こんにちは！ 制作事業部でディレクターをしているのぼるです（カレー大好き🍛）。
テレワークが推奨されてよく耳にするようになった「ナレッジ共有」というビジネスキーワード。テレワークが浸透するにつれ、在宅勤務している人や業務内容的な事情から今まで通り出社している人、ワーケーションを活用している人など「働く環境」が変わったことで、今まで以上にナレッジが蓄積されにくい状況になっているのではないでしょうか。
今回は、業務効率化や人材育成コスト削減などのメリットが期待できる“社内Wiki”に焦点を当てたナレッジ共有ツールを紹介していきます。
社内Wiki導入メリット
社内Wikiは「社内のWikipedia」として、情報やナレッジを社員全員で共有していくツールです。社内Wikiを導入することで、社内メンバーが得た知識・情報・ノウハウを一元管理でき、あらゆる領域で業務改善が見込めます。
闇雲に社内ツールが増えるのはダメ絶対派の僕ですが、コミュニケーションコスト（とくに中途入社したメンバーへのオンボーディングで力を発揮しました）が大幅に削減できた実体験から、社内Wikiツール導入をおすすめします。社内Wikiに期待できるメリットとしては下記の通り。
- 情報の一元化
- 属人化防止
- 業務効率化
- 教育・引き継ぎコスト削減
- 業績向上
今回紹介する社内Wikiツールは、主に無料トライアルを設けているサービスをピックアップしました。まずは個人・少人数でミニマムの試験運用をして、自分の組織カルチャーに合うか試してみてください。
Kibela（キベラ）
Kibelaは「個人の発信を組織の力にする情報共有ツール」をコンセプトに掲げた社内Wikiツールです。自分が得た情報をKibelaに発信することで、効率的に組織内で情報共有ができます。
Kibelaには、個人のスキルや発見（気づき）などを投稿できる「ブログ形式」と、議事録や社内マニュアルなどの情報を組織全体で集約していく「Wiki形式」が用意されています。ブログ形式は、個人が発信するためのもので、他のメンバーは編集できません。一方のWiki形式は、組織内で権限があるメンバーは編集可能。複数名で情報・ナレッジを積み上げていく際に適していると言えますね。わかりやすいシンプルな料金プランも嬉しいところ。
社内Wikiの良いところは「あ、ちょっといいですか？」というコミュニケーション回数が劇的に軽減されることだと感じています。お互い業務が忙しいなかで、聞く方も聞かれる方も少しずつストレス貯まってしまいますよね？ Kibelaなら導入コストも低いので、初めて社内Wikiツールを触る人には特におすすめです。
| 主な料金プラン | 無料/5ユーザーまで 月額550円/ユーザー 月額1,650円/ユーザー |
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関連情報：Kibelaの特徴・レビュー紹介ページ
DocBase（ドックベース）
DocBaseは、「セキュアな情報共有」にこだわり、時間と場所を選ばず情報共有を進めることをコンセプトとした情報共有サービスです。社内だけではなく社外の人とも情報の共有ができるうえ、簡単に情報の投稿ができてセキュリティも強固であることなど、社内Wikiツールとして魅力が多い印象です。個人的にも社内Wikiツールとして導入している企業が多い印象を持っています。
社内Wikiツールを導入する際、唯一のデメリットは情報漏洩ですよね。社内情報やナレッジが1つにまとまっているため、自然と機密情報も蓄積されていきます。そのため、権限設定ができたり作成したドキュメントにカギがかけられたりと、セキュリティ面にも配慮されたツール選定が重要になってきます。
DocBaseの一番の特徴は、コンセプトでもある「セキュアな情報共有」を体現したセキュリティ面です。作成されたグループごとにカギがかけられ、情報も暗号化されています。また、2段階認証にも対応しているので安心して社外の人とも情報の共有ができます。外部への情報公開を制限できるほか、IP制限やユーザーの操作履歴もダウンロードできるので、問題が発生した場合でも素早く対応することができます。
| 主な料金プラン | 月額990円/3ユーザーまで 月額4,950円/10ユーザーまで 月額9,900円/30ユーザーまで 月額21,450円/100ユーザーまで 月額109,450円/500ユーザーまで ※30日間無料トライアル |
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関連情報：DocBaseの特徴・レビュー紹介ページ
Qiita:Team（キータチーム）
Qiita Teamは、簡単に書けて、簡単に共有できる社内Wikiサービスです。簡単に記事を作成できるうえ、メンバーにスムーズに情報を共有できるので、チーム内で知識や得た情報を標準化し、チーム全体のレベルアップに繋げることができます。
また、コメント機能が付いており、社員が投稿した記事の内容についてコメントでフィードバックを送るなど、コミュニケーションや議論の場として活用できます。より精度の高いナレッジが蓄積できますね。
社内Wikiは作成して終わりではなく、常にアップデートしていくもの。コミュニケーションを取りながら、最新版にしておくのが理想的な運用ですね！
| 主な料金プラン | 月額500円/1ユーザーまで 月額1,520円/3ユーザーまで 月額7,050円/10ユーザーまで 月額15,300円/17ユーザーまで 18人目以降は＋720円/1ユーザー ※30日間無料トライアル |
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NotePM（ノートピーエム）
NotePMは、社員が社内の情報を作成・編集・検索・閲覧することで、知りたいことが簡単に確認できる社内Wikiツールです。Word・Excel・PDFなど、ファイルの中身も全文検索が可能。キーワードハイライトやワンクリック絞込など、強力な検索機能も充実しています。フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすいことも、社内Wikiとして優秀なプロダクトだと感じる点です。
また、NotePMもドキュメントを閲覧したユーザーを把握でき、アクセス制限を細かく設定できます。組織規模問わず社内外で情報が活用できる柔軟性も、人気のポイントです。
| 主な料金プラン | 月額1,000円/3ユーザーまで 月額9,500円/25ユーザーまで 月額17,500円/50ユーザーまで 月額30,000円/100ユーザーまで 月額250,000円/1,000ユーザー ※30日間無料トライアル |
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関連情報：NotePMの特徴・レビュー紹介ページ
esa（エサ）
esa
esaは「最初から完璧なものなんてない。 esaは情報の一生を見守りたい。」というコンセプトのもと、「Share」「Develop」「Archive」の3つの観点から開発されたプロダクトです。
特徴のひとつとして、「WIP（Work in Progress）」という、ドキュメントがまだ不完全だとわかる状態で公開できる機能を搭載しています。編集画面に表示される「Save as WIP」のボタンを選択すると、書き途中であることを明記したうえで公開・共有ができます。気軽に情報を公開できるので、情報の共有がスピーディになり、アドバイスをもらいやすくなりますよね。
esaは、今回紹介した社内Wikiツールのなかで、無料トライアル期間が2カ月間と一番長期間利用できます。トライアル終了後も1ユーザー月額500円で利用可能。グループ単位や小規模な組織に向いている社内Wikiツールです。
個人的には、社内Wikiツールの導入障壁となる一番の要因は、「お金かけずにスプレッドシートなどに誰か1人が頑張って社内情報を貯める」カルチャーにあると感じています。誰か1人が頑張るのではなく、関係者全員が平等に作業し、ナレッジを共有・蓄積していくカルチャーを醸成できる点も社内Wikiツールの魅力です。
| 主な料金プラン | 月額500円/ユーザー ※2カ月間無料トライアル |
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関連情報：esaの特徴・レビュー紹介ページ
まとめ
まず前提として、ナレッジ共有ツールを導入したからといって、すぐに組織課題が解決するものではありません。あくまでツール導入は手段であって、何のためにナレッジ共有をするのか？ なぜ社内Wikiが必要なのか？ という目的を見失わないことが大切です。
また、ナレッジ共有ツールを定着させるためには、ドキュメントの作成や編集を習慣化させるためのルール、そして運用責任者の選定など、決定すべきことが多くあります。実際、自分で「これだ！」と思ったナレッジ共有ツールを導入しても運用がグズグズになってしまい、まったく社内に浸透しなかったほろ苦い経験があります（ちきしょう!!）。
今回紹介したナレッジ共有ツール以外にも自分が所属している組織特性に合った社内Wikiを選定して、これからのテレワーク時代に合った環境作りをお互い目指していきましょう🍛
