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5分で作成!会議を効率的に進めるためのアジェンダ・議事録のまとめ方

なべちゃん

こんにちは。Webディレクターのなべちゃんです。

リモートワークが主流になって早2年ですね。本当に早すぎて驚きを隠せません……。

移動時間が減って、その分会議でスケジュールが埋まってるという日も増えたのではないでしょうか?

私は少し前まで会議を長引かせてしまうことが多く、悩んでいました。。

そんななか、これだ! と思う本と出会い、

日々実践してみた結果、予定時間よりオーバーする会議はなくなりました。

今回は実際に使用しているアジェンダ兼議事録のキャプチャを交えながら、私が実践していることをまとめていきたいと思います。

この本は本当に読みやすく、会議以外にも応用できるTipsも多いので、ぜひ読んでもらえたらと思います!!

ではこれから会議前から会議後までの時間軸に沿ってまとめていきます。

アジェンダ準備編

まずはアジェンダ資料の作り方ですが、前提としてLIGではアジェンダを出して会議中にアジェンダに書き込み、それをそのまま議事録として送る、という使い方をしています。

打ち合わせの議事録に重ねて作成する

Googleドキュメントの場合になってしまいますが、「区切り」>「改ページ」で新規ページを作成し、デフォルトのアジェンダの内容を貼り付けます。

好みや見せるタイミングによっても違うかもしれませんが、私は別ファイルにせず打ち合わせ用のアジェンダはずっと同じURLを使ってます。なぜなら「あれについてたしかああ言ってたけどいつ言ってたっけ?」というときに、シートが一つであれば検索をかけて容易に見つけられるからです。

ずっと同じURLだと提出前にも見ることができるので、少し注意は必要になります。

リスト表示・行間は1.5行に変更する


こちらも資料のフォーマットの整え方になりますが、リスト表示でアジェンダを作り、質問に対しての答えは次の階層にするなどルールを決めておくと、とても見やすいです。

また、行間が詰まっていると見づらいので、1.5行以上はとるようにしています。行間があるとないでは見やすさが全然違うので、ぜひ試してみてください。

会議のゴールを決めておく

(やっと、Tips系の話になってきました!)

アジェンダの冒頭に、その日何を話すかを箇条書きで明記しておきます。これにより、参加者全員が会議の流れを直前にインプットできるようになります。

見込みの時間を入れておく


各議題に対しての見込み時間を入れておきます。会議が長引いた際の予防策として、最後の質疑応答では10分〜15分ほどのバッファのある見込み時間を入れておきましょう。

アジェンダは前日までに共有する

よく言いますよね。特に会議が長引きそうな場合や、会議前に先方に見てもらって会議中に意見が欲しいときなどは、前日までに共有しておくのがいいですよね。

厳しい場合は会議のゴール部分だけ入れて出しておくだけでも、精神的に落ち着きます(まずは会議のことを考えて送るのが大事)。

会議編

まずは会議の流れを説明する

まずは会議の流れを説明します。アジェンダ冒頭に作成した、目的・ゴールの部分で流れを話していきます。ここで目安で話し合う時間についても触れていきましょう。

「この議題はこのくらいで協議しないといけない」という認識を双方が事前に持っておけば、「この議題はこれ以上時間を割くべきでないので、持ち帰って決めましょう」と議題ごとに決めることができます。

前回のおさらいを話す

さて、それでは議題の内容についてなんですが、まずは前回宿題になっていたところの進捗を話していきます。

チャットで確認していたり毎日ミーティングがある状態だと必要ないですが、前回の会議の流れを思い出してもらえるように話すと、聞き手も流れを追いやすいかと思います。

「結論を先に」ではなく何の話に対してのことかを伝える

よく「結論から話そう」とあるとは思うのですが、まずは何に対しての話か、「前提」を伝えるということです。

こちら「トヨタの会議は30分」にもあるのですが、以下の順番で進めるとわかりやすく要点も押さえれれます。

  1. 何に対する話であるかを齟齬ないように伝える
  2. どんな判断が求められているのか
  3. ようやく結論
  4. 根拠

私自身、話を前へ前へ進めようと必死になっていると、そもそも何に対して話しているかが抜けてしまい、指摘されることが何度もありました。落ち着いて順序立てて話すことが大事ですね。

まず、前提を話す。一緒に心がけましょう!

最後にToDoリストの共有と次の会議で話し合う内容を伝える

議論・質疑応答の時間が終われば、サマリーとしてToDoリストの共有、そして次の会議で話し合う内容がわかっているのであれば、次の会議の内容も共有します。

LIGだとクライアント用のToDoリストもあり、誰がボールを持っているのか・いつが期限なのかがまとまっているので、打ち合わせで追加があればその場でToDoリストに追記します。

議事録編

会議を進めながら議事録を作成して会議が終わったら送るだけにする

会議が終わった後、決まったことや大事な部分をマーカーで引くなどして整えれば議事録の完成です。議事録をとりながら会議を進めるので、5分ほどで議事録を完成させられます。

会議終了した5分後には議事録を送れる、という仕組みを作れれば、双方にとってかなりの時短になりますね。

ToDoになっているものは会議後すぐに対応する

最後にToDoを確認します。会議で決まった自社側のタスクがあれば早めに対応・依頼しましょう。後でやろうとするとつい漏れてしまう項目です。

難しければその日中には対応するというようなルールがあるといいかもしれません。会議後はあけられるのであれば30分程度こちらのタスク対応時間として他の予定をブロックしておきたいところです。

まとめ

いかがだったでしょうか?

これまで説明した内容は「トヨタの会議は30分」という本で参考にした部分と私流のやり方を混ぜたものですが、このやり方を実践してから予定より時間がオーバーする会議はなくなりました。

仕事は準備が8割、やっぱりアジェンダなどちゃんと準備して挑むのが大事だなぁと思いました。

以上、なべちゃんでした。