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【紙保存は要注意】改正された電子帳簿保存法の5つのポイントを解説

なおき

こんにちは、経理のなおきです。

財務・経理部は、請求書や領収書など経理処理に関する書類やデータを保管する役割も担っております。そんななか、2022年1月から電子帳簿保存法が改正となり、書類の保管についても少し対応が変わってきています。

今回はその改正の内容とそれに対する対応方法についてまとめてみましたので、少しでも参考になれれば幸いです。

電子帳簿保存法について

まず、そもそも電子帳簿保存法とはなにか? というところから説明したいと思います。

税法上、国税関係帳簿書類(会計帳簿や請求書、契約書)については保管が求められています。そして、その書類の種類ごとに保管しなければならない年数が定められており、その期間は紙で残しておくことが原則ルールとなっています。

ただ、時代が進んでいくにつれて電子データでの取引も増えていき、電子データでも帳簿書類の保存を可能にした法律が「電子帳簿保存法」になります

紙の場合は基本的に帳簿書類の原本を保管しておけば問題ないですが、電子データでの保管の場合はある一定の保存要件が設けられており、それを満たした場合、電子データでの保管が認められるようになっています。例えば、タイムスタンプの付与(保存した日時の記録)などが保存の要件として挙げられます。

2022年1月から改正されたポイント

今回改正された内容について、まずは大枠のところを説明したいと思います。

1.事前承認制度の廃止

以前までは帳簿を電子化する際は、原則3ヶ月前までに所管税務署へ申請し、承認を得なければなりませんでした。そして承認を受けるためには、使用しているシステムの説明書や事務手続き書類の準備、社内で電子化する要件を整理する必要があり、申請するだけでも労力が必要でした。

ただ、改正後はこの事前承認制度が撤廃されており、保存要件をクリアしたシステムなどの準備をして運用できていれば、すぐ電子帳簿保存をすることが可能になりました。申請の手間がなくなるので、非常にありがたいです。

2.タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプとは、電子データが作成・保管された日時を証明するもので、改ざんがないかを確認するための重要な証拠になります。今回の改正で、こちらの要件も緩和されました。

以前は、帳簿書類をスキャナで読み取った際の受領者のサイン及び3営業日以内のタイムスタンプ付与が必要でした。ですが改正によってサインは不要に。また、タイムスタンプも付与期間が最長2ヶ月に延長されています。

3.スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

書類をスキャナに通して電子データ化する事務処理についても、厳重なチェック体制(社内規程の整備・2名以上の事務処理担当の配置)と検査が必要になっていたのですが、こちらも改正によって要件が廃止され、帳簿書類の原本の即時廃棄も可能になっています

4.検索要件の緩和

帳簿の電子データを保存し、データを閲覧するためにシステム要件に検索機能(範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能)を確保する必要があったのですが、この要件も緩和となりました。現状の検索要件は、「年月日」・「金額」・「取引先」の3つになっています。

5.電子保存の義務化

今回の改正の中でどの企業も対応が必須になる改正内容が、この「電子保存の義務化」の部分です。電子データで受領した取引証憑について、以前はそのデータを印刷して出力したものを証憑の原本として扱うことができました。

しかしながら、今回の改正によってその電子証憑は紙で出力したものを原本として扱うことができなくなり、電子保存が必須、保存要件も満たす必要があります

改正に伴う対応について

LIGでは会計を「freee会計」で管理しており、各仕訳に直接電子証憑を添付することができます。このfreee会計での添付は「電子保存の義務化」の保存要件をクリアしており、検索要件についてもファイル検索機能から取引日・金額ついて検索することが可能なので、問題なく対応できています。

また、経費精算機能は「ZAC」を使用しており、そちらについては2022年1月から機能追加された電子証憑管理オプションによって、経費申請で添付された電子データの保存要件・検索要件をクリアしています。

SaaS型の会計サービスなどであれば、ベンダー側で法改正への対応を用意してもらえるので、弊社としては非常に助かっております。もし、自社で買い切りのパッケージソフトを導入していたり、自社システムを運用していたりする場合は、法改正に対応するための改修が必要となるので要注意ですね。

最後に

2022年の税制改正にありましたが、改正電子帳簿保存法の電子データで受け取った国税関係の書類を紙で保存することを認めない「電子保存の義務化」については、2023年12月末まで2年間の猶予期間が設けられました。

以下2つの条件を満たしている場合、猶予が認められます。

  1. 所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めている
  2. 電子取引の取引情報のうちPDFなどの電子データで受領(作成)したものを印刷して提示できる、あるいは提出を求められたときに応じられる状態になっている

対応が間に合っていない企業についてはもう少し準備に時間をかけられるので、社内でのルール整備や必要なツールの導入をして、期限までにしっかり対応を進めていきたいですね。