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アジェンダを見直そう!会議を有益にするために実施した7つのこと

しどう

こんにちは、LIG営業事務のしどうです。

3年に及ぶ産休育休から復帰し、「営業事務」というLIG新設の業務に当たってはや半年(早いなぁ)!

新たな任務を受けました。「有益な会議(MTG)を行う」ことを社内に浸透させること。

有益な会議ってなんだ……なんなんだ! 一体! ということで、LIG内での定義はもちろん、会議をより良くしていくために色々調べました。そのうえで実践していることをまとめます。が! まだ道半ばです。その点ご了承ください。

有益な会議とは

2021年6月よりLIGの社内ルールの1つとして誕生しました。リモートワークが続くなか、MTGが増えて作業時間が取れなくなったり、逆にMTGが少なすぎて意思疎通ができなくなったり、オンラインMTGならではの時間のカッキリさで雑談をする暇もなく孤独を感じてしまったり。

MTGに関しては、各社頭を悩ませているのではないでしょうか。LIGでは以下のように、良いMTGをするための定義を行いました。

有益な会議
  • 会議は議論、意思決定の場とする
  • 事前に論点の整理を行い、前営業日19時までに資料を共有しておく
  • 終始発言をしない参加者がいる場合は、参加者を見直す
  • ネクストアクションと期限を必ず決める

有益な会議の実施のために

まずはLIG社内で開催されているMTGの現状を把握し、さらに有益な会議にステップアップさせるための具体的な対策を練りました。

LIGで開催されているMTGの回数を数える

社内の共有カレンダーに登録されているMTGで【定例】とついているものを手動でピックアップしていきました。

その結果、1ヶ月間に開催されているMTG+朝会の数は492回! 時間にすると1077.5時間であることがわかりました。

この数字だけを見ると「MTGヤベェ」という感想しか浮かばないのですが、とはいえMTGはみんなが進む方向性を決めていくための大切な時間

無駄のない、有益な会議が行われているならそれで良いのです。

所定労働時間に対するMTG時間の割合を計算する

ネット上を漂っていた記事から、会社規模別の、必要と考えられるMTGの時間を、所定労働時間に対する割合で算出。

1,500人規模の会社:必要な会議は27,142時間 所定労働時間に対して11.3%
10,000人規模の会社:必要な会議は140,158時間 所定労働時間に対して8.7%

会社規模が大きくなるほど、上層部で決定していくことが多くなるからでしょうか? 所定労働時間に占めるMTGの割合は少なくなっていました。LIGの規模で考えると11%前後であれば問題なさそうです。

結果は……?

5.81%!

思った以上に少ない。
LIGの社内MTGは30分以内厳守なので、現時点でも、短時間でのMTGを実践できているようです。ここからさらに有益な会議にしていく方法を考えましょう!

全社統一アジェンダを作成する

アジェンダって、気づけばすごいボリュームになっているんですよね。あれもこれも詰め込みすぎてしまって、MTGの収まりが悪くなってしまったり。そのため、「共有」か「議論」か? という大変はっきりくっきりしたアジェンダを作成しました。

これがLIGのMTGアジェンダだ!

アジェンダの後半には、結論、ネクストアクション、そしてそこに至るまでの議論メモのコーナーがあります。ネット上で見つけた株式会社コパイロツトさんのアジェンダを元に、社内のコンサルチームにアドバイスをもらって作りました。

LIGにはなぜかやたらとアクセンチュア出身者が集まってくるんですよね。横文字が多くて若干混乱しますが、超頼りになります。

アジェンダアンバサダーになってもらう人を選ぶ

LIGで開催されているMTGは1ヶ月あたりなんと83種類。これだけのMTGを1人でチェックするのは絶対無理。アジェンダ切替とアジェンダからMTGの改善をしていくアジェンダアンバサダーを選定、依頼しました。

これがアジェンダアンバサダーだ!
  • 各チーム1人、新アジェンダ導入の先駆者となる
  • LIG社内のアジェンダを新フォーマットに切り替える
  • 新フォーマットを活用し、会議が有益なものになっているかチェックする

そんな役割をもった人たちのことです。アジェンダアンバサダーって、私の造語なんですけど、かっこよくないですか?

アジェンダを切り替えていく

アジェンダアンバサダーが参加しているMTGは切り替わっているようですが、いないMTGはスルッと放置になっているようです。定例MTGも2〜3ヶ月で減少したり生まれ変わったりしているみたいで、なくなっているMTGも意外とありました。

ちょこちょこ見ていっていますが、アジェンダなしで運用されているMTGもちらほら。どこまで強制力を持たせるかも難しいですね。新たな課題となりそうです。

他のMTGをアジェンダから理解してみる

これは今後やっていく予定ですが、アジェンダを通じて業務内容を理解し、有益な会議が行われているかどうかを見守りたいと思います。

ネクストアクションを追う

議事録を取る人がMTGの結論、ネクストアクションを各自に伝え、完了したら報告する。こうすればMTG後に決まったことをサクサク進めていけるはずです。
私が参加しているMTGでは、ネクストアクションの共有は私が行なっているのですが、会議で何が決まって、次に何の動作をやればいいのかということが分かりやすい! 自分自身の理解もすごく深まります。

そのほか、MTGの困りごとへの対策

MTGをより良いものにしようと思って色々調べていると、SuperGoodMeetingsというMTGを良くするためのツールを開発している株式会社コパイロツトさんの記事がいくつかヒットしました。

アジェンダを統一するのか、何かツールを入れるのかについても考えていたため、 オンラインMTGにて色々アドバイスをもらいました。

話す人が偉い人だけになる

あるあるですね。限られた時間内でMTGを終えようと思うと、どうしても決定権を持っている人の考え、判断をさっさと引き出してしまおうという考えになりがち。

こういうときは、議論の活発化のために人を指名して意見を求めたり、偉い人はちょっと黙ってみたり。

「終始発言をしない参加者がいる場合は、参加者を見直す」と言語化もしましたが、これも大事なことです。

雑談する暇がない

これは多くの企業で悩みの種になっているようです。コロナ禍でリモートワークが始まってからというもの、退職者アンケートで「雑談などでもっと色々な人と話したかった」「MTGは時間に追われている感じがした」など言われることもしばしば。

そんなときはいっそ、アジェンダに雑談を入れてしまってください! とアドバイスをもらいました。2分でも3分でも話せると、人の心は温まるものです。実際、私もMTG合間の雑談に救われています

ガチガチもゆるゆるもだめ、適度な塩梅を見つけたい

決めるべきことを決めるだけのMTGでは心がクサクサしてしまう。でも雑談ばっかり「さっきのMTG、結局なんの話してたんだっけ?」もだめ。

リモートワークでも「みんなと一緒に頑張ってる!」と思えるような良いMTGにしていければなと思います。