LIGデザイナー採用
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2018.03.26
LIG PR

受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた

しどう

レセプショニストアイキャッチ

こんにちは、管理室のしどうです。

LIGにおいて、総務はなんでも屋のような存在で、非常に広範囲な業務に携わります。多岐にわたる総務の業務としては、具体的に以下のようなものがあります……(めっちゃ多い)
 

業務範囲の例
「文書や印章、固定資産・備品、消耗品などの管理」「福利厚生業務」「従業員の健康管理」「社内外の慶弔業務」「会社行事、イベント業務」「契約、契約書管理」「業務委託管理」などなど

そして来客対応も総務としてのお仕事のひとつ。ありがたいことにLIGでは毎日、多くのお客さまが来訪します。

だから、こんな場面は日常茶飯事なんです……。

 

 

しどうが仕事をしている図

しどう顔切り抜き
よし! この作業を一気に片付ければ、ようやく経理作業が終わる

♫プルルルル・・・

しどう顔切り抜き
……!!!

しどうが電話を受ける

しどう顔切り抜き2
はい、LIGの受付です。少々お待ちください

 

しどうが来客対応する様子

しどう顔切り抜き3
お客さまをお出迎えしたし、さっきの経理作業を再開しようかな。あれ、どこまで作業したっけ?

 

DSC_4391

こんなふうに、来客対応が終わると、先ほどまで手をつけていた作業に集中し直すのは、時間がかかります。

LIGにお客さまが来てくれるのはうれしいけど、来客対応は担当者が自分でやってほしい……!

すると、そんな私に朗報が。ディライテッド株式会社から、従来の受付フローで生じる非効率を改善するiPad無人受付システム「RECEPTIONIST」をもっとたくさんの企業に知って欲しいとPRの依頼が舞い込んできました。このサービスを使わない手はありません!

iPad無人受付システム「RECEPTIONIST」

RECEPTIONISTは、受付業務に 11 年間携わった元「受付嬢」橋本真里子さんが立ち上げたディライテッド社が提供する、来客対応を快適にするためのiPad無人受付システムです。内線電話を使わず、チャットツールを使って、直接担当者に来客を通知します。

今まで内線電話で来客対応していた人は、来客があるたびに作業を中断しなくてはいけませんでしたが、RECEPTIONISTを使えば直接担当者に通知が届くため、来客対応業務が不要になります。また、「来客者リスト」をデータで管理できるので、紙の来客票をわざわざお客様に書いてもらったり、それを保管する必要もありません。有名IT企業も続々と導入する、いま注目のサービスなんです。

来客対応をRECEPTIONISTに任せてみる

「ある実験」をやってみます

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でも、PR記事だからといって使ってもいないサービスをLIGブログ読者に勧めることはできません! 実際のところこのサービスで来客対応の時間は、どのくらいカットされるの? 
ということで、真相を確かめるべく、社内で「ある実験」をすることにしました。

【比較実験】「内線電話」 vs 「RECEPTIONIST」

VS
 

実験テーマは、ずばり…来客対応時間の比較!

そこで今回は、来客対応の時間を比較するために「内線電話」 vs 「RECEPTIONIST」で対決をしてみることに。
 
 

対決ルール
・来客のクライアントがエントランスについて、担当者に会うまでの時間を計測
・担当者やお客さまに対決の説明は一切しない
・”より時間が短い方法”を勝利とする

 
 
DSC_4386
 
計測係には、野田クラクションべべー。暇そうだったので誘った割には気合いの服装と表情。(よっぽど暇なのかな?)
 
では、さっそく対決開始!

先攻:「内線電話」での来客対応の場合

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プルルルル♫・・・(内線電話が鳴るところからスタート)

1:電話を取り、お客様の情報をメモする(会社名・お名前、LIG側の担当者名)

 
しどうが電話取っている写真
 

2:担当者とのアポが本当にあるかカレンダー確認、併せて会議室が空いてるか確認
3:チャットまたは内線電話で担当者の呼び出し

しどうがチャットワークで連絡している様子

4:お客様のお迎え&来社人数確認

お茶を出すのに慌てふためくしどう

5:担当者の到着までにお茶出し

お客様にお茶を出している様子

6:担当者が到着し、お客様に合流

ガクさんが到着して、訪問客と合流している様子

べべ顔切り抜き
到着! はい、ここでストップ!
しどう顔切り抜き4
計測係、来客対応はタイムは?

DSC_4388

べべ顔切り抜き
3 分 57 秒です!
しどう顔切り抜き4
やっぱり、このくらいの時間はかかるよね。担当者が見つからないときは、もっと時間がかかっちゃうし……。私が来客対応を終えてから自分のデスクに戻って作業を再開できたのはちょうど4分くらいだった。

 

「内線電話」による来客対応の実験結果
打ち合わせ開始まで「3 分 57 秒
来客対応してから作業再開まで「4 分

後攻:「RECEPTIONIST」を使った来客対応の場合

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ピッ・・・(RECEPTIONISTをタッチするところから計測スタート)

1:LIG側の担当者名を検索し、お客様の名前をカタカナで入力し、受付完了

お客様がiPadで呼び出し

2:担当者をチャットワークで呼び出し

メッセージ
※通知メッセージの内容はカスタマイズできます。
 

べべ顔切り抜き
このメッセージが来たら間違いなくすぐ向かいますね(震え声)
3:担当者が到着し、お客様に合流

担当者がやってくる様子

べべ顔切り抜き
はい、ここでストップ!……って、はや!!
しどう顔切り抜き4
え!? 計測係、RECEPTIONISTだと何分だったの?

べべがストップウォッチを正面に見せている様子

べべ顔切り抜き
2 分 2 秒です!
しどう顔切り抜き4
は、早い! 私、何もしてないのになんてこった、パンナコッタ!

 

「RECEPTIONIST」による来客対応の実験結果
打ち合わせ開始まで「2 分 2 秒」!
来客対応時間「0 秒」!
べべ顔切り抜き
対決に勝利したのは、内線電話に大きく差をつけたRECEPTIONISTでした!

 

【結果発表】来客対応時間がゼロになりました

しどう写真
 
結果:RECEPTIONISTを使ったら、私の来客対応時間はゼロになった!

いつも来客対応のたびに作業が中断していました。だけど、RECEPTIONISTを導入したら、作業を中断することなく、お客さまを待たせることもなく、ご案内して担当者とスムーズに打ち合わせをはじめることができました。

図にするとこんな感じです。

 

contents-img3

 

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例えば、1 日 10 件の来客、1 年の営業日が 250 日とすれば、年間で 167 時間の時間短縮に繋がります。
 

年間で削減可能な時間を算出してみる
1 日 10 件 × 250 日 × 4分(削減された時間) = 年間 167 時間も削減!

 
167 時間もあれば、ムダな販管費を削減して会社の利益を上げることに注力したり、社員がより働きやすい環境を作っていくことに、より時間を使うことができるので、長期的にみても大きいインパクトがあります。

RECEPTIONISTを導入することにより、お客様を待たすこともなくなり、今まで来客の取り次ぎをやっていた担当者は本来の作業に集中できて、ストレスが減ります。データ管理した来客者リストを営業活動にも再利用できるので、経営者からすると導入しない手はないはず。

 

さらにこんな機能もあって大助かり

私たちのようなフリーアドレスで働く会社や、複数階にまたがって部署を構えている会社においても、担当者がいつ、チャットツールでどこにいても呼び出せるRECEPTIONISTはすごく便利ですね。

また、RECEPTIONISTは「飛び込み営業用」や「配送業者用」などお客様の要件に合わせ、最大 4 つまで「カスタムボタン」を設定することが可能。

レセプショニストスクショ

 
このボタンを使えば、例えば「面接用」なども可能、面接でくる人は対応する人が決まっているため、担当者だけに通知がくるようにすると嬉しいですね。「誰を呼び出せばいいんだろう?」と迷うことはないし、担当者を探して社内で迷うこともなくなります。

RECEPTIONISTは、導入がとってもラク!

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こんなに有能なRECEPTIONISTの利用を始めるのに必要なのは、なんとPCとiPadの 2 つのみ。

初期設定はたったの 5 つのステップで完了!
1. 「管理者Web登録」
2. 「チャットツール連携」
3. 「受付アプリ設定」
4. 「社員情報の追加」
5. 「アプリをインストールし、動作確認」

必要な設定がすべてWebで操作できるから、設定は予想以上にスムーズ。チャットツールを利用している会社なら、設定には 1 時間もかからないので、即日利用できます。

私も設定が終わったiPadで「受付アプリ」を操作してみたら、操作性がよくて使いやすいことを実感しました。

今なら1カ月間、サービス利用料が無料で使える!

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社内で利用しているチャットツールと連携すれば、即日利用できるRECEPTIONIST。「チャットワーク」「Slack」「Oneteam」「Workplace」「LINE WORKS」「Teams」と、幅広いチャットツールに連携しています。(2018 年 3 月現在)やっぱり導入の煩わしさって、やっぱり既存のツールから変えなければならなかったりするのですが、いまのまま導入できるのならば、とても導入もラクで魅力的です。

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RECEPTIONISTの料金体系は、「STANDARDプラン」の場合、10 人以下ならなんと月々 0 円で利用できるんです!10人以上で使っても5000円〜と、人件費や初期工事費を含めた受付のコストを考えるのならば、RECEPTIONISTは断然オトクです!

しかも、iPad 2 台目以降の追加利用ライセンス料は月々 10,000 円なので、大企業の受付でも導入しやすいことは魅力ですね。

さらに、登録後の 31 日間は、どの機能も無料でお試しできるなんて! お客さまにとっても、総務などの社員にとってもうれしい機能満載のサービスRECEPTIONISTに、来客対応のすべてを任せてみませんか?

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