こんにちは。ディレクターのママです。
会議や打ち合わせの場を取り仕切ることがディレクターの役割。その際、目的やゴール、時間配分などを定めずに進めてしまうと、大切な時間を不毛に過ごしてしまう……なんて状態に陥ることも。
会議をスムーズに進行させ、充実した内容とするために重要になるのが アジェンダ です！
今回はアジェンダを用意する重要性についてまとめてみました。
アジェンダとは？
- アジェンダとは
- 予定表・行動計画・協議事項
「アジェンダ」という言葉の意味から、会議等に関係することだとご想像いただけると思います。
一般的にアジェンダには、議題、開催日時、場所、参加者などが書かれていますが、より充実したものにするには もう少し具体的な内容が必要になります。
アジェンダに記載する内容
アジェンダ作成の際は、これだけの内容を落とし込んでいます。
- 会議名
- 会議情報
- 日時
- 場所
- 参加者
- 会議の目的・ゴール
- 議題＋所要時間
- 配布資料
- 参加者への準備依頼
- 宿題事項
- 次回の会議予定
アジェンダは会議の目的・ゴールを明確化し、何のための会議かを理解し合うためのもの。会議の開始・終了時間の設定と、話し合うテーマが明確化されていることで、効率的な会議が可能になります。これらは ファシリテーターが作成するようにしましょう。
極めてオーソドックスな内容なので、ぜひアジェンダ作成の際の参考にしてみてください。
アジェンダの重要性
会議の目的・ゴールを明確にする
会議の目的が不明確だと、参加者が何を発言して良いのか分からなくなってしまうので、有意義な会議になりません。有意義に会議をするためには、具体的な目的・ゴールを設定する必要があります。
ゴールや目的が明確になっていれば、もし関係のない話題なってしまっても、会議の主旨とは違うと指摘して、正常な内容に戻すことができます。
会議の進行を明確にする
会議の進行とは、どのような流れで会議が進むのかを明確にします。その際に議題に対しての時間も記載しておくとよりスムーズに会議を行うことができます。また、時間を意識することでダラダラせず進められます。できるだけ具体的な流れや時間をアジェンダに落とし込んでおきましょう。
その他 重要なポイント
さらに良いアジェンダ作成のための項目がこちらです。
事前配布
アジェンダを作成したら、事前に参加者に共有しましょう。議題の確認をしてもらうことで、事前準備をして会議に臨むことが可能になります。そうするば円滑に会議を進めることができるので、そういった点でもアジェンダを作成する意味が出てきます。
シュミレーション
アジェンダを作成したら、まず頭のなかで会議のシュミレーションをしてみましょう。そうすることで、見落としてる項目や時間配分の変更などが出てくる場合もございます。また、会議の目的・ゴールへ向けた戦略も再確認できるので、効率よく会議を行うためにもシュミレーションは必要と言えます。
まとめ
ざっくりではございますが、アジェンダの重要性について感じていただけたでしょうか？
参加者に時間をいただくなかで、有意義な会議にするためにはアジェンダは不可欠だと思います。また、アジェンダがあることでひとつの指標にもなりますので、ファシリテーションする側としても会議が進めやすくなります。なので、日頃の小さな会議でもアジェンダを用意して、慣れておくこともオススメします。
それではみなさん、分かりやすいアジェンダ作成で良い会議を！
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