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誰も使わない社内Wikiツールを浸透させる3つのコツ

のぼる

こんにちは、カレー大好きディレクターのぼるです。

前回、テレワーク導入に伴い作業や課題解決方法が一人ひとりの独自のものに依存してしまう、いわゆる属人化傾向になりやすいため、ナレッジの共有を目的とした社内Wikiツールのおすすめブログを書きました。

今回は、社内Wikiツール導入を検討している組織・グループの責任者、人事関係者のみなさまに向けて、実際に僕が導入してわかった社内Wikiツールを浸透させるためのコツをお伝えします。

目的を決める

まず、社内Wikiツールを導入する際に決めておきたいことが目的です。あくまで社内Wikiツールは手段であって目的ではありません(当たり前のことなんだけどここ間違いがち)。つまり「なぜ導入するのか」「導入してどんな課題解決をしたいのか」を明確にしておきましょう!

これは社内Wikiツールに限ったことじゃなく、ツール導入全般に言えることですよね。

当時(LIGじゃないよ)管理職になりたての僕は、そこを明確化せず、ツール導入しただけで効率化できるぜ! と満足してしまい、導入半年後には誰もそのツールを使わなくなったしくじり経験があります。毎月そこそこの導入コストがかかっていたので、当時の上司にぶん殴られる勢いで怒られたなあ……(遠い目)。

改めて社内Wikiツールとは、情報やナレッジを社員(組織)全員にシームレスに共有していくためのツールです。個人的に社内メンバーが得た知識・情報・ノウハウを一元管理できたり、教育・引き継ぎコスト削減が見込めると感じているので、この辺りを解決したいぜ!! という目的にとても合っていると思います。マジでおすすめ。絶対導入したい。間違いない。

運用ルールを決める

目的が決まったら、次は運用ルールの設定です。

この運用ルールをあやふやにしてしまうと、ツール運用自体が属人化してしまうという地獄しか待っていません。それは辛い、絶対避けたい。そのためにも、ナレッジの共有範囲の決定や、全社員が平等に記載するのか、特定のメンバーが記載していくのかなど、運用ルールを決めていきましょう。

また、その際に運用ルールをメンバーに守ってもらったり、導入直後は必ず多くの質問があがるので運用責任者(PM)を立てることも忘れずに。運用責任者(PM)がいることで、社内メンバーは「困ったことがあれば、この人に相談しよう」という安心が生まれツールが浸透しやすくなります。

運用責任者は決して一人立てれば良いというわけではなく、各グループ内に一人ずつ立てる方法でもいいでしょう。自分の組織に合った選出をしてみてください。

導入背景を説明する

3つ目は、社内メンバーにツールを導入する背景を説明しましょう。

目的や運用ルールが決まっても浸透しなかったら意味がないですよね? そこで実際に利用してもらうメンバーにツールを導入する経緯と導入することで得られるメリットを可視化することが重要です。

想像してみてください。日々、みなさんが業務の中で既にいくつかのツールを使っているなか、突然詳しい説明もなく「明日から新しいツールを導入しまーす!」だけ、しれっと情報が降りてきたら「はあ? これ以上ツール増やすなよ」以外の感情湧かないですよね(少なくとも僕はそうですw)?

そもそもツールを操作するコストが発生するので、そのコストに見合うメリットを提示することでメンバーの納得感が上がり、運用ルールに則って利用してくれる確率も上がるでしょう。日々、こういったフェアなコストバランスを個人的に目指していきたいなって思っています。

社内Wikiツール選定

現在、数多くの社内wikiツールがリリースされていますが、各ツールごとで特徴が異なります。利用目的に合ったツールを選ぶことが重要です。ここではツール選定する際のポイントを5つ挙げたので、確認してもらえると嬉しいです。

必要な機能を満たしているか

→利用人数や権限の設定、スマホ表示に対応しているか

使いやすいか

→リテラシー問わず簡単に操作できるか

ナレッジ・ノウハウの蓄積や検索がしやすいか

→ナレッジの蓄積や検索方法が優れているか

適正なコストか

→有料・無料、1人あたりの月額料金は適正なのか

セキュリティ

→社内の貴重な情報を一元化するので漏洩の心配がないか

上記をチェックしていくことで、矛盾しているかもしれませんが「ツールを導入しない」という決断があってもいいと思います。あくまでもツール導入が前提ではなく、現時点の組織体制とコスト、導入で得られるメリットが見合っているのかの見極めが重要ですね。

まとめ

一度ツール導入に失敗した経験から、以上のことを踏まえてツール導入・運用することで組織にツールを浸透させることができました。闇雲にツールを増やすことでは、利用するメンバーたちは「いろいろなツールがありすぎで面倒なだけ!」という不満が溜まったしまうので、現状社内で導入しているツールを精査してから、新たなツール導入の検討をおすすめします。

今回お伝えした内容は、超基本的なことで当たり前じゃん? って感じる人もいるかもしれませんが、おさらいの意味も込めて読んでいただけたなら嬉しいです🍛

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