助かるだろうと思って、早く終わりそうなら巻くこともあります。しかも、巻いた打ち合わせほど、集中しがちなので、内容も充実していたりするんですよね。
意外や意外。会議室利用について関心が高いとは思えなかった弊社ですが、その利用作法について社員から反省の弁まで飛び出しました。まあ、みんなで使えるものって、往々にして雑に扱いがちですもんね。
システムひとつでマナーが良くなるなんて、不思議です。
まとめ：予約ルームズのおかげで、会議室の治安が良くなりました！
短期間のトライアルにも関わらず、弊社の会議室はすっかり治安が良くなりました。予約ルームズ導入における最大のメリットは、利用者のマナー意識を高める効果と言えそうです。
【主に向上したのはこんなマナー】
- 会議室の空予約や無断使用がなくなった
- 会議室の利用時間が守られるようになった
- 次の利用予定を意識するようになった
「今すぐ会議室の利用マナーを改善したい」と思った方はこちら！
改めて、予約ルームズの機能をおさらいしてみましょう。
【予約ルームズができること】
- 会議室の一覧表示から空き枠を一発で見つけて予約が可能
- 会議室予約と同時に、カレンダーに打ち合わせの予定を自動生成
- 絞り込み機能で今すぐ使える会議室が丸わかり
- 一定時間、入室手続きが行われない場合は自動で予約をキャンセル
- 終了時刻が近づくとアラートでお知らせ
- 予定時間より早く退室された会議室は、即時空室扱いになる
- 利用履歴データを3年分ダウンロードできる
- 会議室利用中、その場で延長可能か確認できる
- 端末に次の利用者情報が表示される
会議室の予約、入退室管理、予約キャンセル、そして終了時刻のお知らせがメインながら、それに付随する細やかな機能が、会議室の利用マナー向上に抜群の効果を発揮します。
加えて、予約ルームズを運営する株式会社RECEPTIONISTの各種サービスと連携すれば、さらに便利！ 日程調整を自動化する「調整アポ」、先ほど紹介した、快適な来客対応が実現するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」、そして「予約ルームズ」の合わせ技で、これまで人の手がかかっていた作業をワンストップで効率化できちゃいます。
予約ルームズは14日間の無料トライアルも実施中。正直半月ではマナー向上の実感とまではいかないかもしれませんが、その兆しははっきりと得られると思われます。とりあえず、資料に目を通してみてはいかがでしょうか。
※〈会議室の利用状況に関するアンケート調査概要〉対象：全国の20～69歳の会社勤務（一般社員）400名／男女比：1:1／実施：クロス・マーケティング
※アンケート1：「会議室の利用や予約に課題を感じる」と答えた124名が回答／アンケート2：「予約された会議室やＷＥＢ会議用個人ブースを誰も使っていない（空予約）」と答えた24名が回答／アンケート3：「前の人の会議が長引いて自分の社内会議や商談が遅れる（延長）」と答えた20名が回答
▼過去のLIGブログで「RECEPTIONIST」を試してみた記事はこちら！ 受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた
Shido
▼過去のLIGブログで「調整アポ」を試してみた記事はこちら！ 日程調整ツール「調整アポ」が便利すぎる件について
ノブ
