こんにちは、LIGのtetsuこと手塚です。情報システム室の室長をしています。今回は、契約書の必要性について書いていきたいと思います。
契約書の有効性
会社間や個人間で紙や電子締結によって契約などを行うことが一般的ですが、実は口頭やメールなどでも、お互いの意思が合意していれば、法令上では契約の有効性が認められます。
だからこそ契約に関する内容については、慎重に齟齬がないように取り扱う必要があります。
契約書の必要性
ではなぜ契約書が必要になるのか。
口頭やメールでも有効としていますが、会社間の場合契約内容の合意が担当者で行われたとしても、相手方の担当者自身に決裁権限がなければ、相手側の会社は契約内容に合意したとは言えず、相手方の担当者の独断で判断したものとし、責任を取らされることになります。
それでも相手側からすると合意されたものと認識していますので、契約が履行されないとなれば損害を受けるため、損害賠償責任を求めることになります。
また、口頭やメールでのやり取りでは、すべての取り決めを確認することは効率が悪く、合意を得るだけでも多くの時間を要することになりますし、取り決め自体の合意した証明がかなり困難なものになります。
このような多くのリスクを回避するために、契約書によって合意締結することが慣例となっています。
契約書の作成
前述で契約書の必要性について記載しました。
では、どういった契約書を用意すれば良いのかとなりますが、必ずしも決まりきった雛形があるわけではありません。契約の内容・目的に応じて雛形も数多くあります。
自社の事業内容に合った契約条項を用意し、相手方との認識に齟齬がないように作成することが望ましく、必ず士業（法務業務の経験がある方も含みます）に確認することが望ましいです。
特に士業に確認する場合は、必ず事業内容を細かく説明し契約条項に抜け漏れがないかを確認することをオススメします。似たような事業であっても独自のルールが存在することによって、契約書に影響することも考えられるためです。
契約書の活用
契約書は会社の会計処理でも利用することがあります。
契約内容によって発生する報酬など、金銭に関する内容がある場合は会計の仕訳処理に影響を与えます。さらには文言一つで仕訳処理が変わることもあります。そのため、会社があらかじめ用意した契約書の文言を不用意に変えてはならず、変更が必要な場合は事前に契約書の管理をする部門へ確認することをオススメします。
確認をせずに変更し合意した後に、会計処理が変わり会社の業績に影響を与えてしまった場合、その責任は大きなものになります。
最後に
契約書はわかりにくい文面や法律が関係するような文面が多々ありますが、契約書の内容は相互の認識を合わせ、トラブルを未然に防ぐためにあります。口頭で生じる「言った、言わない」「聞いた、聞いてない」での争いや、メールでの曖昧な内容での齟齬の発生を未然に防ぎ、相互が納得し合意するためにも契約書があります。
世の中には様々な契約書がありますが、自身の業務とのつながりを知ることができるので、一度気軽に読んでみると良いかもしれません。
