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2015.07.06

会議の日程調整や議事録などに役立つツール&Webサービスまとめ

さささん

こんにちは、ディレクターの佐々木です。

制作の現場では、クライアントや社内の制作スタッフで会議がおこなわれます。
今回はそんな会議の際に役立つツールを紹介します。

会議の日程調整

みなさんは会議の日程をどのように調整していますか?
1対1のような会議・ミーティングであれば、直接話し合って日程を決められますが、会議に参加する人が多くなると調整は難しいですね。
そんなときに役立つツールはこちら。

Cu-hacker

Cu hacker   アポイント調整を10倍速くするツール「クウハッカー」

Googleカレンダーと連携して使用できるツールです。
Googleカレンダーと連携されたCu-hackerのカレンダー上で、都合の良い日時をいくつか選択し、生成されたURLを参加者に共有すればOKです。
相手の方が、その候補日時の中から都合の良い日時を選択するだけで、調整が完了します。

調整さん

調整さん   簡単スケジュール調整、出欠管理ツール

LIGブログでも幹事に役立つツールの紹介などで数回登場していますが、操作のハードルが低いツールです。だれでも扱えるので、IT業界以外の方とも非常に使いやすいツールなのでおすすめです。

議事録

会議では必ず議事録を取りますよね。
テキストエディターやWordで作成するのも良いのですが、いくつかツールを紹介します。

Evernote

大切な仕事のためのワークスペース   Evernote

こちらも毎度おなじみEvernoteです。
データを整理できるサービスなので、議事録を管理することにも向いています。
またあらゆる端末をサポートしているので、いつでもどこでも確認することができます。シェアする機能もついていて、会議に参加したメンバーへの閲覧共有もできます。

Google ドキュメント

Google ドキュメント   オンラインでドキュメントを作成 編集できる無料サービス

Googleアカウントを持っている方にはおなじみのツールですね。
オンラインで議事録を書けば、会議参加者がその場で議事録の内容をチェックすることができます。そのため、会議後の回覧コストを削減することができます。
コメント機能もついているので、議事録上で気になることがあれば、議事録を修正するのではなく「コメントで残す」こともできます。
私の場合は、Google ドキュメントであらかじめ作成したアジェンダをベースにして、会議開始と同時に書き込んでいくスタイルで使います。

マークダウンエディタ

そのほかにマークダウンエディタを使って議事録を取る方法もあります。
マークダウン記法を使うことで、面倒なHTMLを書かなくとも見出しや装飾を簡単につけることができます。

オンラインだと

オフラインだと(Macですが)

などがあります。

Webページの共有

会議参加者が各自PCを持っている場合、参加者全員で同じWebページを見ることがありますよね。
Skype、Googleハングアウト、Slack、Chatworkなどを使ってURLをコピペして共有することができますが、それぞれメンバーを招待しないと共有することが難しいです。そこで1つ良いツールを紹介します。

Google Tone

Google トーン   Chrome ウェブストア

Googleが2015年5月にリリースしたChrome拡張機能です。
Googleアカウントにログインしていて、Chromeを利用していることが前提になるのですが、会議参加者が全員その条件を満たすときに威力を発揮します。

共有したいページを開き、Googleトーンのボタンを押せば、音声が届く範囲にあるパソコンに対してURLを送信します。とても簡単にURLを共有することができるので利用したことのない方はぜひ一度使ってみてください。

リモートの会議

技術の発達によりリモートでも会議に参加することができるようになりました。
いくつか紹介します。

Skype

Skype   お友達やご家族への無料通話

サービスがリリースされてから10年以上経過している老舗のインターネット電話サービスです。Skypeユーザー間では無料音声通信が可能ですね。最近は海外とのやりとりでビデオ通話を使うのですが、だいぶ安定しています。老舗だけありますね。

Google ハングアウト

Google  ハングアウト – Google ハングアウト

世界のGoogleなだけに、こちらもビデオ通話は安定しています。
PCの場合は専用のアプリがなくてもブラウザだけあれば利用できる点と、各種端末で利用できる点が大きなメリットです。

appear.in

appear.in   ワンクリックビデオ会話

ビデオチャットのWebサービスです。
ビデオチャットルームを作成して、作成したルームのURLを会議参加者に共有します。ルームにパスコードを設定することもできるので、プライベートな環境で使用できます。

品質に関しては、調子が良いときだとタイムラグも少なく音質も良いのですが、たまに途切れてしまうことがあります。

まとめ

結局どの組み合わせがベストなのか難しいところもありますが、日々新しいWebサービスやアプリ、ツールが世の中に出てくるので、気になったものはどんどん触ってみて、使えるものを取り入れていこうと思います。
ひとりで使っても使い物にはならないので、まわりへ浸透させる努力も必要ですね(ここ一番重要)。

j a v a