明日から、身につける。
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2019.03.25

プロジェクト管理ツール「Asana」のポートフォリオ機能を使ってみた(最後にイベント登壇告知あり!)

Jack

こんにちは、Web事業部マネージャーのJackです。

みなさん、プロジェクト管理ツールってなにを使っていますか? この世の中には、さまざまなプロジェクト管理ツールがありますよね。

弊社では現在、Asanaというプロジェクト管理ツールを利用しています。今まではプレミアムプランを利用していたのですが、最近ようやくビジネスプランにアップグレードすることができました。

先日、プロジェクト管理ツール「Asana」を使ってみて良かった5つのことを執筆させていただきました。

前回は、Asanaを使ってみて良かった点(主に感情視点)を説明しておりますが、今回は、ビジネスプランから利用可能なポートフォリオの機能の使い方、その良さについてご紹介していきたいと思います。

ポートフォリオ機能とは?

まず、ポートフォリオ機能とは、Asanaのビジネスプラン以上で提供されている機能です。

Asanaの料金体系は、下記サイトに詳しく載っていますので、割愛させていただきます。
Asana – 料金体系

このポートフォリオという機能は、「プロジェクトの進捗をリアルタイムに確認できる」機能です。

  • 各プロジェクトの遅延タスクの状況を可視化できる
  • プロジェクトにおける完了したタスク・未完了タスクの進捗を確認できる
  • プロジェクトの最新ステータスを共有できる

といった機能が提供されています。

公式サイトのURLも記載しておきます。
Asana – ポートフォリオ機能

ポートフォリオ機能の使い方

ポートフォリオ名を設定する

ポートフォリオ機能を利用する前に、まずポートフォリオの設定を行いましょう。

ビジネスプランにアップグレードすると、左のナビゲーションメニューに「ポートフォリオ」というリンクが表示されます。

「新規ポートフォリオ」というリンクをクリックし、任意のポートフォリオ名を設定してください。私はベタですが「マイポートフォリオ」という名前にしています。

ポートフォリオにプロジェクトを追加する

ポートフォリオの作成が完了したら、作成したポートフォリオにプロジェクトを追加していきましょう。

「プロジェクトを追加」ボタンをクリックすると、プロジェクトを検索できるフィールドが表示されるので、そこから追加設定することが可能です。

自分が参画しているプロジェクト、もしくはPMとして管理しているプロジェクトを複数追加することが可能です。

複数のプロジェクトを追加すると、上記画像のようになります。

続いて、ポートフォリオの機能について説明させていただきます。

各プロジェクトの遅延タスクの状況を可視化できる

これ、非常に便利です。

ポートフォリオの一覧画面で、各プロジェクトの「期限超過タスク」を一覧で確認することができます。

タスクの期限が超過している=プロジェクトが遅延しているということと同義ですので、このような遅延状況をポートフォリオを活用してリアルタイムで把握することは非常に意義があります。

もちろん、他のプロジェクト管理ツールでも提供されているかもしれませんが、Asanaは非常に見やすい、使いやすいのが特徴です。

プロジェクトにおける完了したタスク・未完了タスクの進捗を確認できる

これも便利な機能ですね。

プロジェクトのタスクの全体ボリューム&消化状況を把握することができます。

ポートフォリオ一覧ページにて、該当のプロジェクトをクリックしてみてください。下記ページへ遷移します。

このページでは、「未完了タスク」「完了タスク」をグラフとして可視化させることも可能です。なお、「未完了タスク」「完了タスク」のエリアを押下すると、タスクを一覧で確認することも可能です。

プロジェクトの最新ステータスを共有できる

PMとして業務を行っている場合、プロジェクトメンバーに業務連絡をする必要が出てきます。それが、プロジェクトのリスクであったり、緊急対応が必要なタスクであったりと様々です。

この機能を活用すれば、PMが把握しているプロジェクトのステータスを、各メンバーへ簡単に共有することが可能となります。

この機能を使うには、まず「ステータスを更新」をクリックしてください。

そうすると、下記ページへ遷移します。

このページでは、「進捗や今後の予定」といったような共有事項や、共有事項に対して「リスクあり」や「要対応」などのステータスも付与することができます。

各メンバーを召集して進捗確認等の定例を実施することはもちろん大事なのですが、定期的かつ事前にこの機能を活用してプロジェクト状況を共有することで、定例ミーティング等をさらに有意義に活用することができます。

おわりに

本日は、Asanaのポートフォリオ機能について説明させていただきました。次回は、弊社のカスタムフィールドの活用法についてお話しできればと思います。

それでは、良いプロジェクト管理ライフを!!

【お知らせ】私、Jackが4/1(月)18:30〜@Asanaのコミュニティイベントに登壇します!

こんな感じでAsanaについていろいろと書いている私Jackですが、このたびAsanaのコミュニティイベントに登壇することになりました。

「理論と実践で学ぶ! Asana による成功するチームワークの作り方」というテーマで、TECH PLAY SHIBUYAにて開催されます! ご興味のある方はぜひイベント詳細ページをご覧ください。