2018秋の無料相談会
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2013.12.17

会議などで良いアイデアを生むための環境作り3つの工夫

あかね

こんにちは。
ディレクターのあかねです。

クリスマスまであとすこし。。今年は平日だし、きっと仕事をして終わるんだろうなと思うと。。(´・ω・`)でも彼氏・彼女のいない人にとっては救いかもしれないですね。

ヒラメキが生まれる!?会議のための環境づくり

前回の記事「有意義な会議にするためにファシリテーターが必要な3つの心得」でファシリテーターのための心得を紹介させていただきました。
会議は順調に進んでいますか?今回ご紹介するのは物理的な環境づくりについてです。

ポイント1 会議する場所・レイアウト

いつも会議する場所はどこですか?
白い壁に囲まれた狭い部屋、ちょっと薄暗い部屋、全面ガラス張りの部屋…

会議室にも色々ありますが、会議の目的によって部屋を変えていますか?
実は会議をする場所・レイアウトは良いアウトプットを出すことに関わってきているのです。

例えば考えてみてください。
狭い4人席の会議室で3人ともPCを向き合わせて会議をする。。。
考えただけで息が詰まりそうじゃないですか???

では、最適な場所・レイアウトとはなんでしょう。
まずは会議人数よりも多めの会議室にしましょう。例えば、3人で会議であれば6〜10人用の会議室が最適でしょう。会議の内容によっては、食堂だったりカフェ、公園の芝生など場所を大きく変えてみるのもおすすめです。
また、レイアウトは下記の2パターンを抑えておけば大抵の会議は大丈夫!

みんなが何を考えているのか理解する必要がある場合

全員で話したり、テーブルごしの話し合いではなく、2人ペアなどでじっくり話し合いをする。テーブルはしまい、椅子だけにすると距離が近くなります。ホワイトボードを半円で囲うようなかたちで情報共有しやすくします。

大きなプロジェクトで人数が多い場合

4〜6人のグループで話し合いをします。この人数は自分の意見を言ったり、相手の意見を理解するのに最適な人数です。グループで話し合ったことを発表しあって全員の内容を共有するようにします。

ポイント2 会議する雰囲気

意見の言いやすい雰囲気をつくることも良い会議をするための一つの方法です。私がよくやる雰囲気づくりは下記の3つです。

  • 重要な情報をいつでも見えるようにしておく
  • よく見える場所に時計を置く
  • BGMを流したり、お菓子を用意したりする

ちょっとしたことですが確認の発言が必要なくなったり、リラックスした状態で話し合いができたりするので試してみてください。

ポイント3 会議するルール

特にルールがなくても会議をすることはできますが、意図してない発言や展開を防いだり、意見を言いやすくする雰囲気をつくる上で必要となります。
よくルールとして使うものを紹介します。

  • 時間厳守
  • 意見の否定はしないで、提案をする
  • 付箋に完結に書いてそれを発表する

まとめ

いかがでしたか?何気ないことかもしれませんが、会議しやすい環境をつくることでいつも以上にいい会議ができ目的にそった結果を得られるかもしれません。ぜひ試してみてください!