優秀な経営者に足りないのはラオウの絵だけ!
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アジェンダ準備がちょっと億劫…そんなときのちょっとした発想の転換をご紹介

リリィ

こんにちは、Webディレクターのリリィです。

ディレクターという職種上、社内でも社外でも会議(以下MTGと記載)の主催者となることが多い今日この頃です。そして、MTGを主催する=アジェンダを用意することになります。

でもですね、正直、会議準備って……ちょっと億劫なんですよね……。

お客様から届くメールやSlack、上司への報告、デザイナーやエンジニアから届くチェック依頼……やりたいことがたくさんあるのに! と忙しいときほど思いがち。とくに規模の小さい社内MTGともなると、むしろアジェンダ作る時間がもったいないのでは? と悪魔のささやき。

しかし、そんなときほど疎かにしてはいけないのがアジェンダ準備。

準備不足のMTGでファシリテーションするのは地獄です(経験談)。そして参加者の方にわざわざ時間をいただいていることを踏まえると、申し訳なさでさらに地獄です。(経験談)

つまり、絶対的に大事なので作った方がみんな幸せになります。

そこで、アジェンダ作らなきゃな、ちょっと億劫だな、と思ったときに私がやっていることを書きました。

大前提として、アジェンダは大事

私が言うまでもなく、社会人の常識レベルでアジェンダは大事です。

調べたら、過去のLIGブログ記事にも当然のようにアジェンダの大切さを説く記事がありますし。私もそう思います。全面同意。

スムーズに議論が完了したMTGは、だいたいアジェンダの時点で「なぜその会議が行われたのか」が一目瞭然です。

私もそういう会議準備を目指しています。

準備が憂鬱になるのは、完璧を目指しすぎだから

アジェンダが大事なことはわかっているのです。もちろんです。

じゃあ黙って用意したらいいのですが、重要だと思うからこそ、「ちゃんと作らないと!」と身構えてしまって取り掛かるのに謎のハードルがあったのでした。

あと、ビジネスっぽい言葉を使わなければ、などと余計なことを考えたり考えなかったり(アジェンダという横文字もなんか小洒落てるし)。

しかしそうではなく、そもそも何のためにアジェンダを用意するのか、という原点に立ち返ってみることにしました。

アジェンダはMTGの主旨

当たり前なんですが、これに尽きました。

極論参加してない人が見ても

  • 何のためのMTGか
  • 何を決める必要があるか
  • (情報共有会なら)どんな前提・背景があるか

これらが把握できるようにするべき。

では逆に、これらがあやふや(=アジェンダがない、適当)だとどうなるか。

参加者がMTGの意図を把握するのに時間がかかり、進行役は話すべきことを忘れ、全体的に無駄な時間が発生する。

皆様本当に忙しいのでこれは完全にNGです(なかには、ファシリテーターのプロみたいな方で、議題によっては口頭でさくっと終わらせることができる方もいるとは思います! 私にはできませんが!)。

平たい言葉でOK。何のためのMTGかを示す

準備が億劫になるのは、なんか立派なものを用意しないといけないような気がするから(アジェンダという横文字もなんか小洒落てるし)。

でも、準備しないと、参加者がMTGの意図を把握するのに時間がかかり、進行役は話すべきことを忘れ、全体的に無駄な時間が発生する。

これは何としても避けたい。

そしてアジェンダの存在意義はこれら。

  • 何のためのMTGか(=MTGの目的)
  • 何を決める必要があるか(=議題)
  • (情報共有なら)どんな前提・背景があるか(=共有事項)

ということは、もっと平たい言葉でドキュメント上に書いておけば自分の頭の整理にもなりそう? そんなふうに思い当たってからは、意識して誰が見てもわかるような単純な書き方に変えてみました。

たとえば……

「〇〇プロジェクトの共有」(=MTGの目的)としていた言葉を分解して

「〇〇プロジェクトで、××のタスクを△△さんに依頼するための共有」

というような具合です。

するとどうでしょう、なんだかMTG主催者の自分としても……

icoこのMTGですることは△△さんに依頼したいタスクを伝えること。そのために必要なのは××タスクに必要な情報たちとスケジュール。そのために先に上司にこれを確認しないと……

とMTGの目的と進行を事前に整理できる上に、決めるべきことをあらためてインプットできるので進行もスムーズに! いいことづくめ!

これはもはやMTGの義務というより、作った方が自分も幸せです。

単純な上に非常に初歩的ですが、小難しい言葉と横文字でハードルを感じたときはぜひ、〇〇を解決するためにスケジュールを変更して欲しい会(例)くらい単純な言葉に変換して気楽に考えてみてください。

何言ってんだそんなことしなくてもアジェンダなんて社会人の常識だぜって方は笑い飛ばしてください!

さて、私はこれからMTG準備に取り掛かります。それでは!

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