こんにちは、HRBPのれいこです。
みなさんは、「オンボーディング」という言葉を聞いたことはありますか？
オンボーディングとは、企業などが新たに採用した人員を受け入れ、組織の一員として活躍できるよう支援すること。また、そのための講習会や勉強会。
引用：コトバンク
このように、オンボーディングとは新しく入社した社員が活躍できるように支援することを指しています。
みなさんの会社では、どのようなオンボーディングを行なっていますか？ コロナの影響でリモートワークを始めて2年以上が経過しましたが、リモートワークでのオンボーディングは非常に難しいと感じています。
入社当日は人事でオリエンテーションを半日行っていますが、その後は現場でOJTとして実務をしながら業務に慣れてもらうということをしてきました。正直なところ、かなり現場におまかせしている状態だったということになります。
そこで、人事として各事業部のオンボーディングをどのようにやっているかをまずは把握し、課題や改善点などを見つけていきたいと思います。
それでは早速、各部のオンボーディング施策を確認していきましょう！
目次
各部のオンボーディング施策を確認
新入社員向けのオンボーディング施策をヒアリング
まずは現状のオンボーディング施策として、どのようなものが行われているかを把握するために、各事業部のマネージャーにヒアリングしました。
Webディレクター
Asanaというタスク管理ツールで「Webディレクター オンボーディング」というプロジェクトを作り、「入社初日にこれをやる」、「Webディレクターが業務をする上で必要な情報はここにある」など情報をあらかじめまとめておく。このようにフォーマット化しておくことで、抜け漏れなく教えることができる。
毎朝チーム朝会を実施し、入社当日はランチに行く。週1回1on1を実施する。
Webデザイナー
各種ツールの設定・レクチャーを行い、制作フローの説明をする。担当する案件の説明をして、業務をやりながら毎朝チーム朝会を実施し、Asanaでリソース状況や案件の状況を確認して進める。入社当日はランチに行く。週1回1on1を実施する。
エンジニア
初日は業務を行うための環境設定を行う。困ったときは誰に聞くというメンバー紹介や、チーム定例会の内容などを共有する。週2回エンジニアフリータイムを設けて、わからないことを確認したり、勉強会を開催したりしている。
毎朝チーム朝会を実施し、入社当日のランチと、後日オンライン飲み会を開催する。
テクニカルディレクター
各種アカウントの作成や環境構築手順の共有。関わるプロジェクトの説明をして、一定期間サポートをしながら業務を行ってもらう。入社当日のランチと、後日オンライン飲み会を開催する。
エディター
「新入社員セット」というフォルダを用意しておき、そこにマニュアルを格納しておく。チームの概要や、Slackのチャンネルの紹介、記事制作のフロー、入稿・編集ルールなどがそこにまとまっている。
新入社員には、月1回1on1で話を聞く。また、週1回のチーム定例会で案件状況の確認や、コンテンツの成果共有やナレッジ共有を行う。入社当日のランチと、後日オンライン飲み会を開催する。
アカウントプランナー
各ツールやSlackのチャンネルの招待、定例会議の説明などを行う。営業フローを説明して、依頼予定の案件の概要を伝える。月1回の1on1 実施と、毎日の夕礼でタスクの確認や当日の振り返り、課題の共有、ポジティブ・ネガティブ両方の報告をもらう。後日飲み会を開催する。
デジハリスタッフ
営業メンバーは、 1週間〜2週間目→営業の同行と指導、3週間目→ロープレ実施、4週間目→補助付きで営業実施・指導と、どの期間で何をやるかをあらかじめ決めている。
運営メンバーは、マニュアルをもとに先輩社員がやり方を説明しながら業務を教える。拠点がわかれているので、週1回オンラインでチーム定例会を開催する。入社後1ヶ月以内に対面もしくはオンラインで飲み会を開催する。
コンサルタント
組織の紹介や、アサイン案件やタスクの説明をする。毎朝チーム朝会を実施し、タスクの共有やプロジェクトの進捗度合いを確認する。週2,3日は出社するようにしているので、対面でコミュニケーションを取りながら業務を行う。
人事
各Slackチャンネルの招待、部署の説明や役割分担などを説明。入社当初は出社の回数を増やして、対面でコミュニケーションを取るようにして、慣れてきたらリモートを増やす。引き継ぎシートを使いながら、業務の流れや内容を説明する。
毎日のチーム朝会・夕会で、困ったことなどをヒアリングする。初日ランチに行く。タイミングを見て飲み会も実施。
ざっとヒアリングしたところ、上記のような内容でした。どの職種のチームも、朝会や夕会を実施しているところが多かったです。
すべての部署の朝会・夕会に参加
各マネージャーからヒアリングしたものの、なかなか部署の雰囲気などは把握しづらいところも多いので、すべての部署（13チーム）の朝会・夕会にお邪魔させていただきました！ 朝会・夕会で話していた内容は、だいたいこのような内容でした。
- 案件状況の確認
- タスクの確認
- 困っていること、相談
- 共有事項、お知らせ事項
「何か共有事項ありますか？」と会の最後に聞いているチームが多かったです。そのなかでも、とあるチームで「何かトピックスありますか？」と聞いているのが、とてもいいなと思いました！ 小さな違いですが、「共有事項」というと、「みんなの前で共有するほどのことじゃないかな……」と言いづらいこともあるかもしれませんが、「トピックス」というと「こんなツールが使いやすかった」とか「クライアントからこんなお褒めの言葉をいただいた」など、何でもカジュアルに話せる雰囲気になるので、いいなと思いました。
ちなみに、我らが人事チームの朝会では、毎週金曜日に「今日は華金だよ！！」と盛り上がるのが恒例になっています。華金を楽しみするあまり、「明日は華金だよ」と木曜日からカウントしています。木・金も頑張れるので、おすすめです。
各メンバーと社員面談を実施してヒアリング
朝会・夕会で部署の雰囲気は知れたものの、それぞれの社員がどの感じているかはわかりません。そこで、事業部の社員全員と1on1面談を行い、既存社員と新入社員それぞれから現状感じている悩みなどをヒアリングしていきました。
面談の中であがってきた相談・要望は、下記のような内容が多かったです。
- 業務が忙しい。人が足りない。
- 今後のキャリアについて悩んでいる。
- 教育制度や研修制度をもっと充実させてほしい。
- 自分の部署や同じ案件に関わる人以外との交流がなくて寂しい。
- リモートワークは便利だが、ちょっとしたことを話したり、雑談したりすること機会がなくなってしまった。SlackやGoogle Meetで話せばいいかもしれないが、文章にまとめたり、わざわざ打ち合わせの日程を調整したりするのは大変。
人手が足りなくて忙しいという点については、人事として採用を頑張らないといけないところです。特に多かった悩みとしては、リモートワークでのコミュニケーションに困っている、またはコミュニケーションの量が減っていることへの寂しさ・やりにくさなどでした。
やはり対面でのコミュニケーションの良さもあるのだなと実感しました。コロナも今後どうなるか予想ができないので、リモートワークでもコミュニケーションをうまく取っていく方法は考えたいと思います。
オンボーディング施策の課題と今後について
このように、各部のオンボーディング施策をヒアリングしたり、朝会や夕会にお邪魔したり、社員と面談をしたりしてきましたが、現状では下記のような課題があると感じました。
現状の課題
- リモートワークでいかにコミュニケーション量を増やすか
- 各部ごとにオンボーディング施策が異なっている
- 教育・研修制度が確立できていない
今後の施策
- リスクを減らしながら、対面でのコミュニケーションも取り入れる
- バーチャルオフィスのようなツールの導入を検討する
- キャリアステップを明確にし、社員に説明する
- 各部のオンボーディング施策のいいところは共有して、会社全体で標準化していく
- OJTに頼りすぎず、会社として教育・研修制度を整備していく
- 人員を増やすために、さらに採用活動に注力する
このような施策を進めていきたいと思います。
これ以外にもいい施策があればどんどん取り入れていき、リモートワークでもスムーズにオンボーディングできる環境にしていきたいです。
