こんにちは、Webディレクターのともぞうです。
今回はAsanaドリブンでの仕事の仕方についてです。
弊社のプロジェクト管理ツールがAsanaなので、Asanaドリブンといっていますが、要は基本的にタスクベースで仕事を進めていこうというものです。
Asanaでなくとも、Remember The Milkでもいいですし、Todoistでもいいですし、Redmineでもいいです。
ただできればほかの人に担当が振れるものが望ましいです。
なぜAsanaドリブンにすべきなのか
以下の3つが主な理由です。
ログになり、それは財産になる
タスクにすることでトラッキング可能な状態になります。
過去に似た傾向のものがあれば、相対的にそのタスクを見ることができますし、相談相手も見つけやすくなります。タスク登録していると未来の誰かのためになったりします。
探しやすくなる
タスクベースだと、ノイズが一気に減ります。
たとえばチャットの流れでお願いすると、あとで何をするんだけっと思い返すとき情報を見つけるのが困難になります。チャット上では依頼に関係しない会話もチャットでおこなわれているため、ノイズになってしまうのです。
誰がいまボールを持っているのかが明確になる
誰がボールを持っているのかがわかれば、ある程度タスクのステータスもわかってきます。
ひとりで完結する仕事は意外と少ないものです。なにかしらの確認依頼があったり、質問があったりするため、なにかしらで他者が関係してきます。そういったときもっとも重要なのは誰がボールを持っているのかであり、それはタスク上で明示すると認識違いがガクッと減ります。
チャットベースのやりとりだと、依頼側も依頼を受けた側も記憶便りで管理することになり、期日が近づいたときになって「あれ？ 違う……」みたいな悲劇を避けることができます。
他者に担当を振ることができないツールを使う場合は、コメント上で誰に渡したのかを残しておきます。そして期日を依頼日にし、リマインドできるようにします。依頼した側も最後まで責任を持つようにします。
Asanaドリブンな動きのために
Asanaドリブンにするために、日々おこなっていることを紹介します。
とにかくAsanaに登録して、関係者を巻き込む
Asanaでやっていきます！ という確固たる意志をもって周囲を巻き込んでいきます。この人はAsanaで管理する人なのだと刷り込ませていきます。
タスクを登録するに適したプロジェクトがない場合は、マイタスク上に登録し、フォロワーとして関係者を巻き込みます。
そしてAsanaのコメントでアウトプットを共有し、確認してもらうときは担当も替えます。
Slack経由の依頼はSlack Appからタスク登録する
上述とほとんと同じですが、AsanaとSlackの便利機能の紹介です。Slackのメッセージをベースにタスク登録ができます。
Create task…をクリックするとSlack上にフォームが出現し、各項目を入力して Create ボタンをクリックすると、タスクが作成されます。このときタスクの説明はメッセージの内容が転機されます。
この機能のおかげで、チャットベースの依頼をシームレスにAsanaへ移行することができます。
詳しくはAsanaのガイド上で紹介されています。
Slack と Asana · Asana
Slack上での結論はSlack Appからコメント登録する
上述同様にSlackを利用したハックです。
Slack上で議論がおこなわれ、結論や経緯を該当タスクにログとして残したいときに便利です。
Add as task comment…をクリックすると、そのメッセージを指定したタスクにコメントとして残せます。
このコメントを残しておくと、このタスクなんでこういう仕様になったんだっけ……？というときにログが追いやすくなります。
Asana上に残されるコメントはSlackへのリンクにもなるため、背景を追いやすくなります。
他者による承認や確認が発生する場合はプロジェクトを用意する
私のチームでは、見積りの確認と外部パートナーからの請求書の管理をAsanaのプロジェクトを使って管理しています。
チャットベースだと依頼されたこと、したことを忘れてしまいがちです。さらにいつまでに対応が必要なのかも記憶が頼りになってしまいます。
そういった人間系のミスや漏れを防ぐためにもプロジェクトを用意し、いま何が動いていて、次にどれが動きそうなのかを見える化します。
さいごに
結局のところ、とにかくタスク化して、進めていくことを意識するに尽きるのかなと思っています。タスク化すると、できるだけ覚えておくことを減らして、作業に集中できる環境を整えることができます。
ぜひ実践してみてください。
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