【新入社員の皆さんへ】成長に繋がるToDoリストの作り方

【新入社員の皆さんへ】成長に繋がるToDoリストの作り方

ザキ

ザキ

はじめまして! Webディレクター/アカウントプランナーのザキです。僕は今年1月からLIGに入社したので、いわゆる若手新入社員です。

これまで、1社目は1年半、2社目は2年と経験してきて、LIGで3社目になります。つまり、20代半ばにして新入社員を3回も経験していることになります。

それぞれ業界や専門分野が異なる会社でしたが、いずれも共通して超重要だったのが「Todoリスト」です!

中堅、ベテラン社員はもちろんですが、入社したばかりで業務に不慣れな僕のような新入社員こそ、自分のやるべきこと(=Todo)を工夫して整理することはとてもとても大事なことだと思っています。

さて、ではそんな僕が実際にやってみて役に立った、成長に繋がったTodoリストの作り方をぜひシェアさせてください。この記事は僕のように転職したばかりの若手社会人の方や、新卒社員の方にオススメとなっております!

新入社員はTodoリストを超細かく作ろう!!

我々新入社員は、Todoリストをとても細かく作る必要があると思っています。

なぜかというと、新入社員は一人でタスクが完結しないからです。会社に入社して間もない頃は、まずは先輩社員と一緒に仕事をすることが多いと思います。その場合「この進め方で合っていますか?」 「資料を作成したので確認していただけませんか?」というように、まずは何をするにも先輩・上司の確認や許可が必要です。

そのため、新入社員はいわゆる「報・連・相」の業務をする機会が多く、それらを含めると実はたくさんのTodoを抱えています。

もちろん中堅、ベテラン社員のほうが難易度の高いタスクを抱えているかもしれないのですが、新入社員もそれなりにしっかりとTodoを管理する必要があります。

Todoリストの具体的な作り方

さて、それでは具体的な書き方をご紹介します。まずはタスクが発生するところからですね!

たとえばあなたが上司からこう依頼を受けたとします。

上司「5月の21日までにプレゼン資料作ってみて!」

「おまかせください!」と気持ちよく返事をしたら、つぎはさっそくこのタスクのTodoリストを作ってみるとします。

□ プレゼン資料作成:5月21日まで

単純にTodoとしてメモするならこういうことになります。タスクを忘れないようにするだけならこれで十分でしょう。

ただ、これでは普通にメモしているだけで、仕事の助けにはなりません。ポイントは、タスクの完了までに必要なステップをすべて洗い出してみることです。

<タスク> <必要なステップ>
手順を洗い出す
:5月3日まで
・上司に確認する
・修正指示があれば対応する
資料の構成を決める
:5月7日まで
・過去のプレゼン資料を見てみる
・構成を書き出してみる
・先輩に相談する
・修正指示があれば対応する
資料の内容を考える
:5月14日まで
・参考資料を集める
・資料の各セクションで伝えたいことをまとめる
・先輩に相談する
・修正指示があれば対応する
資料のスライドを作成する
:5月21日まで
・表やグラフを作成する
・テキストサイズやフォントを調整する
・上司に最終確認をする
・修正指示があれば対応する

このようにタスクの完了までに自分が取る行動を全部洗い出してみましょう。先輩に相談したのちにいただいたアドバイスを反映するのも立派なTodoですので、そこまで考慮してスケジュールを立てていきます!

それから、一番大切なのは最初のこれです。

手順を洗い出す→上司に確認する

  • 手順を洗い出す→上司に確認する

自分で洗い出したTodoを、「この流れで進めようと思うのですが、よろしいでしょうか?」と確認してみましょう。こうすることで、タスクの中盤、終盤になって「え?こんなやり方で進めちゃ駄目だよ!」というようにやり直しになることを防げます。新入社員では見落としがちな手順や、会社独自のルールがあったりする場合もあるので要注意です!

Todoを細かく洗い出すメリット

上司に進捗を報告しやすくなる

上司「そういえば、進捗どう?」

いま、少しドキッとした方もいるのではないでしょうか(笑)?

我々新入社員は、このセリフを嫌というほど聞くはずです(笑)。この質問に対して「えーっとですね……あの〜……」と言葉をつまらせていると、上司の表情が曇っていきますよね。ですが、このTodoリストを毎日付けていれば、進捗を細かく理解しているので即答できるようになります。というか、Todoリストをそのまま見せてもOKです。

自分の苦手な仕事を把握できる

人間、得意不得意がありますよね。僕も苦手なことがたくさんあります。Todoリストを細かくして毎日チェックしていると、仕事の進捗が滞るタイミングが段々と自分でわかるようになってきます。

「自分はアイデアを出すのに毎回時間がかかるな……」というように、自分の苦手に気が付くようになってきたら対処法を考えましょう。たとえば次に同じようなタスクが発生したときに、その苦手分野に時間を多めに使えるようにスケジュールを調整したり、そこで先輩に相談するという手順を加えたりすればOKです!

日報・週報に活かせる

日報や週報の義務がある企業ではとくに活用できます。毎日確認しているこのTodoリストをサッと開いて、今日完了させたタスクを確認すればいいんです。

「毎日タスクを消化している」という達成感を得る

ちょっとメンタル的な話ですが、これ意外と大事です。夕方今日の一日を振り返ったときに、Todoリストに何もチェックが入っていなかったら、「あれ、今日あんまり仕事進まなかったな……」と気分が落ち込みます。Todoリストを細分化していればTodoをたくさん消化できるので、「今日もこれだけがんばったぞ!」という実感を得られやすくなります。

Todoを細かく洗い出すデメリット

面倒くさい

はい。めんどくさいです。ただ、重要なことほど面倒、ということが往々にしてあります。たとえ面倒でも、このタスクの整理にかかる時間と、これを怠ってタスクを見逃し、後々トラブルになったときに対応する時間を想像して比べてみましょう。

うまく続けるコツ

プライドを捨てる

学生時代はアルバイト先でリーダーを任されていた……、前職では同期で一番優秀だった……など、大小はあれどなにかしらのプライドはあると思います。そうすると、「新入社員だけどスマートに仕事して周りを驚かせてやる!」って思ったりします。もちろん、やる気に満ち溢れていることは素敵なことだとは思うのですが、これが意外と仕事の妨げになったりすることもあるんです。

  • 初歩的な質問をしてスキルがないと思われるのが恥ずかしい
  • 一人でタスクを完了して「やっておきましたよ」とスマートに報告してデキる人だと思われたい

僕もこんなふうに思っていましたが、すべて仕事の障害になりました。

とくにWeb制作のようなチームプレーのお仕事ではなおさらです。一人が足を止めていれば、チーム全体の仕事が遅れてしまいます。困ったらガンガン先輩に相談しましょう!

タスクの目的を考える

僕ら新入社員が悩んでいる間にも、プロジェクトはどんどん進んでいきます。新入社員の仕事はタスクを完了させること。そしてその過程で学びを得て早く一人前になること。僕の個人的な考えですが、タスクをできるだけ一人で進めるというのはただの目標であるということを強く意識しています。

まとめ

いかがでしたか? 僕は初めてWeb業界に入った前職で、はじめは専門用語も理解できないし、仕事の進め方もわからず、タスクが終わらなくていつも先輩や上司に怒られていました。

その後、今日ご紹介したTodoリストを1年以上毎日続けてみたところ、少しずつ、納期までに自信を持てるクオリティでタスクを完了させることができるようになっていきました。

偉そうなことを言ってしまいましたが、僕もまだまだLIGでは新入社員です。早く一人前になれるように、いっしょにがんばっていきましょう!!

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ザキ
ザキ Webディレクター / 山﨑 大明

ポケモンのサトシがジムリーダーとかに「おまえじゃ私に勝てない」と言われたときの「やってみないとわからないだろ!」が好きです。 今日もポジティブにいきましょう!