初めまして、7月よりブリッジディレクターとして働いている、やすです。
2020年から社会人になったばかりの私ですが、オフィス勤務の経験がなく、リモートでの働き方しか知らないです。ちなみに、タイトルの「リモートネイティブ世代」とは、私のように、2020年4月に新卒で入社し、一度もオフィスに出社したことがないか、出社日数を最低限に止めて在宅勤務中心で働く社会人のことです。
さて、そんなリモートネイティブ世代の私だからこそ感じた、リモートワークでプロジェクトを進めるうえで大切な4つのことを解説します。もし、4つのなかで取り入れていない項目がありましたら、導入を検討いただけると嬉しいです。
定例会議を設定する
オフィス勤務での主なコミュニケーション手段は、もちろん対面での会話ですよね。オフィスにみんなが座っている状態であれば、会話は自然に生まれますが、テレワーク下では意識して連絡を取らなければ、なかなか会話が生まれず、コミュニケーション不足に陥ってしまいがちです。
そしてプロジェクト単位でお仕事をしている方はおわかりだと思いますが、コミュニケーション不足は、誤解や認識の齟齬、疎外感によるエンゲージメント低下など様々なリスクを生んでしまいます。
そういった事態への対策として、定例会議を設けることを推奨します！
なぜ定例会議の推奨をするかというと、直接的ではないものの、声や顔を認識することが可能なため対面に近い速報性のあるコミュニケーションが実現できるからです。いくらテキストチャットしているとはいえ、細かい認識や雰囲気はわからないですよね。
それに加え定例であれば、強制的＆定期的にコミュニケーションの機会を生み出すことができます。仮にオンライン会議ができる環境であったとしても、意識しなければわざわざビデオを開きません。そういった点で定例会議はスケジュール調整の手間なく、コンスタントに意見交換・メンタルケアの場を設けることが可能です。
プロジェクト管理ツールの活用
オンラインでPJを進めると、コミュニケーションコストが高くなるため、タスクやメンバーが多岐に渡ると進捗状況の把握だけで多くの時間と手間がかかります。
そこで役立つのがタスク管理ツールです。今回はAsanaという管理ツール通してメリットをご紹介します。ちなみにAsanaはLIGでも使っています。
数多くのタスクを効率よく管理できる
Asanaでは複数のPJを同時に管理できます。したがって複数のPJに参画していたとしても、混乱することなくスケジュール調整や担当者の割当て、納期設定などができ管理がしやすいです。
進捗状況を可視化
引用元：Asana公式サイト
PJが走っているときは現状の見える化が大切ですよね。Asanaではチャートやボードでどのタスクがどの程度進んでいるのか、誰がどのタスクを完了しるのかなどの情報が視覚的にわかりやすくレイアウトされています。作業状況のズレが発生しても一目で把握できるため、問題の早期発見に繋がります。
臨機応変な対応
引用元：Asana公式サイト
プロジェクトを進めているとスケジュールの変更や新たなタスクが発生することもあるでしょう。そのような場合でも上記のように、チャートの伸び縮みやボードにタスクカードを追加するだけで簡単に編集することができます。特定のメンバーだけが把握しているといったことがなくなるので、伝達ミスの防止にもつながります。
今回ご紹介したAsanaはあくまで数あるツールの一例ですので、機能面に着目しながら適切なツールを活用してリモートでも効率よくPJを進めましょう！
オンボーディングを行う
オンボーディングの目的は新メンバーに仕事の進め方や必要な知識、職場のルールや人間関係を理解させることです。新入社員や転職者は、人間関係を構築しにくかったり、業務やルールに戸惑ったりなど、あらゆる課題に直面するので、最初に時間をかけてでもオンボーディングはするべきです。
私は新卒のとき、フルリモートのPJに参画したのですが、PJやメンバーの紹介なく、すぐに資料作成をお願いされました。作業するうえでの必要な内容は共有されていたので、特に問題はないと思っていましたが、作業を進めるなかで下記のような小さな疑問が溢れました。
- 参考にできる雛形のファイルはどこ？ 見つけたけど閲覧権限がない。
- 権限付与を誰にお願いすればいいんだ？ 連絡先は？
- 資料作成したけどどこに格納すればいいの？
隣にいたらすぐ聞いて解決するような質問をチェットやメールで聞き回る日々……。
こういった路頭に迷う方がいなくなるための施策がオンボーディングです。コミュニケーションが薄いリモートワーク下では組織に受け入れられていることや、サポートされている実感が湧きモチベーションアップにもつながるため、オンボーディングの重要性が増します。
また、必要な社内の手続きやルール、各種ツールの使い方をトレーニングする機会を与えることで、新メンバーが自信を持って業務に取り組めるようになり、早い段階からパフォーマンスの発揮とエンゲージメント向上が見込めます。
仕事をしながら覚えていけばいい！ といった意見があるかもしれませんが、リモートでは路頭に迷いやすいのです。そんなメンバーを一人でもなくすためにオンボーディングは行いましょう！
雑談をする
業務と関係ないでしょ？ と思われがちな雑談ですが大きな影響と重要性があります。
オンラインは相手の表情が見えないことで話しかけることが難しかったり、そもそも業務の話しかしたことがない、などカジュアルなコミュニケーションがないことは珍しくありません。
実際に私の前職でも業務外の話をする機会がなかったため、チャット連絡が来ると緊張したりMTGでは自発的な発言を避けたりと、意思疎通を測ることが難しいと感じていました。いくらリモートで会わないといえど、会話をする土壌は整えておきたいです。
話しやすい環境を作ることは新たに加わるメンバーにとって、業務の相談がしやすいことや居心地の良さ、つまり心理的安全性の向上といった効果が見込めます。
では、実際に効果的な手段はなんでしょうか？ 私が考える効果的な手段は雑談用のスレッドやチャンネルの作成、1on1ミーティングの設定です。LIGではslackに雑談できるチャンネルもありますし、1on1ミーティングを設けてどうでもいい話をしたりとオンラインであれカジュアルなコミュニケーションを大切にしています。
最後に
今回を機会に今一度リモートワークの体制を考えてみてはいかがでしょうか？
以上、新メンバーのやすからでしたー。
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