前回の記事では、営業事務でやるべきことを、ワークマネジメントツールのAsanaを使ってかき集め、フロー作成を行いました。
さて、営業事務や事務仕事をやっている方のなかには「しっかり仕事をこなしているのになかなか評価されない」という悩みがあったり、管理している側としても「どうやって評価しようか」という悩みがあったりします。
「売上1億あがりました！」
「内定承諾者○名です！」
「新システム構築しました！」
みたいな、わかりやすくてかっこいい指標が、事務仕事にはない……ように見える。それに、うまくいっているときには評価されず、問題が発生するときにだけ注目されるなんて特徴もあります。
そこで今回は、前回作成したAsanaのフローを基に、「どんな仕事を」「どれくらいの時間で」こなしているのかを可視化していってみようと思います！
- 契約書作成
- 見積書作成
- 見積書と注文書の発行
- 納品書と検収書の発行
- 請求情報の登録
- 請求書の発行
- 外部委託先の管理
- 外部委託先との発注書や請求書のやりとり
- 管理ツールの使い方を把握して共有
and more……。
一つひとつに集中して行えば、3〜5分、多くても10分そこらで一段落するような仕事なのですが、それが同時多発的に発生するために混乱したり、作業中に別の依頼を受けて「あれ？ 私は今何をしていたんだっけ……？」と、なることがよくあります。
各業務にかかっている時間を可視化しよう！
AsanaとTogglという時間管理ツールを連携して、Asanaに登録したタスクを時間を計りながら行えるようにします。タイマーを押すことで「今からこのタスクを終わらせるぞ！」という意識づけができます。
Togglの設定
AsanaとTogglの連携
まずはTogglにサインアップします。無料会員でも十分活用できます。
Togglのサイドバーの「Manage（管理）」セクションで、「Show More (もっと見る)」をクリックし、「Import/Export（インポート/エクスポート）」リンクから、「Integration（連携）」タブをクリックします。
スクロールダウンするとAsanaがあるので、「Enable（有効化）」をクリックして、Toggl と Asana のアカウントを連携します。
TogglにAsanaへアクセスする権限を与えたら、「Import/Export（インポート/エクスポート）」ページのAsanaセクションで「Sync Now (今すぐ同期する)」をクリック。AsanaユーザーとプロジェクトをTogglに移動できます。
AsanaにTogglのボタンをつける
Asanaのタスクの横にTogglボタンを表示させる拡張機能がありますので、ダウンロードして有効にしておきましょう。
Chromeの拡張機能はこちら。
Firefoxの拡張機能はこちら。
Togglの使い方
Asanaに今日のタスクを確認しにいきます。取り掛かるものを決めたら、Togglボタンをぽちっ！ 仕事が終わったら、Togglボタンを押してタイマーを止めて、タスクを完了！
ただこれだけです。
実際の1ヶ月の業務を公開！
1ヶ月綺麗につけようと思ったのですが、まだまだ私の習慣化が追いついていないです。
ですが、どのプロジェクトにどのくらい時間がかかっているのかがわかるので、「このプロジェクトはもうすぐ終わるから、もう少し仕事を受けても大丈夫かも」とか「今月はこれ以上はできない！」などを、なんとなくではなく、正確に数字で把握できるのがすごく良いです。
また、プロジェクトに割かれている割合もわかるので、人件費の按分の基となるデータにも使えるかもしれません。
まとめ
忙しいときほど、「私はなんでこんなに忙しいのだ！？」とパニックに陥りがち。
実際、私も6月末〜7月頭は新しい仕事に対応していたので、しっちゃかめっちゃかで、Togglの記録をつける余裕もありませんでした。でも、逆にこの期間につけておくべきだったなと思いました……。数ヶ月経って仕事に慣れてくれば、経験による効率化の様子もわかっただろうし、もったいないことをしてしまいました。
AsanaとTogglを使えば、タスクをこなす時間を測るだけではなく、効率化の工夫が本当に効果をもたらしているかどうか、業務の請負状況の調整など、今を改善するための次の一手が見えてきそうです。
今日からまた、しっかり記録をつけていこうと思います！
