1000本突破
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関数なしで複数のスプレッドシートを一元化!?Googleデータスタジオの使い方

しどう

営業事務のしどうです。

LIGでもいよいよ「KPIを追う」動きが出てきました。これまでは「売上」「収益」を追っていましたが、その「売上」や「収益」を獲得するためにどんな行動が必要なのか、落とし込んでいきます。

では、それをどうやって可視化するのかっ! 実際にやってみました。

新たな任務「KPIを追うためのわかりやすいフォーマットを作成せよ」

ある日のことーー。COOのコージさんと以下のお話をしました。

icoKPI追いたいんだけど、全部署共通でパッと見てわかる、わかりやすいフォーマットとかって作れないかな?
icoやったことないですけど、やってみますね!(安請け合い)

KPIの設定

100万円の売上を作るためには、20万円の仕事を5つ受ける必要があります。必要な「売上」「収益」を得るために必要な仕事の数、そしてその仕事を受けるために必要な営業活動に落とし込んでいきます。

これは各事業部で設定してもらいました。

KPIの考え方って?

業界や商材によって異なりますが、例えばインバウンドでの問い合わせから商談につながるのが30%、商談から成約につながるのが10%、1件あたりが20万円の仕事だとすると100万円の売上を作るためには167件の問い合わせ、そこから50件が商談(資料送付などの軽いものも含む)につながり、うち5件が成約に至ると言ったイメージです。

何%くらいが商談になって、何%くらいが成約に至るかは営業マンによって異なることもありますが、長く記録を取っているとなんとなくの平均値が見えてくるので、それに対して成約率の高い営業マンの営業方法を参考にすると、全社的な成約率を高めていくこともできます

そもそもの問い合わせ数が少ない! というときにはLIGでいうとマーケターまこりーぬの出番です。どういうブログ記事を出すか? 問い合わせフォームの項目をどうするか、どこにフォームを設置するか、サイトをリニューアルするか? などなど色々考えて問い合わせ数を増やすことができれば、結果的に成約も増える可能性があります。

しかし、ただ件数が増えるだけでは意味がなく、質の高い問い合わせ(仕事の依頼をするつもりのある方からの問い合わせ)が増えるようにしなければ、問い合わせ対応にかける時間だけが増えてしまってそのほかの案件対応がおろそかになるなど、バランスが難しいところですね!

と、いうことで、KPIが設定された後は「パッと見てわかる」フォーマットを作っていきます。

KPIフォーマットを作る

Googleデータスタジオという超絶便利なツールを発見しました。スプレッドシートや、その他元データを合体させて(ここ重要!)グラフを作成することができるのですっ!

元データって、色々なスプレッドシートにまたがっていることが多いですよね。いろんなシートから情報を一元化してグラフを作るために、スプレッドシートで関数を駆使して……あぁっ! 無理!

そんな私にはこれ、googleデータスタジオ! (ちゃらららっちゃらー)

元データはシンプルな表で作成します。ここにはどこかからデータを引っ張ってきたり、手入力してもらったり……。

これが元データになるシート

ド☆シンプル、ですね。黄色いところが入力項目です。これをGoogleデータスタジオに連携します。

Googleデータスタジオへの連携

新規のレポート作成を選択すると、まずはデータを選択する画面が出てきます。必要なデータを選択しましょう。

 

今回はスプレッドシートを使いますので、スプレッドシートを選択。そして、該当のシートを連携します。

 

一番最初はこんな感じで表示されるので、求める見え方になるグラフを選びましょう。

 


変更したい表・グラフを一度クリックしたうえで矢印の箇所からグラフを変更できます。

 


どのデータを使うかはここで選べます。

データの更新頻度の設定

スプレッドシートを更新したときに、データのほうもきちんと更新されるように忘れてはならないのがこの設定。完全にリアルタイム更新はされません(負担が大きいため)。なので、MTG直前にスプレッドシートを更新した場合には手動更新が必要になってしまうので、事前準備を徹底してもらう必要がありますね。

私も最初はデータ更新の設定をどこでやればいいのか全然わからず苦戦したので、画像でご説明します。


データリソースの管理を選択。

 


該当のデータリソースの編集ボタンを押す。

 

するとここに更新頻度が! 変更する場合はクリック。これが全然見つけられなくて苦労しました……。

フォーマットを一括管理できるサイトを作る

Google Sitesで簡単サイト作り

Google Sitesとは、Googleの提供する、簡単サイト作成サービスです。テンプレートもあります。テンプレートを選んで簡単に作りましょう。

Googleデータスタジオで作成したグラフを埋め込むことができます。

会社でせっかく作っているLIGのミッション・バリュー・カルチャーを今回のサイトに載せました。

会社って素敵な言葉を掲げますが、日常業務をしている社員たちはそれを認識する暇がないんですよね。KPIという、追わなければならない数値とともに「何のために追ってるんだっけ」の元となる大義名分が思い出せるといいかなと思い、ミッション・バリュー・カルチャーを載せました。

各部署の担当者に伝えて実際にシート更新をしてもらう

データがなければ集計できません。みんなに使ってもらいましょう。数値を入れてまた見え方を調節していこうと思います。

架空の完成形はこんな感じです


シンプルですが、目標と実績がぱっと見で分かるので、やばいのかやばくないのかがとっても分かりやすくなります。

まとめ

難しいエクセル技を使わずともかっこいいグラフでKPI管理ができそうです! 更新シートも、ド☆シンプルなので依頼主のコージさん含め、関係者のみなさんにあまり抵抗なく受け入れてもらえたと思います、多分。

今回の仕事を通してGoogleデータスタジオを初めて知ったのですが、大変便利でスプレッドシーやそのほか様々なデータリソースをまたいで、データ集計・グラフ化ができるのでぜひ使ってみてください。

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