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定時に帰りたい方へ!おすすめの仕事の進め方・タスク管理ツールを紹介します

まるこ

みなさんこんにちは!

デジタルハリウッドSTUDIO by LIGの運営担当のまるこです。

デジタルハリウッドSTUDIO by LIGとは
株式会社LIGとデジタルハリウッドが業務提携をしてはじめた、クリエイター養成スクールのこと(以下「デジLIG」)。Webデザイナーや動画クリエイターを目指す方向けのカリキュラムを展開している。無料説明会は、上野・池袋・大宮・北千住・川崎にて毎日開催中!

デジLIGの運営として働き始めて1年半が経ちました。ありがたいことにたくさん業務を任せていただき、毎日PCとにらめっこしながら格闘しています!

でもこの1年半で絶対に譲れないことがひとつ……!それは……
絶対定時で帰りたい!!!!!!!
ということです(笑)

今回はそんな私が社会人生活で学んだ、定時で帰る方法をお伝えします。
※参考程度にご覧いただけますと幸いです。

なぜ残業してしまうのか

そんなこと言われても仕事が終わらないんだもん……(涙)と思っている方もいらっしゃるかと思います。ではまずその仕事が終わらない理由や残業してしまう理由をピックアップしてみましょう!

残業してしまう理由
・単純に仕事量が多い
・作業効率が悪く、ペースが遅い
・今日期限の仕事が夕方に見つかる
・帰る直前に上司から仕事が降ってくる
・みんな残業しているから帰りづらい
・残業代を稼ぎたい

また、残業が増えると下記のような問題も生じます。

残業が増えると生じる問題
・従業員の体調悪化
・人件費の増加
・モチベーション低下
・離職率の増加

みんなが定時に帰るほうが会社的にもハッピーなのです! なので、まずは一人一人が定時で帰る努力をしましょう◎

定時で帰るには……

何よりも自分の仕事を終わらせないといけないですよね。そこでまず重要なのが自分の仕事を洗い出すという作業です。

仕事を洗い出すにあたり皆様に知ってほしいのが、仕事の種類には様々なものがあるということです。タスク、スケジュール、Todo、プロジェクトなど色々なビジネス用語が使われていますが、実はどれも意味が異なります!

タスクとは

主に実際に取れる具体的な行動、単発で終わる行動のことを表します。その中でも、決められた期限までにやらなければいけない仕事というニュアンスを強く含みます。

「明日の会議の資料を作る」は明日の会議までにやらなければいけないタスクとなります。

スケジュールとは

「14時から会議に参加する」などの、日時が決まっているもののことを表します。

Todoとは

タスクと似ているのですが、その中でもいつか実行しなければいけないが、必ずしも明確な期限が決まっているわけではないことを表します。

「Todo」とは「いつかすること」という意味を持っており、このTodoをリスト化したものを「Todoリスト」と呼びます。

・デスクの上を整理する
・備品の発注をする
は、明確な期限が決まっていないのでTodoとなります。

プロジェクトとは

一つの行動では終わらない規模の大きいもの、複数のタスクが集まったものを表します。「一つひとつタスクをこなし、プロジェクトを成功させる」というイメージを持っていただけたらOKです。

まるこのオススメの仕事の進め方

1.すべての仕事を洗い出す

まずは自分が抱えている仕事を書き出してみましょう! 毎日の日課の掃除やメール対応、会議のスケジュールやいつかやらなければいけないと思っていた取り組みなど、たくさんあるかと思います。

書き出すことで仕事のやり忘れや、会議をすっぽかす…なんてこともなくなりますね◎ その際タスクやスケジュール、Todoと分けていきましょう。

今月やりたいタスク ・新入社員の指導
・◯◯プロジェクトの準備
・マニュアルの作成
・シフトの作成
・会議の資料作成
・ブログの執筆
Todo ・社内のお掃除
・デスク整理
・書類整理
・問い合わせ対応
・メールやSlackの返信
・データ入力
・◯◯の資料の更新
スケジュール ・7日14時〜 会議
・12日15時〜 打ち合わせ
・14日12時〜 新規受講生さん学習オリエンテーション
・18日12時〜 会議
・20日17時〜 受講生さんへお電話 

2.仕事の仕分けをする

次に、やらなければいけない仕事を月間や週間で仕分けしたり、毎日しなければいけないタスクを分けていきましょう。

日時が決まっている会議などのスケジュールはどんどんカレンダーに入れ込みます。締切が決まっているものは、締切の2,3日前までには提出できるように日時を設定しましょう。

毎日やること ・問い合わせ対応
・メールやSlackの返信
・デスク整理
・データ入力
週に1回やること ・社内のお掃除
・書類整理
月初〜1週目にやること ・7日14時〜 会議
2週目にやること ・12日15時〜 打ち合わせ
・14日12時〜 新規受講生さん学習オリエンテーション
3週目にやること ・18日12時〜 会議
・20日17時〜 受講生さんへお電話 
月末の作業 ・28日 ブログ締め切り

3.優先順位をつける

次に、タスクとTodoに優先順位をつけていきます。Todoの中で日時を決められるものは先に設定するのがオススメです!

また、「新入社員の指導」というタスクはできるだけ細分化し、いつどの仕事を教えるのかを明確にしましょう。

毎日やること ・問い合わせ対応
・メールやSlackの返信
・デスク整理
・データ入力
週に1回やること ・社内のお掃除
・書類整理
月初〜1週目にやること ・5日 会議の企画書作成
・7日14時〜 会議
・新入社員の指導(問い合わせ対応)
・◯◯プロジェクトの準備
2週目にやること ・12日15時〜 打ち合わせ
・14日12時〜 新規受講生さん学習オリエンテーション
・15日 シフト作成
・16日 会議の企画書作成

・新入社員の指導(データ入力)
3週目にやること ・18日12時〜 会議
・20日17時〜 受講生さんへお電話 
・20日 シフト公開
・マニュアルの作成

月末の作業 ・28日 ブログ締め切り

4.1日の予定を立てる

ある程度月や週のスケジュールが決まったら、1日のスケジュールを決めていきます。

スケジュール例
10時〜 出社、社内のお掃除
10時30分〜 デスクの整理
11時〜 問い合わせ対応
12時〜 メールやSlackの返信
13時〜 休憩
14時〜 新入社員の指導(問い合わせ対応)
16時〜 ◯◯プロジェクトの準備
18時半〜 ゴミ捨て、見回り
19時 退社!!

オススメのポイント

ある程度余裕を持ってスケジュールを組む

お客様の対応や途中で上司や同僚から依頼されるお仕事に時間をかけられるように、ある程度余裕を持ってスケジュールを組むことが大切です◎ すぐ終わりそうなタスクを早めにこなし、「今日の予定、巻きで進んでる!」と自分でモチベーションをあげると、やる気がでるのでオススメです!

優先順位の高いものは月初の段階で取り組む

月末になって、今月のタスク終わっていない……とならないためにも優先順位の高いものは早めに取り組みましょう。締切ギリギリで焦らないように初めからスケジュールに組み込み、本来の締め切りの2,3日前には終えられるように予定を立てましょう!

マストのタスクは午前中に!

絶対に今日中に終わらせなければならないタスクは、できるだけ午前中に組み込みましょう!勤務時間の後半に入れてしまうと、時間があっという間に立ってしまい残業が目の前に…。

タスクを並行しない

私もよくやってしまうのですが、「一つのタスクをやりつつ違うタスクを思いついて手を付ける」という行動は負の連鎖です。もちろん、途中から入ってきた急ぎのタスクは優先するべきですが、ある程度今やっているものに一段落をつけてから次のタスクに移りましょう◎

決めたスケジュールに縛られすぎない

スケジュールをせっかく決めたからこの通りに進めないと! と思う必要は全くありません。上記でもお伝えしましたが、途中で横から急ぎのタスクが入ることはよくあります。

優先順位の上書きは臨機応変に対応しましょう! 

使っているカレンダーやタスク管理のアプリに必要な情報を記載しておく

「資料更新の元データってどこのフォルダに入ってたっけ…」「〇〇さんから依頼された仕事の詳細ってなんだったっけ…」といざタスクに取り組もう!と思った際に、データや資料探しから入るのは時間がもったいないです。

お仕事を依頼された際には、普段使用しているカレンダーやタスク管理アプリに仕事のスケジュールをいれつつ、詳細やデータのリンクを一緒にメモしておきましょう。

例:①と②のスプレッドシートを統合してほしいという仕事を受けた際
カレンダータイトル:スプレッドシートの統合
詳細欄:①のシートのリンク ②のシートのリンク ◯◯さんからの依頼

などと記載しておくと、翌日対応する際でもわかりやすいです◎

チーム内でタスクやスケジュールの共有をする

同じ業務やプロジェクトを担当するスタッフが複数いる場合は、チーム内でタスクを共有する必要があります。他のスタッフがどのあたりまで進捗が進んでいるのか、手が足りていないスタッフ・手の空いているスタッフの把握をしておくと、プロジェクトが円滑に進みます。

実際にデジLIGの運営スタッフ内では毎日30分「運営会」というミーティングを組んで、進捗を共有しています◎

「やらないタスク」を決める、仕事をふる

もちろん、自分の仕事をしっかり終わらす! というのが大前提ですが、いっそのこと諦めて明日やろう!という気持ちも大切です。

また自分のキャパシティを把握しておくことで、他に手が空いているスタッフに助けを求めたり、切羽詰まっているスタッフに声をかけたりしてチームワーク良く進めることもできます。背負い込みすぎて仕事のクオリティが下がったり、締切に間に合わないのは上司も望んでいませんので、自分を追い込みすぎず、着実に一つずつ進めていきましょう。

残業している印象を同僚や上司に植え付けない

「あの人いつも残業しているから、ギリギリにタスクを投げても大丈夫だな〜」という印象がついてしまったらおしまいです……(涙)

実際に社会ではよくあることなので、日頃から時間管理がしっかりしていると周りに思っていただけるよう仕事に取り組みましょう!

オススメのタスク管理アプリ

Todoist

Todoistはタスクを管理するだけでなく、グラフ化することでプロジェクトの進捗具合をひと目で見ることができます。

また、繰り返しの予定を設定できたりタスクの優先度をつけることができ、表示自体もスッキリ見やすいのが特徴です。できることは限られてしまいますが、無料プランもあるので一度試してみるのもオススメです。

Stock

Stockはプロジェクトででタスクを管理する際にとても便利です! チームメンバーでタスクや情報を簡単に共有することができ、Slackと連携することも可能です。

Google keep

Google keepはGoogleのアカウントを持っていたら登録無しで誰でも無料で使用できます。

付箋のようなメモアプリですが、チェックボックスを付けたり色を変えられたり、シンプルで見やすくオススメです! また、他の端末で見る際もGoogleにさえログインできればいいので、アプリを別途インストールする必要がないというところも気軽に使えるポイントです。

ホームに貼れるメモ帳 StickyNote

ホームに貼れるメモ帳 StickyNote(スマホ用)はタスク管理とは異なりますが、スマホのホーム画面に貼れる付箋です。出先でメモをとりたい時、仕事のアイディアを思いついた時などに気軽にメモをとることができます◎

まとめ

会社によるかと思いますので、絶対に定時で帰れる! とは断言できませんが、少しでもタスクやスケジュールの管理で参考になるものがあれば嬉しいです!

自分のタスクを可視化することで仕事の生産性があがり、定時に帰宅してプライベート時間を楽しむことが翌日のモチベーションにも繋がるかと思います。

一人ひとりが意識し、より働きやすい環境を作っていきましょう♪