受付システムと内線電話はどちらが効率が良いのか比較してみた
どうもノブです！ カタカナ表記にこだわっております。
LIGでプランナー＆Webディレクターをしています。名前だけでも覚えて帰ってください！
ところで、ビジネスシーンでは「打ち合わせ」が必要不可欠ですよね。
でも、打ち合わせの日程調整って、ぶっちゃけ面倒じゃないですか？
先方に「アポの候補日」を送るとき、社内で同席する人の予定をカレンダーで確認して……
空いている会議室を押さえて……候補日を先方に送るためにメールのテキストに起こして……
その返事が来たら、確定日以外の「仮押さえ日」を全員のカレンダーから削除して……
はあ〜〜〜〜……
毎日のように、これに時間を使わなきゃいけないと思うと、クラクラしてきました。
しかも、僕みたいなWebディレクターだと、デザイナーやエンジニアなど打ち合わせに同席する人が多くて、全員のスケジュール確認が毎回大変なんですよね。
こんなことありませんか？ 日程調整の手間あるある
シーン①：日程候補出し＋クライアントとのメールのやりとり
ノブ：来月の◯◯社とのアポ、そろそろ日程調整しなきゃ！ でも、同席者が多いな……（ポチポチ）
ノブ： Googleカレンダーを見ると、この人はこの日が空いているっと……
よし！ これで候補日を出せたから、次はメールを作成するか。
以下の日程でいかがでしょうかっと。（ポチポチ）
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- これがめんどくさい！
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- 同席者全員の日程を合わせなきゃいけない
- 候補日をメールに手入力してから、先方に共有しなきゃいけない
シーン②：日程の仮押さえ
上司：ノブさ〜ん！ ◯◯社との打ち合わせ日程って決まった？ カレンダーがずっと「（仮）」になってるんだけど……
ノブ：（マズイ！）すいませんっ……！！！ まだ先方から返事が来なくて……
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- これがめんどくさい！
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- 忙しいクライアントから、提示した日程に対して返事がなかなか返ってこない
- 返事を待つ間、仮押さえしている同席者の日程を空けておかなきゃいけない
シーン③：仮押さえした「候補日」と「会議室」の消し忘れ
デザイナー：そういえば打ち合わせって、明日で確定ですよね？ カレンダーから候補日が消えてなくって……会議室がどこも抑えられてて空きがないので、解放していただけますか？
ノブ：あっ、申し訳ないです！ 消し忘れてた……（あああああ、やってしまった！）
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- これがめんどくさい！
- アポが確定したら、カレンダーで仮押さえしている他の候補日を削除しなきゃいけない（※忙しいとよく忘れがち）
→仮押さえを消し忘れて、結局は会議室を誰も使わなかった……なんてことも
こんなふうに「手間」と「時間」のかかるアポ調整を大幅に削減できるツールがあるとしたら、使いたくないですか？
「調整アポ」が手間と時間のかからない日程調整を実現！
その機能を持つのが、以前LIGブログでご紹介した、
受付システムサービス「RECEPTIONIST」。
- 「RECEPTIONIST」とは？
- 株式会社RECEPTIONISTが提供する、来客対応を快適にするためのクラウド受付システム。内線電話を使わず、ビジネスチャットやSMSを利用して、直接担当者に来客を通知するため、来客対応業務が不要になる。IT/Web系を中心に導入する企業が増えており、現在の導入企業数は1800社を超えている。
このサービスに「調整アポ」という新機能が登場したそうなのです！しかも無料！
- 「調整アポ」とは？
- メールなどで行う、打ち合わせなどの「日程調整」を自動化してくれるツール。同席者のスケジュールや会議室の仮押さえだけではなく、先方に候補日を知らせるメールの作成などを自動で行ってくれる。
これは朗報すぎる……！
ということで、僕もさっそく使ってみることにしました。
「調整アポ」の使用方法は？
RECEPTIONISTへの登録
まずは、RECEPTIONISTへの登録からはじめましょう！
はじめに、サイト右上にある「無料お試し」ボタンをクリックします。
すると、このような画面が表示されるので、「メールアドレス」と「パスワード」を設定して登録していきましょう！
登録したメールアドレスに「RECEPTIONIST」から「登録のご案内」のメールが届きます。メールに沿って、登録を完了させたら管理画面にログイン！
登録ができたら、「調整アポ」を使ってみる
「アポイント」→「新規アポイントメント」をクリックして、
右上の「カレンダー連携」ボタンをクリックします。
この画面にある内容を確認したら、「許可」ボタンを押しましょう。
この表示が出たら、「調整アポ」を利用する準備は万全です！
「調整アポ」を使って、面倒な工程を解消！
「調整アポ」を使えば、めんどくさい日程調整の各工程が、一瞬で終わるんです！
1.同席者との候補日選定や、クライアントへのメール作成を自動化
まず注目したいのが、候補日選定からメール作成まで自動化される機能。
「RECEPTIONIST」上では、以下の流れで煩わしい作業を自動化できます。
- 1. 「新規アポイントメント」→「日程調整をして受付コードを発行」をクリック
2. 自分＆同席する担当者のスケジュールを表示
3. 空いている箇所を「日時候補」としてドラッグしながら複数選択
4. 使用したい会議室を選択
5. 候補日の分だけ、上記3〜4を繰り返す
6. 先方のアドレスを入力すれば、自動で候補日のメールを作成＆送信
これ、予想以上に短時間で、アポ調整のメールが作成できちゃいます！！！
いつもは10分以上かかるところを、1分くらいでメール作成できたような気分に……
スケジュール管理ツールを使い、社内メンバーのスケジュールを共有している会社だと、上記2〜5までの手順は、いつもと同じ作業になるかもしれません。
ただ、メンバーのカレンダーに、「（仮）候補日」と手入力していくのって、何気に手間ですよね。
それが「調整アポ」を使えば、メンバーのスケジュールに、候補日が一瞬で反映されるんです。
しかも、候補日についてのメールを自動作成してくれるので、仮押さえした日程をメモして、それをわざわざメールに書き写す必要もナシ。
「内容に齟齬はないだろうか？」「正しい敬語になっているだろうか？」と考えながら、時間をかけてメールを作成しなくてもいいんです！
「お客様へのご案内」として、「受付の場所」などを追記することもできます。
また、メールのプレビュー機能があるので、「自動作成されたメールの文面」を確認することも可能です。
もちろん、「候補日のほかにも伝えたいことがある」など、オリジナルの文面でメールを作成したいときには、「日程調整用URL」のみを発行可能。
オリジナルの文面で作成したメール or SNSなどのチャットに、そのURLをコピペすればOKです！
僕、こういうサービス、欲していました！！！！！！
2.先方も候補日からワンクリックで選択するだけ！ やりとりがスムーズに！
「調整アポ」を使えば、メールで候補日を受け取った人の手間だって省けるんです！
相手には、このようなメールが届きます。
シンプルな画面なので、相手は何をすればいいのか、わかりやすいですね。
メールに添付されているURLを開くと、このような画面に遷移します。
日程を選ぶと、この画面に切り替わります。
これで日程は確定しました！
- ▼候補日を受け取った人が行う手順まとめ
- 1.日程の選択
2.名前の記入
3.会社名の記入
4.「送信ボタン」を押せば完了！ メールを打つ手間なし！
このように、候補日を受け取った人が行うのは、たったの4工程！
手間がかからないので、忙しい相手でも反応してくれる可能性が上がるんです！
つまり、よりスピーディに日程調整ができます！！！（そうしないと、同席者の日程も抑えたまま＆他の仕事にも影響しちゃいますからね……）
3.候補日仮押さえを自動で削除
しかも、日程が確定すれば、仮押さえしていた他の候補日は、カレンダーから自動で削除されます。
これでもう、「消し忘れて迷惑かけちゃった……」なんて、反省する必要はありません。
それだけじゃないんです！！！
先方が日程を選ぶと、自動で先方の元へ「確定メール」が届くようになっています。
だから日程が確定したあとも、「この日程で確定しました」などと、わざわざメールを送る必要はナシ！（便利―――!!! FUUUUUU――――!!!）
4.「受付コード」の発行で、当日のご案内をスムーズに！
それに、「受付コード」が自動で発行されることも「調整アポ」の魅力なんです。
自社に来訪してくれたお客様は、「RECEPTIONIST」で受付を済ませていただく際に「受付コード」を入力するだけで受付完了となります。
つまり、「氏名」や「会社名」を入力する手間を省けます！！ （受付コードとなる数字を入力するだけでいいなんて、ラクすぎやしません？）
「調整アポ」を導入した結果、どれだけの時間が短縮されたのか？
たくさんメリットがある「調整アポ」ですが、実際はどれくらい日程調整の時間が短縮されるのでしょうか？
LIGで実際に使用して、計測した結果がこちらです！
カレンダーを開いて、候補を仮押さえして、メール作成するまで通常だと約6分のところ、
調整アポを使った場合だと約1分でした！！
「アポ調整1件あたり5分の短縮」
えっ……待ってくださいね……ということは、たとえば1日2件のアポ調整、1年の営業日が250日とすれば、年間で約42時間の短縮になる計算じゃないですか！
しかも……！！！ 「仮押さえした候補日」を消す手間を考えたとき、それが必要ない「調整アポ」を使えば、時間をさらに短縮できるんです！
無駄な確認作業がなくなるので、業務に集中して取り組めるメリットが手に入るオマケ付きです！
まとめ
アポ調整の工程を大幅に削減してくれる「RECEPTIONIST」の「調整アポ」。これを利用すれば、候補日を提示する側だけでなく、候補日を受け取る側もスムーズに日程調整を行うことができます。
- 「調整アポ」のメリット
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- 同席者のスケジュールに、候補日を一瞬で仮押さえできる！
- 候補日提案のメールを作成する必要なし！
- 候補日を受け取った側は、URL先の日時を選択するだけ！
- 確定した予定以外は、同席者のスケジュールから自動削除！
- 発行された「受付コード」で、来客者はスピーディな受付が可能！
「調整アポ」を利用するだけで、これだけのメリットを受け取れるんです。
しかも、「RECEPTIONIST」と同時に利用すれば、「日程調整」と「来客対応」の工数が、それぞれ大幅に削減します！
スムーズな日程調整をするために、「RECEPTIONIST」を導入済みの企業の方はもちろん、まだ導入していない方もこの機会に検討してみてはいかがでしょうか？
今なら最初の1ヶ月（31日間）が無料でお試し利用できます！
▼過去のLIGブログで「RECEPTIONIST」を試してみた記事はこちら！
