こんにちは。ディレクターのママです。
会議や打ち合わせの場を取り仕切ることがディレクターの役割。そんな会議の内容を備忘録として残したり、出席者以外との情報共有のために必要なのが「議事録」です。今回は議事録の書き方のポイントや、必要性について書いていきます。
以前に会議前に用意するアジェンダについての記事も書いたのであわせてどうぞ。
スムーズな会議進行に欠かせない「アジェンダ」の重要性をわかりやすくまとめました
ママ
議事録とは？
議事録とは、会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文書のことです。会議の内容を振り返ったり、決定した内容を再確認するときに役立ちますね。
しかし、ただ会議の内容をまるっと記載しておけば良いとは限りません！ それだと文字起こしになってしまうので、読み返したときに重要なポイントや決定事項を探すのにとても苦労します。
会議に参加できなかった人や、内容を確認したいときに要点がわかりやすく確認できるよう、「議事録の取り方、まとめ方」についてご説明しましょう。
まずは議事録の必要性から見ていきましょう！
議事録の必要性
議事録の必要性についてですが、ここを抑えておくことで議事録への理解が深まり記載する内容にもステキな変化が出てくると思います！
- 決定事項の把握
- 決定に至る経緯の把握
- 責任の明確化
- 情報の共有
議事録は時系列で記載していくため、決定事項の経緯がわかるようにしておくことが大事です。また、「誰が何を発言したか」を明確にすることで、決定事項が口約束になることを防ぐ役割も持っています。きちんと議事録に情報を残しておけば、その後のトラブルを防ぐことにもつながるのです。
議事録のフォーマット
議事録のフォーマットについてですが、基本的には自由です。ただ、誰が見返してもわかりやすくするためには、きちんと項目をつくり詳細な内容を記した方が有効です。
- 会議名
- 日時
- 開催場所
- 出席者
- 会議の目的
- 決定事項
- 会議の概要と発言者の名前
- 宿題
基本項目として上記に挙げた内容を押させておけば大丈夫でしょう。
ちなみに、私が議事録を作成する場合、アジェンダをそのまま議事録として活用する方針でプロジェクトに関わる方々に会議前と会議後に共有しております。
詳しくは以下の記事を参考ください。
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議事録作成のポイント
5W1Hを意識！
議事録を書くときは、
- 「いつ（ When ）」
- 「どこで（ Where ）」
- 「誰が（ Who ）」
- 「何を（ What ）」
- 「なぜ（ Why ）」
- 「どのように（ How ）」
という 5W1H を意識することが基本とされています。これを意識すれば、決定に至るまでの経緯もわかりやすくなるため、参加できなかった人にも経緯がわかりやすい議事録になります。
簡潔に書く！
冒頭でもお伝えしましたが、すべてを記す必要はございません！ 5W1H を意識したわかりやすい文章が理想的です。メモをとりながらも最終的に要点をまとめるられるようにしましょう。
慣れるまでは、全部殴り書きでも大丈夫です！ 慣れてきたら要点だけをメモするようになるので、より効率が上がっていきます。
重要なポイントは差別化しよう
決定事項や今後の予定など、重要なポイントは文字の色を変えたり太字やフォントサイズを上げて目につきやすいようにしておきましょう。そうすることで、見返しが必要な場合など その会議で何が決まったかわかりやすく記載しておくと すぐにその経緯が理解できます。
また、保留事項や検討事項など先の議論になりそうな内容も差別化して記載しておくことで、次の会議などでも忘れずに議論ができるでしょう。
素早く提出
「議事録は鮮度が命」と教わりました。慣れないうちは内容をまとめるのに時間がかかりがちですが、それでも頑張ってすぐに提出できるよう心がけることが大事です。
まとめ
慣れてくれば会議をファシリテートしながら議事録を記載していくことも可能です。また、リアルタイムで要点をまとめながら会議終了後すぐに提出することもできる様になるはずです。上司のフィードバックをもらいながら場数をこなしていけば、おのずと慣れてくるでしょう。議事録は会議において大切な資料となるため、苦手意識をもたずに率先して対応していくことをオススメします。
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