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2018.07.12

書類選考の通過率が上がる! 元キャリアアドバイザーが教える「職務経歴書」の書き方

栄藤 八

こんにちは! LIGでセールスをやっています、栄藤八(えいとう はち)です。
実は、私は前職では人材系の会社で転職支援の仕事をしていました。

転職活動において、職務経歴書の作成は一番最初に手を付けなければならないことであり、一番重要な部分でもあります。しかし、書き方として正解といえるものがなく、どのように書けばいいのか、どうすれば書類通過率が上がるのか分からないという方も多いかと思います。

そこで今回は、キャリアアドバイザー時代の経験をもとに、「職務経歴書の書き方」について記事にしてみました。

これから転職活動を始めようと思っている方も、転職活動中でなかなか書類選考が通過しないという方も、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
 

そもそも職務経歴書とは

転職活動を始める時、必要になる書類が2つあります。
履歴書と職務経歴書です。

それぞれの正確な意味や定義は割愛しますが、
だいたいのイメージとして下記のような感覚を持っていただければよいかと思います。

履歴書
名前・生年月日・住所・学歴・職歴・資格を記載したもの。
職務経歴書
社会人になってからの経験を詳しく記載したもの。

「履歴書」の書き方は大体わかると思いますので、今回は、下の「職務経歴書」の方を扱おうと思います。具体的に記載している内容は一般的なものだと、

・職務概要
・職務要約
・職務経歴
・資格
・自己PR
・志望動機

などが多いかと思います。使用する書類のフォーマットに多少の違いはあれど、基本的な内容は変わらないはずです。

企業の採用担当目線になって考えよう

実際に職務経歴書を書くときに、第一に大切なのが「その書類を見る側のことを考える」ということです。「嘘偽りない職務経歴をまとめた書類なんだから、誰に書くかは関係ない」という意見もあるかもしれませんが、個人的にはそうは思いません。

たとえば、自分がこれまでどのような経験をしてきたかを話すにしても、親友に話すとき、両親に説明するとき、子供に話すとき、それぞれで説明の仕方は変わってくるかと思います。

本来であれば1社1社、その企業のための職務経歴書を書いてもいいぐらいです。さすがにそれは手間がかかりすぎるので、汎用的なものを作成して使用する場合がほとんどですが……。

でも、実際に職務経歴書を見ている書類選考官はどのようなことを考えているのでしょうか?

職務経歴書が見られるまでの流れとは

まず、多くの書類選考官は、「履歴書→職務経歴書」の順番で書類を確認しています。

これは、年齢や学歴、経験社数などで職務経歴書を見なくてもお見送りの場合があるからです。正直、ここで落ちてしまうのは仕方ないかもしれません。企業の応募要件と合わなかったということなので潔く諦めましょう。

履歴書をクリアして、職務経歴書まで見てもらうことができれば、もし履歴書を見て「イマイチだな」と思われるポイントがあったとしても逆転のチャンスがあるということです。ただ同時に、履歴書を見て「優秀だ」と思われていたのに、職務経歴書でがっかりされてしまうこともありえます。

書類選考官は職務経歴書をどういう順番で見ているか

1.見た目の印象

職務経歴書をたくさん見ていると、パラパラと見るだけで「イケているかどうか」がなんとなく分かるようになってきます。書類選考官はその手の書類に関してはプロですから、パッと見の印象だけで「この職務経歴書はダメだな」と思われてしまうこともあるんです。

たとえばページ枚数が多すぎたり、フォーマットがズレていたり、使用しているフォントがばらばらだっり……そんなとき、直感的に「イケてない」と感じられてしまいます。もちろん、それだけで内容を見ずにお見送りになるかというと、そうではないかもしれません。しかし、内容を見る前からひとつビハインドを負ってしまいます。

したがって、書類選考官に悪い印象を与えないよう、まずは見た目……書類のフォーマットをしっかり整える必要がありますが、このことに関しては後述します。

2.書類上部の要約

書類選考官が次に見るのは、書類上部に記載している「職務要約」の部分です。
その人がこれまでどのような経験をしてきたのか、どんな強みがあるのか、といったことをまとめている部分なので、ここを見ておおよその経験をつかみます。

3.詳細

最後にスキルチェックや実績なども含めた詳細を確認します。

何が言いたいかというと、「多くの人が力を入れて書いている詳細部分は最後に見られている」、ということなんです。

実際に職務経歴書を書くときのポイント

では、書類選考官がどのようなポイントを見ているのかわかったところで、実際の職務経歴書を書いていきましょう。

見やすい職務経歴書を作る

まずは先述したように、採用担当の直感で減点を食わないために「見やすい職務経歴書を作る」ことを心がけましょう。
ここでは、「ページ枚数」と「フォーマット」について簡単に解説します。

ページ枚数

職務経歴書の枚数については、様々な記事で「絶対に2枚で」と書かれていますが、個人的には2枚〜4枚であれば、そこまで大きな問題にはならないと考えています。

特にプロジェクト単位での業務が多い職種(例:コンサルタント、エンジニア)の場合や、経験社数が多い場合は、書く内容が多くなってしまうことはある程度仕方のないこと。無理に削るぐらいならば、3枚や4枚になってもいいかと思います。

ただ、5枚以上はおすすめできません。企業によっては見る気すらしない、という選考官もいるかもしれません。アピールしたい内容がたくさんあることは良いことですが、最大でも4枚までに収めるようにしましょう。

フォーマット

職務経歴書のテンプレートはネットで検索すればいろいろと出てくるので、最低限、下記の項目が入っている物を選べば問題ないかと思います。

・職務要約
・職務経歴
・資格・活かせるスキル

各項目を過不足なく書くことができるフォーマットを選びましょう。

重要なのは職務要約

私は、職務経歴書を作る上で一番重要なのは「職務要約(or業務要約)」だと考えています。

ここはただ自分の経験を要約すだけではなく、「書類選考官にどう思ってもらいたいか」を考えて、自分の経験やスキル、知識、資格などアピールできる内容をすべて記載することがポイントです。

その理由は大きく2つです。

忙しい書類選考官にもアピールポイントを全て伝えられる

応募者が殺到するような人気の企業や、人事ではなく現場の方が書類選考を行う場合、書類1枚にかけられる時間はとても短く、職務経歴書を隅から隅まですべて見てもらうことは困難になります。

その場合、履歴書や職務経歴書の上の「まとめ」の部分だけを見て、書類選考結果を判断することもあるんです。

職務経歴に書く内容を整理できる

職歴の詳細を書いているときに、「どこまで書いたらいいのだろう」と思ったことはありませんか? 簡潔にまとめすぎてもダメ、ダラダラと長く書いてもダメと言われ、書く内容をなかなか決められないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

おそらく、その理由は「その職務経歴で何を伝えたいのか」が定まっていないためだと思います。

職務要約にアピールポイントを書くことで、この書類で何を伝えたいのかが定まります。
職務経歴の部分にはその詳細を記載すればいいだけなので、「どのようなことを重点的に記載すればいいか」が明確になります。

職務要約でアピールしたい内容がたくさんある場合は、5行〜6行ぐらいになってしまってもかまいません。

職種別、年齢別での書き方

職種別の書き方

エンジニアやデザイナーなどのクリエイター系の職種の場合、職務経歴書はスキルチェックの意味合いが強くなります。「技術的にどのような経験をしてきて、どのようなことができるのか」をもれなく簡潔に記載することが重要になるんですね。

一方、コンサルタントや企画、営業や事務などの職種の場合は、スキルチェックや実績はもちろんですが、「何を感じて、どのように行動したか」という少し定性的な部分もアピールしていく必要があります。

このあたりは自分の経験、そして応募している職種を踏まえて「職務経歴書を見てどう思って欲しいか」ということから逆算して作成してみてください。

年齢別の書き方

年齢によっても少し書き方に工夫が必要なこともあります。

年齢が若く、まだ社会人になって0年〜3年しか経っていない場合は、経験や実績よりも「潜在能力」を重視されることも多くあります。

これも同じく、応募している企業もしくは職種ではどのような潜在能力を求められるのか……早い行動力なのか、課題発見能力なのか、周りと協調する能力なのか? そこから逆算にして考えてみてください。そして、その力をアピールできそうなエピソードがあれば職歴詳細、もしくは「アピールポイント」などに記載しましょう。

一方、年齢が高くなり経験が豊富な方も書き方には注意が必要です。経験豊富ゆえに職務経歴書が長くなってしまったり、逆に完結に書きすぎて「40歳にもなって経験内容これだけ?」と感じてしまうようなものもあります。

基本的には、何度もお伝えしている通り「応募企業の採用担当にその職務経歴書を見てどう思って欲しいのか」から逆算しましょう。

そこでアピールしたい情報、エピソードをピックアップし、加えてこれまでの経験やプロジェクトの中でも大きなものを中心にまとめて記載しましょう。

まとめ

いかがでしたか? 職務経歴書の書き方には正解がない分、非常に奥が深いですよね。

実はもっと詳しく説明しようとすると、時系列で記載する方法、プロジェクト単位で記載する方法があったり、下部に記載する「アピールポイント・強み」などを書くべきかどうかも問題になってきます。

しかし、すべては「その職務経歴書を見てどう思って欲しいのか」につながることなので、伝えたいこと、知ってほしいことを一番わかりやすく、見やすい形で記載すれば、それが正解だと私は思います。ご自身の伝えたいことをしっかり職務経歴書に詰め込んで、転職活動に臨んでくださいね。

その結果、とんでもない職務経歴書ができてしまったという方は……、ぜひ一度、株式会社LIGに応募してみてください。現在、私のいるセールスチームも新しいメンバーを募集しています。

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