営業の枠から飛び出せ!
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2019.07.04

Asanaを使いこなすときに必要な心構えを紹介します。

ともぞう

こんにちは、Webディレクターのともぞうです。

今回もAsanaについての記事です。

前回の記事は以下からどうぞ。

前回は機能に寄せた話でしたが、今回はAsanaを利用するうえでのマインド面についてお伝えしていきます。

Asanaだけでなくプロジェクトマネジメント的な話も出していきます。

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Asanaで常に確認するよう心がけているところ

マイタスク受信トレイの2つをまず確認する習慣をつけます。正直この2つが最適化されていることが最重要項目かもしれません。

マイタスクは名前のままですが、自分が担当になっているタスクが一覧で表示されます。つまり今日やることがそこにあるということです。マイタスク内でタスクの位置を変えられるので、結果的に全タスクのなかでの優先度を設定することもできます。

受信トレイはフォローしているタスクの更新や、通知設定をしているプロジェクトの更新を知らせてくれます。受信トレイが通知だらけになっているのは通知設定が健全ではない可能性がありますね。以下のようにダンスしている画が常に表示されているようにしましょう。

通知を最適化するには

まず受信トレイいっぱいになっている人は勇気を出してすべてのメッセージをアーカイブを押下して、一度キレイにしてしまいましょう。その後、受信トレイをこまめに確認する習慣を始めることをオススメします。

受信トレイは「inbox zero」を意識していきましょう。自分が特にアクションしないでいい通知は即アーカイブをして受信トレイをシンプルに保ちます。inbox zero? となった方はこちらをご覧ください。

前述のとおりタスクのフォローとプロジェクトの通知設定によって管理ができます。プロジェクトの通知設定はプロジェクトの共有からメンバーの通知管理を用いて設定が可能です。

以下のように受け取りたい通知を選択することで設定をします。

通知の設画像

タスクの名前は動詞になるように気をつける

トップページのPCデザイン制作」といった具合にタスクの名前だけで何をやるのかが分かるようにします。

よく見る見かけるのが、セクションやカスタムフィールドなどの属性で動詞部分を担保してしまい、表示名が「トップページ」と名詞だけで終わってしまうパターンです。これだとタスク単体でみたときに、トップページをどうするのかがわからなくなってしまうので避けます。

常に最新の状態を保つ

たとえば期限切れタスクは期限切れのまま進めるのではなく、(すごく当たり前ですが……)あらためて期日を設定するように心がけます。会社の朝会などでAsanaを開きながら、期限切れのものを確認し、期限を再度設定するようパターンを決めるとよいです。

この期限の再設定のときに気をつけたいのが、タスクの依存関係です。無邪気にタスクの期日をズラしてしまうと、実は後続タスクに影響がでて結果マイルストーンからはみ出るなんていう恐ろしいことが起きかねません。

Asanaではタイムライン表示状態であれば、ドラッグ・アンド・ドロップで期日を手軽に再設定できます。さらに依存関係を線で示してくれるためデッドラインが視覚的にわかるようになります。

ちなみに個人的には(依存関係次第ではありますが)タスクが遅れること自体は問題ではないと思っています。見積を見誤ることは往々にしてありますし、差し込みタスクで予定通り進められないなんてこともあります。

ただ、出た遅れを放っておくことが問題なのです。いつ終わる見込みなのかを再度設定する、優先度を変えるなど、遅れを取り戻すための手を打つなど行動することが重要です。

さいごに

Asanaを利用するうえで心がけていることを紹介しました。最初に書いたとおりではありますが、マイタスクと受信トレイのメンテナンスが最重要だと考えています。

ツールは仕事を楽にする手助けをしてくれますが、導入しただけで楽になるものではありません。とはいえ、個人的にはAsanaが導入されてからかなーりハッピーです。

そういった状態になるにはSandbox的なプロジェクトを作成して遊んでみたり、公式が開催しているイベントに参加してAsanaの中の人にベストプラクティスを教えてもらったりと能動的に動くことが大事だと思います。

私は公式のイベントに参加して「便利じゃん!」ってなり、ワクワクしていろいろ試したり社内に知見を共有したりしたことも大きかったなと思います。今回の記事もそのイベントからたくさんヒントをもらったものでした。

今後も、Asanaの素敵なところを紹介できたらと思います。