こんにちは。財務・経理部のなおきです。
今期、財務・経理部では「月次決算の早期化し、かつ精度を高める」ということをメインに取り組んできました。
「月次決算の早期化」とは、その月の数字を整え、会社の業績がどうだったか、会社がどのような状態になっているかをいかに早く経営陣に報告するかということ、「精度を高める」というのは、誤った情報を入力せず、会社の現状を正しく把握・報告することと、私個人は解釈しています。
この6ヶ月の間に取り組み続けてきて、まだまだやれることはあると思いつつ、結果が伴ってきたこともありますので、今回は月次決算を早期化し、かつ精度をあげるために行ったことを共有したいと思います。
1. タスクの細分化
まずは、部内で対応している経理業務の棚卸しからはじめました。
各メンバーで月次の数字を固めるまでに何に取り組んでいるのか、何をしなければならないのかをタスクを書き出し、誰が担当しているのかを明確にしていきました。これをしたことで、全体のタスク量がどれくらいなのか、担当している業務量が偏っていないか見えるようになりました。
また、そのタスクごとに完了有無がわかるようにプルダウンリストを作成し、業務の対応状況が見える化できるようにしました。もしタスクが詰まっているようであればフォローすることもできるので、業務の可視化はとても大切だと改めて感じています。
2. スケジュールとルールを決める
次に月次決算をいつ締めるのか？ というところから逆算して、各タスクの対応期限を決めていきました。
例えば、経費精算は月初から3営業日までに完了、支払請求書の仕訳登録は4営業日までに完了など、タスクごとに明確に期限を設けました。
もちろん、月次決算は数字が固まりさえすれば、タスク処理の進め方は自由だと思います。ただ、ある程度期限の目安を決めておくことで各タスクの優先順位を判断する指標にもなります。メンバーもタスクの取り掛かりに対して迷いが減り、安定して業務を進めることができるようになりました。
3. 自動化
人が一つずつ仕訳入力作業を行っていくと、やはりどうしてもケアレスミスが発生する可能性があります。また、入力する情報量が多いと入力作業にも時間がかかってしまいます。なので、徹底してデータを活用し、自動化できるものはツールの機能に頼って運用をしています。
例えば、弊社では現在受発注のシステムとしてZACを、会計はfreee会計を使っています。
この2つのシステムは、現状API連携など直接システム同士を繋ぐことできません。なので、ZACからアウトプットしたデータを変換し、freeeに取り込んでいます。
この変換も毎回手作業だと手間がかかってミスも発生する可能性あるので、情報システム室に協力を依頼して、データ変換用のツールを作成してもらいました。（偉そうな言い方に見えてしまったら申し訳ないですが）、とても優秀な情シススタッフのサポートのおかげで、業務も以前に比べると非常に楽になっています。
自分たちの力だけでは解決できない部分は、部署を横断して人に協力を依頼し、工数削減・人為的ミスの削減することも大切です。力を貸してくださる周りのメンバーには感謝しかありません。
4. 入力者とチェックする人を分担
今までは限られたメンバーで経理業務を回していたので、入力者とチェックする人が同一になってしまっていました。こうなるとどうしても一人の目で確認することになるので、チェックをかけたとしてもミスに気づけないことがあります。
今回経理メンバーが増えたので、入力者とそれをチェックする人を明確に分けることにしました。もちろん一次入力者の入力精度を高めることも大前提あると思いますが、そのメンバーだけが責任を負うような形になってしまうことは避け、入力者は入力に専念し、チェックする人はチェックだけに専念することで、人為的ミスを最小にすることを心がけました。
もちろん、この体制を組んでもなかなかミスを0にはできないですが、それでも以前と比べるとケアレスミスは大幅に減りました。ただ、個人的にはここももっと自動化していきたいと思っています。
5. 対策を打ち続ける
最後のポイントとしては、いろんな対策を打ち続けるということ。
あるミスが発生したら、なぜそれが起きたのか、どうしたらそれを失くせるのか、一つひとつ丁寧にフィードバックをして、入力方法やチェックの仕方を変えるなどの施策を打ってきました。
ときには社員に協力を依頼して、「経費申請期限を経費利用の翌日まで申請する」など大胆に社内のルールを変更するということも行いました。そういった積み重ねもあり、半年前よりも経理業務の進行は格段に安定してきたと思います。
さいごに
以上のように改善を行ってきましたが、どれも周りの協力あってのことでした。同じ部署のメンバーだけでなく、管理本部や事業部の垣根を越えて、社内のメンバーの少しずつの協力が現在の形を生み出したと思っています。
そんな協力してくださる方々に還元していけるように、今後も自分たちがやるべきことに一生懸命取り組んでいきたいです。
