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2014.04.11

会社に提出する書類の種類とその役割、保存期間について

しどう

こんにちは。管理部のしどうです。皆さん、会社に書類提出を求められて「面倒くさいなぁ…」「理解していればそれでよくない?」って思ったこと、ありませんか?

でも、理由なく提出させる書類なんてありません。そこで、今回はそんな書類たちの種類とその役割を、保存期間別、根拠となる法律の条文などと共に見てみましょう。

ちなみに、代表的なものをピックアップしただけで、これがすべてではないのでご注意を。では、はじめます!

保存期間別、書類とその役割

永久に保存されるもの

  • 定款

    会社法26、31
  • 株主名簿、新株予約権原簿、株券喪失登録簿

    会社法121、125、221、231、249、252
  • 社債原簿

    会社法681、684
  • (設立時における)代理権を証明する書面

    会社法74
  • (株主総会における)代理権を証明する書面

    会社法310
  • (創立総会における)議決権行使書面

    会社法75
  • (株主総会における)議決権行使書面

    会社法311
  • 知的所有権に関する書類

    特許法67
  • 社規・社則、顧客名簿、重要な契約書、権利書など登記関係書類 etc.

これらは、法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるものです。会社が会社として成り立つバリアとして重要な書類ばかりですから、納得。

ちなみに、各法律の条文を根拠に永久保存されていますが、永久保存せよ、と明記されているわけではないので、あくまでも解釈です。

10年間保存されるもの

  • 株主総会議事録

    会社法318
  • 取締役会議事録

    会社法369、371
  • 監査役会議事録

    会社法393、39
  • 製品の製造・加工・出荷・販売記録

    製造物責任法3、5、6
  • 委員会議事録

    会社法412、413
  • 社債権者集会議事録

    会社法731
  • 会計帳簿及びその事業に関する重要な資料(仕訳帳、総勘定元帳、補助簿)

    会社法432
  • 計算書類等

    会社法435、442
  • (貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)

  • 清算株式会社の帳簿資料

    会社法508

株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録、製品の製造・加工・出荷・販売記録、委員会議事録、社債権者集会議事録は、慣例的に永久保存されている会社も多いようです。

重要な書類はやはり、長く保存されるのですね。

7年間保存されるもの

  • 取引に関する帳簿(仕訳帳 etc.)
  • 決算関係書類(棚卸表 etc.)、証憑類(注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書 etc.)

    a. 青色申告法人:法人税法126、法人税法施行規則53、57、59
    b. 白色申告法人:法人税法150の2、法人税法施行規則66、67
    c. 連結法人:法人税法4の4、法人税法施行規則8の3の4、8の3の10
  • 事業所得等に係る取引に関する帳簿及び帳簿書類

    所得税法231の2、所得税法施行規則102
  • 帳簿書類

    a. 青色申告者:所得税法148、所得税法施行規則56、63
    b. 白色申告者:所得税法231の2、所得税法施行規則101、103

経理・税務関係の書類が多いですね。また、法人の種類によって根拠となる法律や条文が異なります。

5年間保存されるもの

  • 有価証券届出書有価証券報告書及び添付書類訂正報告書の写し

    金融商品取引法25
  • 会計参与が作成する書類

    会社法374、378
  • 監査報告

    会社法381、389、442
  • 会計監査報告

    会社法396、442
  • 地方税法における帳簿書類

    地方税法45の4
  • 健康診断個人票、医師の面接記録

    労働安全衛生規則51、52の6

1つ目の有価証券届出書に関して、ややこしいですが、有価証券報告書及びその訂正報告書は3年間保存です。

また、健康診断などの記録も5年間保存されているとは驚きですね。

3年間保存されるもの

  • 労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・退職に関する書類、災害補償に関する書類、災害補償終了日 etc.

    労基法107、109、労基法施行規則56

他に、安全訓練記録(労働安全衛生規則24の4)なんかが3年間保存されるみたいです。

2年間保存されるもの

  • 下請事業者の給付代金支払等に関する書類

    公正取引委員会規則1、2、3、5
  • 雇用保険に関する書類

    雇用保険法施行規則143
  • 健康保険に関する書類

    健康保険法施行規則34

  • 厚生年金保険に関する書類

    厚生年金法施行規則28

雇用/健康/厚生年金保険などはだいたい2年みたいです。ちなみに、雇用保険に関しては、被保険者に関する書類は4年保存です。

1年以下の期間保存されるもの

  • 会社合併(吸収・新設)に関する書面

    会社法782、794、803、815
  • 会社分割(吸収・新設)に関する書面

    会社法757、762、782、794、803
  • 株式交換契約に関する書面

    会社法767、782、794

  • 株式移転計画に関する書面

    会社法772、803、815

このあたりはすべて6ヶ月が目安になります。

まとめ

いかがでしたか?ちなみに現在は一部の書類はデータ保存もOKですが、大部分の書類は依然として紙で保存するのがルールです。

なんか出せって言われたあの書類、しっかり保存されています。なので、しっかり書いて、期限内にご提出を!何卒よろしくお願いします。