Web事業部実績紹介_Webマーケティング
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2018.12.12

Googleカレンダーユーザーは知っておくべき神ワザ!ひとつ上のタスク管理術

さささん

こんにちは。Web事業部マネージャーのさささん(さっさん)です。

今回は職種関係なくビジネスパーソンのみなさんに読んでもらいたいネタを提供したいと思います。

さて、毎日仕事をされているみなさんは自分のタスク(業務)をどのように管理していますか? プロジェクトであればもちろんプロジェクト管理ツールを使ってタスクを細分化してタスクの一つひとつを管理していると思います。

でもそのタスクって、だいたい開始日と終了日(期日)が設定されているもので、実際いつやるのか(何時から何時までにやるのか)まではなかなか管理されていないのではないでしょうか?

「いつやるのか」を明確にするために、ひとつヒントがあります。

それはカレンダーツールを活用することです。

ということで、今回はカレンダーを使ったタスク管理について紹介いたします。

カレンダーを使ってタスクを管理しよう

では実際に、どのようにカレンダーのツールを活用してタスクを管理するのかを説明していきます。

その前に……

タスクとは

Google検索で「タスク 意味」というキーワードで検索すると、次のように答えが返ってきました。

タスク
1. 課された仕事。課題。
2. コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。

今回は「課された仕事」、「課題」のことを「タスク」と呼びます。

カレンダーツール

カレンダーというと、壁掛けのものを想像してしまうのは私だけでしょうか。今回はGoogleカレンダーを使用します。Googleカレンダーは、Googleが提供する無料の時間管理ウェブアプリケーションです。

この記事のタイトルには「Googleカレンダー」と書きましたが、ほかのカレンダーツールでも代用できます。

やってみよう〜基礎編〜

1. Googleカレンダーを開く

まずはGoogleカレンダーを開きます。

2. タスクを実施する日を探す

Googleカレンダー上で、空いている日を探します。

3. タスクを登録する

Googleカレンダー上で、予定を作成します。

▼デモをご覧ください。

Googleカレンダーで予定を作成するGIF画像

たったこれだけです。ほぼGoogleカレンダーでの予定作成の説明ですね。

使い方をもっと知りたい方は、Googleさんの公式スタードガイドをご覧ください。

意識する5つのポイント〜応用編〜

予定表の作成だけで、話を終わらせるようなことはしません……! ここからが本番です。

カレンダーは通常のツールとして使いますが、あることを意識することが重要です。

意識ポイント1 多重管理はやめよう(極力)

プロジェクト管理ツール(Wrike, Backlog, Redmine 等)やタスク管理ツール(Todoist, Trello 等)、あらゆるものを使ってタスクを管理していると思います。

プロジェクトのタスク管理は進捗状況を確認するためには必須です。ですが、みなさん個々でのタスク管理はどのようにされているでしょうか。ツール以外、たとえば物理的なノート・メモ帳や印刷の裏紙などに記載するなどして、タスク管理が複数に跨っているところをしばし見かけます。

まずはそれをやめることから始めましょう。タスクはカレンダーツールに直接入力しましょう。

意識ポイント2 業務の依頼があったらすぐカレンダーを開こう

業務は依頼したり依頼されたりして、日々増えていくものだと思っています。なので、業務を依頼されたらまずは期日を確認しましょう。そして即カレンダーを開き、期日までに対応できるか確認し、その場でカレンダーに予定を登録しましょう。

意識ポイント3 定期タスクを埋めよう

毎日、毎週、毎月、隔週、隔月でおこなわれる会議や定常業務に関しては、あらかじめ予定を登録しておきましょう。

意識ポイント4 自分自身の業務処理速度を把握しよう

業務の依頼があっても、自分自身がどれぐらいのスピードで業務を完了させられるのかを把握していないと、カレンダーにも時間を登録しづらくなってしまいます。自分自身を知ることは大切です。

もし見積もった時間で対応できなかった場合は、カレンダーの時間も伸ばすようにしましょう。次回同じような業務の依頼があったときにそのデータは活用できるはずです。

逆に次回同じような業務が発生したときは、前回よりも短い時間で対応できるように時間を設定すると良いかもしれません。

意識ポイント5 スケジュールを埋めよう

最後の意識ポイントは、スケジュールを埋めることです。2週間先のスケジュールまで埋められるといいですね。

まとめ

誤解がないようにお伝えしておきますと、私はタスク管理系のツールが大好きです。なので、タスク管理系のツールを否定はしたくないです。それぞれのツールには良い部分があります。その良い部分が活きるかどうかは、環境や状況によると思います。

今回は数ある手法の中のひとつとして、カレンダーを使ったタスク管理をご提案させていただきました。

興味がある方は、カレンダーをガンガン活用していきましょう!

タスク管理だけでなく、Web制作の相談もしたい