私が輝く、夏がはじまる。
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細々タスク管理におすすめ!Asanaでみんなの事務作業を巻き取ってみた

しどう

3年という長い育休を経て復帰した管理本部のしどう

復帰後の彼女に与えられた任務は

 

「多忙なマネージャーから事務的な業務を巻き取り、本来の仕事に集中させ、各事業部の生産性をUPさせること」

 

しかし、時は大リモートワーク時代。誰が何をやっているのか全く分からないし、忙しくしている本人たちも何が原因でこんなに忙しいのか分かっていないのであった。MacBook一つで、各事業部に溢れた仕事を見つけ出し巻き取る……なんて無謀な挑戦だろうか。

楽観的なしどうは、「まぁいけるやろ。まずは事務的な業務の巻き取りだ!」と任務に取り掛かった。

皆の仕事を調査しよう

まずは、制作事業部、メディア事業部、BiTT事業部でどんな流れで仕事が進み、その流れの中でどんな作業が発生しているのかを洗い出します。

ヒアリング

「どんな仕事があって困っているの?」と、WEB Meetingで直接聞いていきました。マネージャー個人間でもやり方に相違があり、統一したやり方が存在しないこと、バリバリに属人化されていることが分かりました。

シートに書き出す

いつ、どこで、誰が、どのように対応しているのかをシートに書き出してもらいました。しかしまだまだ抽象的で、どんな仕事なのか分かりません。

 

しどうは思いました。

「埒があかへんな……」

Asanaの存在を知る

「制作、メディア、BiTTは、Asanaを使っているらしい」

「朝だ? あさな? Asana??? 3年離れている間にツールも発達したんだなぁ。TODOリストみたいなもの? プロジェクト管理? なるほどわからん。」

Asanaの活用方法について検索してみたところ、LIGブログがヒットしました。

あれ、LIGってAsanaのヘビーユーザー? Asanaのケーススタディにまで掲載されているじゃないか!

ここが業務管理の主軸か! 業務引き継ぎにも役立つ自社ブログに感謝!

Asanaでプロジェクトを覗き見

細かく分けられたタスクがどのように人と人の間を流れていくのか、手にとるようにわかる!

この業務は私がやったほうが良さそう、ここは新しくプロジェクトを作ってタスクを介して依頼してもらおう、などイメージが湧いてきました。

巻き取りながらフローを作ろう

ベンチャー企業の得意技、「走りながら考える」を繰り出すことにしました。

とりあえず振ってもらう

業務引き継ぎはここが一番面倒くさいです。誰にとっても面倒くさい。でもこれがなければ始まらない。

依頼をする側は、自分がやったほうがはやいんだけどなぁ、と思いながら依頼をし、依頼を受ける側は「あれは? これは?」と色々と確認を行う。このやり取りの中で、依頼をする側は「あ、これも言わなきゃ伝わらないか」を認識し、依頼を受ける側は「このへん全部確認しなきゃ実行できない」ということを認識します。

 

確認事項をすべてAsanaタスクに放り込む

業務は、必要な確認事項が最初から確認済みであればスムーズに進むもの。

例えば、請求書作成依頼プロジェクトを作成し、必要事項をチェックしていけば事前に伝えるべきことをすべて伝えられるようにしておきます。

これなら、依頼を受けたあとにすぐに作業に取り掛かれる!

 

 

請求書を一枚作るだけでも意外とたくさんの確認事項があります。これをいちいちSlackで確認することを考えるとゾッとしますね。

イレギュラー対応はAsanaのコメント欄で

Slackでやり取りをすると、複数の確認事項が交錯し、誰に何を確認したのか分からなくなったります。

「あぁこれは昨日聞いた話だったけどなんだったっけ……」とSlackをさかのぼる時間が発生したり、「これはA案件に適用、こっちはB案件、C案件はそのままか」などを頭で考えているとララランドばりの交通渋滞が起こります。こんなんじゃ、思考停止して思わず踊り出してしまいますね。

その点、Asanaのコメント欄でやりとりすれば該当する案件にやりとりが紐づけられるので分かりやすい!

Asanaで管理してみてよかったこと

ボールが今どこにあるのか分かりやすい

Asanaの受信トレイに表示されたタスクをざくざくやっつけていけば、自分の手元のボールがすべてなくなったことになります。相手の作業が完了したらまた受信トレイにやってくるので、それに対応すればいいだけ。

まるで優秀な秘書がいるかのようです。

属人化しない

私のかわいいかわいい子供たちは、保育園に通っていて、ときどき熱をだします。自分にはどうしようもない事情で急に休んだりすることが多々あるのがおかんの宿命。

Asanaで仕事内容をすべて管理しておけば、代理で対応して欲しい人にも通知がいくように設定するとか、「見りゃわかる」状態にしておくことができます。

細々とした仕事が積み重なる職種にこそAsana

私は育休前には管理本部で事務、総務、労務、経理、法務、など多岐に渡る業務を広く浅く対応してきて、いつも思っていました。

『一つ一つの仕事は大して重くないのに、たくさんあるがゆえに「これってなんだっけ?」にかなりの時間を取られている!』

『手元を離れたボールが相手の手元でどうなっているのか、「今どういう状況ですか?」を確認するために時間を取られている!』

今回おおせつかった営業事務も同じですね。各事業部での細々としたタスクを回収するにあたっては、確認のためのやり取りを減らすこと、誰が何をやっているのか明確にすること。

この記事はAsanaのPR記事でもなんでもないんですが、Asana、本当に便利で助かりました。私のように、突然営業事務をやることになった方、色んな人から受ける依頼にしっちゃかめっちゃかになっている方のお役に立てると幸いです。

次回、「営業事務の成果はどう測る?! タスク管理と時間計測でしっかり評価される営業事務に!(仮)」をお送りします。それじゃーまたね!

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