こんにちは！ライターの柘榴るりです。
私は以前、とある企業で受付担当をしていました。受付担当といえば、企業の「顏」あるいは「玄関口」として、あらゆるお客様をお迎えさせていただく大切なお仕事です。
そこで本当に数多くのビジネスマンの方の応対をさせていただく中で、「仕事ができる」人にはやはり見え方の時点で他と違うということがわかってきました。
受付の時点で「ちょっとこの人は・・・」と思われるような人は、やはりビジネスも上手くいかないケースがほとんどだと私は感じています。
じつは、受付の瞬間から既にビジネスははじまっているのです。
そこで本日は、企業訪問時に注意すべきポイントを解説したいと思います。それでは、いってみましょう！
▼目次
身だしなみについて
お客様のもとへ伺う以上、身だしなみは最低限のマナーです。受付に向かう前に、洗面所や手鏡などでしっかり確認しておきましょう。
身だしなみ確認の７ステップ
身だしなみを確認する際は、以下の1～7のステップで順番に確認していきましょう。
1. 全体のスタイル
まず最初に、全体のスタイルを第三者の目線のつもりでチェックし、違和感がないか確認してみましょう。「このくらいの乱れはいいだろう」のような甘えは、いざ緊迫した場面になったときの動揺につながりがちですので、この時点で徹底的に直しておくべきです。
2. 髪型、顏周り
ワックスの残りやゴミなど、余計な物がついてしまっていないかを確認しましょう。このあたりの部位は、会話をするときにもっとも相手の目に入りやすいところです。
外を移動していると、気がつかないうちにほこりが付いていることもあります。移動時に風などが吹いて、髪型がぐちゃぐちゃになっているかもしれません。外出前にきちんと整えていたとしても、受付前にもう一度、最低限の清潔感チェックをしておきましょう。
3. 首元
ネクタイは縦に、タイピンは横に、というように、それぞれの向きが整っているか、襟元が崩れていないかなどをひと通りチェックしておきましょう。こちらも、気づかないうちにほこりやごみが付着していたり、ずれて曲がっていたりするときがあります。また、ネクタイを整えると気合いも入るので、ルーティンに加えておくことをおすすめします。
4. 袖口
商談や受付などで手を机上に置く場面は多いのですが、その際に意外と見られているのが袖口です。タブレットなどでスムーズなプレゼンをしている袖口が、よく見たらカフスやボタンが外れかかっていると、そちらに注意を奪われかねません。もちろん、汚れているのは論外です。チェックを忘れてしまいがちなところでもあるので、お忘れなく。
5. 腰元
わかりやすいところでは、ベルトのことです。実は、ベルトの穴は大体が奇数になっており、真ん中にあたる穴で止めると、ちょうどベルトが腰の中心に来て見栄えが良くなります。ネクタイ、ベルトが中心に来ている、ジャケットやスラックスにタックが入っている、などが守られていると、縦のラインが綺麗に整い、全体的にスタイルがスマートになります。
6. 足下
おしゃれも身だしなみも足下からです。そして、足下といえば靴。汚れや劣化はないか、必ずチェックしましょう。靴まで綺麗に整えることで、全体の印象がさらに美しくなります。
7．最後にもう一度全体のスタイル
各部位を整えたら、最後にもう一度全体のスタイルをチェックしましょう。重ねて、清潔感が大切です。
態度について
経験上、受付で態度が悪かった方は、担当者からも評判が良くない場合がほとんどです。たかが受付、と思っていると、態度にも現れてしまうことでしょう。そのあたりは注意しなければいけません。
受付で特に意識したい態度3選
以下に紹介する3点は、特に意識するようにしましょう。
8. ハキハキと、簡潔に
受付ではハキハキと名乗り、かつ簡潔に用件を伝えるようにしましょう。
「お世話になっております、わたくし株式会社●●の××と申します。本日13時より△△部の□□様とお約束をいただいております。」
のように要点をまとめるよう意識してください。
ここで変に冗長になってしまうような方は、商談でもうまく自分の意図を伝えられないのではないでしょうか。
9. 担当者以外であっても丁寧に
担当者以外には横柄という方（担当者が現われた途端に態度が変わるような方）が、経験上、意外と多かったです。
しかし、担当者にだけ愛想を良くしていても、それは周囲や、意外と担当者にも気づかれているものです。そういう人は、やはり信用されません。少なくとも相手の会社の敷地内にいる中では、適度な緊張感を常に保つようにしましょう。
受付だからといって例外ではありません。日頃の意識は態度にも出てしまうものです。
10. 緊張と余裕のバランスを適度に
受付時点で緊張感がありすぎるようでは、やはり商談は上手くいきません。重要な商談のときはある程度は仕方がないかもしれませんが、受付前にまずはゆっくりと深呼吸をし、受付時点では意識して笑顔になりましょう。
逆に余裕がありすぎるようでは「ダラっとした印象＝緊張感が全くない」状態になってしまいます。通い慣れた会社の場合、受付でリラックスし過ぎている方もたまに見かけますが、あくまでビジネスです。程よい緊張感を持って臨むようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。どれも当たり前のように思えることかもしれませんが、仕事ができる人ほど、これらがきちんとできているものです。
なぜか商談で勝てない、と悩んでいる方のうち、受付時点では「まだお客様の前ではないから大丈夫」と油断していたりはしませんか。
繰り返しますが、受付は企業の玄関です。相手先の玄関でどんな態度でいるのがいいかは、ビジネスマンでなくともわかりますよね。当たり前のことだからこそ、常に意識するようにしたいものです。
それでは、また。
