NTTドコモ様_dカーシェア
NTTドコモ様_dカーシェア
2015.06.30

メールにファイルを添付するときのビジネスマナーとおすすめファイル送信サービス

さささん

こんにちは、ディレクターの佐々木(さささん)です。

いきなりですが、みなさん普段メールを使っていますか?
最近ではメール以外にもLINE、Facebookメッセンジャー、Skype、Google+ ハングアウトなどのメッセージングサービスを利用して情報を交換している方が増えていると思います。
ビジネスでこれらのサービスを使う方々もいらっしゃると思いますが、まだまだメールでのやりとりが一般的ですね。

前回の「漏洩に要注意!メールでパスワードなどの大切な情報を送信するときのポイント」に引き続き、今回は「メールにファイルを添付するときのポイント」をご紹介します。
普段なにげなくメールを使っているみなさん、社会人デビューして間もない方に読んでいただければ幸いです。

メールにファイルを添付するときのポイント6点

メールにファイルを添付する際に気をつけたいポイントはこちらです。

※ルールに関しては、各々が所属する会社や組織のセキュリティポリシーやコンプライアンスに従いましょう!

1. 添付するファイルは機密情報か?

機密情報はメールで送らない! オンラインサービスを使って送ることもNG!

2. 添付するファイルの容量(サイズ)は?

結論をいうと、5MBを超えるようであれば注意が必要です。
10年前は1MBを超えるファイルを送らないように言われたものです。

3. ZIP形式で圧縮しよう

容量が大きいファイルは圧縮しましょう。ZIP形式で圧縮することをおすすめします。
Macを使っている人なら、「WinArchiver」というアプリが無償版もあっておすすめです。WinArchiverで圧縮すると、Windowsで解凍してもファイルの文字化けなどがありません。

4. 圧縮せず送ろう(スマホ向け)

最近は添付ファイルもスマートフォンで確認したいという方もいらっしゃると思います。スマートフォンでは圧縮したファイルを開くことができないので、スマートフォンでの閲覧にも適したファイルであれば圧縮して送らないようにしましょう。

そもそも私的デバイスを使って良いのかという問題はありますが……。
(自分および送信先の相手が所属する会社や組織のセキュリティポリシーやコンプライアンスに従いましょう)

5. 機密性の高い情報はアクセス制限をかけて送ろう

手間がかかってしまいますが、ファイルサーバーを用意し、サーバー上にアップロードしたファイルをダウンロードしてもらう方法もあります。
データを渡す相手が利用するIPアドレスを事前に教えてもらい、そのIPアドレスのみアクセスを許可します。

6. 誤送信しないように宛先を確認

基本中の基本です。メールを送る前に必ず送信先のメールアドレスが間違っていないか、確認するように心がけましょう!

  • 1
  • 2