会議の進め方を変えよう!事前に押さえたい5つの効率化ポイント

らら


会議の進め方を変えよう!事前に押さえたい5つの効率化ポイント

はじめまして、8月からLIGにジョインした、ららです! リクルーティングとアーティストマネジメント事業部「CriAge(クリアゲ)」を担当しています。

前職はソフトウェア会社でプロジェクトのマネジメントコンサルタントをしていました。LIGに来て、今まで関わったことのない「リクルーティング」と「新規事業の立ち上げ」をいきなり経験することになりましたが、前職での経験や知識が非常に役立っており、なんとか進めることができています。

今回は、みなさんのお役に立つべく、意外と業務時間を圧迫しがちな「会議」の進め方にスポットを当て、私が前職で培った会議前に押さえておくべきポイント5つをお伝えします。

▼ムダな会議ほど無意味な時間はない!

会議の進め方を成功させるために押さえたい5つのポイント

1. なんのための会議?「目的」を明確にする!

会議には、大きく分けて、以下の4種類の目的があります。

それぞれ事前に準備すべき内容は異なりますので、開催する会議の目的がどの種類に該当するのかをしっかりと把握するようにしましょう。

(a)伝えるための会議

指示を出す、依頼をする、状況を報告する場合などが該当します。伝達事項が漏れないように。そして、簡潔に話せるように準備しておくことが大切です。

(b)提案するための会議

新しい施策や、問題への対策を提案するための会議です。発表者は事前に必要な情報を収集・整理し、なぜそれを実施することが有効であるかを説明できるようにしておく必要があります。

(c)生み出すための会議

ブレストで新しい案を生み出したり、自由に意見交換をして視野を広げたりするための会議を指します。意見交換をする際には「お題」をあらかじめ決めておき、実際の会議中には、他人の発言やアイデアを批判せず、寛容に受けとめるスタンスで臨むことが大切です。

(d)決定するための会議

物事を前に進めるため、現状を打破するためなどに行われる会議です。

何をどこまで決めれば良いのか。意思決定を行うために必要な情報は何か。どのように決定するのか。といったことを事前に決めておくとスムーズでしょう。

2. 何が決まればいいの?「ゴール」をしっかり設定!

何をどこまで話し、どうなれば会議の「目的」は果たせるのか。つまり、明確な「ゴール」を設定しておくことが重要です。

上長の許可を得られればゴール達成とするのか。あるいは、課題の前提条件を満たした解決策が出れば良いのか。はたまた、具体的なアクションにまで落とし込むのか。

ゴール設定が曖昧だと、「結局、会議の目的を果たせなかった」「必要としていた情報は手に入らなかった」など、会議が失敗に終わるケースが多々ありますので注意しましょう。

3. 誰が参加するの?「参加者」は厳選しよう!

参加者が多い会議は、様々な意見が飛び交うことで内容が混乱し、方向性が分かりづらくなりがちです。結果として決定スピードは落ちますし、参加者の当事者意識も薄まりやすいため、できれば厳選された少人数で行いたいところです。

ただし、単に少人数にすればいいわけではありません。会議のゴールを達成するために不可欠な人物がいなければ、会議を開いても意味がなくなってしまいます。目的を達成するために必要十分な参加者が揃っているか。逆に、不要なメンバーはいないか。改めて確認するようにしましょう。

4. どうやって進めるの?会議の「イメトレ」をしよう!

実際に会議を開催するとなれば、まずは参加者の予定を押さえるために実施日時を決定し、参加者全員が入る会議場所を確保しなければなりません。

実施枠が押さえられたら、当日のファシリテーターや説明方法の検討(紙、投影、ホワイトボード、口頭説明など)、必要なモノや資料の確認などが必要になるでしょう。

当日になり、会議を進めるために必要な情報を参加者に見てもらうことができない! 機材の使い方をわかっていなかった! そんなトラブルで、貴重な会議時間が短くなることは避けたいですよね。

どのようにすれば会議をスムーズに進められるのか。会議の主催者側・参加者側、双方の立場になってイメトレを行っておくことをオススメします。

5. 「必要な情報」はなに?コンパクトにまとめよう!

最後は、会議の目的を達成するために必要な情報の収集と整理です。

何かしらの意思決定が求められる会議であれば、当然ながら判断するための情報が必要です。あるいは、課題に対する解決案がほしいのであれば、課題の概要や前提情報が不可欠でしょう。

会議時間は限られていますので、資料には必要最低限の情報のみをコンパクトにまとめ、補足説明は口頭ベースや別資料に記載することで対応するのがオススメです。あまりに多くの情報が記載された資料は、重要なポイントが見えづらくなり、かえって判断スピードを落としてしまいます。

まとめ

基本的なことですが、とても重要だと思うポイントを紹介いたしました。これらのちょっとした事前準備で、会議のクオリティは大きく変わります

業務時間のうち大きな割合を占めている会議だからこそ、ぜひ有意義に過ごし、課題解決やアクションのスピードを高めていきたいですね。

私も精進します!

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経営企画室

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