
受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた
どうもノブです! カタカナ表記にこだわっております。
LIGでプランナー&Webディレクターをしています。名前だけでも覚えて帰ってください!
ところで、ビジネスシーンでは「打ち合わせ」が必要不可欠ですよね。
でも、打ち合わせの日程調整って、ぶっちゃけ面倒じゃないですか?
先方に「アポの候補日」を送るとき、社内で同席する人の予定をカレンダーで確認して……
空いている会議室を押さえて……候補日を先方に送るためにメールのテキストに起こして……
その返事が来たら、確定日以外の「仮押さえ日」を全員のカレンダーから削除して……
はあ〜〜〜〜……
毎日のように、これに時間を使わなきゃいけないと思うと、クラクラしてきました。
しかも、僕みたいなWebディレクターだと、デザイナーやエンジニアなど打ち合わせに同席する人が多くて、全員のスケジュール確認が毎回大変なんですよね。
ノブ:来月の◯◯社とのアポ、そろそろ日程調整しなきゃ! でも、同席者が多いな……(ポチポチ)
ノブ: Googleカレンダーを見ると、この人はこの日が空いているっと……
よし! これで候補日を出せたから、次はメールを作成するか。
以下の日程でいかがでしょうかっと。(ポチポチ)
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上司:ノブさ〜ん! ◯◯社との打ち合わせ日程って決まった? カレンダーがずっと「(仮)」になってるんだけど……
ノブ:(マズイ!)すいませんっ……!!! まだ先方から返事が来なくて……
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デザイナー:そういえば打ち合わせって、明日で確定ですよね? カレンダーから候補日が消えてなくって……会議室がどこも抑えられてて空きがないので、解放していただけますか?
ノブ:あっ、申し訳ないです! 消し忘れてた……(あああああ、やってしまった!)
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こんなふうに「手間」と「時間」のかかるアポ調整を大幅に削減できるツールがあるとしたら、使いたくないですか?
その機能を持つのが、以前LIGブログでご紹介した、
受付システムサービス「RECEPTIONIST」。
このサービスに「調整アポ」という新機能が登場したそうなのです!しかも無料!
これは朗報すぎる……!
ということで、僕もさっそく使ってみることにしました。
まずは、RECEPTIONISTへの登録からはじめましょう!
はじめに、サイト右上にある「無料お試し」ボタンをクリックします。
すると、このような画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を設定して登録していきましょう!
登録したメールアドレスに「RECEPTIONIST」から「登録のご案内」のメールが届きます。メールに沿って、登録を完了させたら管理画面にログイン!
「アポイント」→「新規アポイントメント」をクリックして、
右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックします。
この画面にある内容を確認したら、「許可」ボタンを押しましょう。
この表示が出たら、「調整アポ」を利用する準備は万全です!
「調整アポ」を使えば、めんどくさい日程調整の各工程が、一瞬で終わるんです!
まず注目したいのが、候補日選定からメール作成まで自動化される機能。
「RECEPTIONIST」上では、以下の流れで煩わしい作業を自動化できます。
これ、予想以上に短時間で、アポ調整のメールが作成できちゃいます!!!
いつもは10分以上かかるところを、1分くらいでメール作成できたような気分に……
スケジュール管理ツールを使い、社内メンバーのスケジュールを共有している会社だと、上記2〜5までの手順は、いつもと同じ作業になるかもしれません。
ただ、メンバーのカレンダーに、「(仮)候補日」と手入力していくのって、何気に手間ですよね。
それが「調整アポ」を使えば、メンバーのスケジュールに、候補日が一瞬で反映されるんです。
しかも、候補日についてのメールを自動作成してくれるので、仮押さえした日程をメモして、それをわざわざメールに書き写す必要もナシ。
「内容に齟齬はないだろうか?」「正しい敬語になっているだろうか?」と考えながら、時間をかけてメールを作成しなくてもいいんです!
「お客様へのご案内」として、「受付の場所」などを追記することもできます。
また、メールのプレビュー機能があるので、「自動作成されたメールの文面」を確認することも可能です。
もちろん、「候補日のほかにも伝えたいことがある」など、オリジナルの文面でメールを作成したいときには、「日程調整用URL」のみを発行可能。
オリジナルの文面で作成したメール or SNSなどのチャットに、そのURLをコピペすればOKです!
僕、こういうサービス、欲していました!!!!!!
「調整アポ」を使えば、メールで候補日を受け取った人の手間だって省けるんです!
相手には、このようなメールが届きます。
シンプルな画面なので、相手は何をすればいいのか、わかりやすいですね。
メールに添付されているURLを開くと、このような画面に遷移します。
日程を選ぶと、この画面に切り替わります。
これで日程は確定しました!
このように、候補日を受け取った人が行うのは、たったの4工程!
手間がかからないので、忙しい相手でも反応してくれる可能性が上がるんです!
つまり、よりスピーディに日程調整ができます!!!(そうしないと、同席者の日程も抑えたまま&他の仕事にも影響しちゃいますからね……)
しかも、日程が確定すれば、仮押さえしていた他の候補日は、カレンダーから自動で削除されます。
これでもう、「消し忘れて迷惑かけちゃった……」なんて、反省する必要はありません。
それだけじゃないんです!!!
先方が日程を選ぶと、自動で先方の元へ「確定メール」が届くようになっています。
だから日程が確定したあとも、「この日程で確定しました」などと、わざわざメールを送る必要はナシ!(便利―――!!! FUUUUUU――――!!!)
それに、「受付コード」が自動で発行されることも「調整アポ」の魅力なんです。
自社に来訪してくれたお客様は、「RECEPTIONIST」で受付を済ませていただく際に「受付コード」を入力するだけで受付完了となります。
つまり、「氏名」や「会社名」を入力する手間を省けます!! (受付コードとなる数字を入力するだけでいいなんて、ラクすぎやしません?)
たくさんメリットがある「調整アポ」ですが、実際はどれくらい日程調整の時間が短縮されるのでしょうか?
LIGで実際に使用して、計測した結果がこちらです!
カレンダーを開いて、候補を仮押さえして、メール作成するまで通常だと約6分のところ、
調整アポを使った場合だと約1分でした!!
「アポ調整1件あたり5分の短縮」
えっ……待ってくださいね……ということは、たとえば1日2件のアポ調整、1年の営業日が250日とすれば、年間で約42時間の短縮になる計算じゃないですか!
しかも……!!! 「仮押さえした候補日」を消す手間を考えたとき、それが必要ない「調整アポ」を使えば、時間をさらに短縮できるんです!
無駄な確認作業がなくなるので、業務に集中して取り組めるメリットが手に入るオマケ付きです!
アポ調整の工程を大幅に削減してくれる「RECEPTIONIST」の「調整アポ」。これを利用すれば、候補日を提示する側だけでなく、候補日を受け取る側もスムーズに日程調整を行うことができます。
「調整アポ」を利用するだけで、これだけのメリットを受け取れるんです。
しかも、「RECEPTIONIST」と同時に利用すれば、「日程調整」と「来客対応」の工数が、それぞれ大幅に削減します!
スムーズな日程調整をするために、「RECEPTIONIST」を導入済みの企業の方はもちろん、まだ導入していない方もこの機会に検討してみてはいかがでしょうか?
今なら最初の1ヶ月(31日間)が無料でお試し利用できます!
▼過去のLIGブログで「RECEPTIONIST」を試してみた記事はこちら! 受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた