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2015.07.30

エクセル(Excel)初心者向け♩プルダウンリストをマスターしよう

ゆりえ

こんにちは、管理部のゆりえです。
梅雨が明け、急に暑くなりましたがいかがお過ごしでしょうか。水分補給をしっかりして熱中症には気をつけてくださいね。体が資本です。

さて、今回はエクセルのプルダウンリスト(ドロップダウンリストとも言います)の作成方法をお伝えします。

プルダウンリストのメリット

簡単な項目の場合、手入力をしたりコピー&ペーストすればいいのに、なぜプルダウンリストを使うのでしょうか。その理由は、こんなメリットがあるからです。

  1. 入力ミスがゼロになる
    すでに決まった項目の中から選ぶため、タイプミスや変換ミスなどの入力ミスをなくすことができます。
  2. 入力時間を短縮できる
    都度手入力すると、入力ミスを修正したり、内容を思い出したりと、意外と時間がかかります。プルダウンリストをクリックして選択するだけだと、時間短縮になります。
  3. 表記を統一できる
    半角・全角、スペースなど表記を統一することができます。
    「引っ越し」と「引越」などのような表記のゆれも、プルダウンによって防ぐことができます。
  4. 集計がしやすくなる
    表記を統一していることで集計が格段にやりやすくなります。
    また、リスト以外の項目を想定する必要がなくなるため、レポートなどの設計が簡単です。

こんなときに便利!

プルダウンリストを使うと、いろいろと効率化できます。
たとえば私は人事なので、LIGのメンバーの名簿を作成しよう!と思って以下のような情報をまとめるとします。

名前 そめひこ
性別
役職 人事部長

このとき、性別は「男」「女」の2つだけなので、プルダウンリストにして2種類から選択できるようにすると入力が楽ですね!

「役職」についても、「性別」より種類が多く都度入力に手間がかかるため、リスト化することで更に効率が上がります。
プルダウンリストから選ぶことで、「あの人、人事部長だっけ人事マネージャーだったっけ」といった私の最近の悩みも解消することができます。

また、同じ答えでも「男」「男性」「MEN」「male」などさまざまな表現方法がありますが、同じ名簿の中で表現方法が異なっていると判別しづらいですし、集計をするときに難しくなりますよね。
それが、プルダウンリストから選ぶことで、表記が統一され、集計のときにリスト以外の情報を排除して考えることができます。

それでは、実際にプルダウンリストを作成してみましょう。

プルダウンリストを作成する

たとえば、こういう感じの名簿を作成するとします。

01

このシートで「性別」と「役職・職種」をプルダウンリスト化して、入力時の効率をUPさせましょう!

「データの入力規則」を設定する

02

プルダウンを適用させたいセルを選択します。
リボンの「データ」タブを選択し、「データツール」エリアの「データの入力規則」をクリック、「データの入力規則…」を選択します。
 

03

すると、「データの入力規則」ダイアログが表示されます。ここで、プルダウンリストの設定ができます。
ダイアログの「設定」タブで、「入力値の種類」のプルダウンから「リスト」を選択します。(「リスト」以外の項目はプルダウンではなく、数字や日付などの入力ルールを設定できます。)
 

04

「元の値」の中に、プルダウンリストに表示させたい項目を「カンマ」区切りで入力します。今回の場合は「男,女」となります。
 

05

「OK」をクリックすると、セルの右側にプルダウンの下向き三角「▼」のボタンが表示されます。ここをクリックし、無事「男」「女」のリストが表示されたら、プルダウンリストの作成が完了です。

ちなみに、プルダウンリストは下向き三角「▼」のボタンをクリックしなくても、キーボードのAlt + で表示することができます。
キーで選びたい項目を選択しましょう。
 

06

プルダウンリストを使って「性別」欄を埋めることができました。

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